Iepriekšējs pārskats - veidlapa AO-1 - ir primārais dokuments, lai apstiprinātu atbildīgo personu izlietotos līdzekļus. Pārskatā norādītā summa tiek izsniegta šādiem mērķiem:
- ceļa izdevumi;
- izdevumi biznesa un darbības vajadzībām;
- ceļa izdevumu atlīdzināšana, kas radušies darbiniekam.
Avansa maksājums
Avansa maksājums tiek izsniegts, pamatojoties uz organizācijas direktora rīkojumu, norādot to darbinieku sarakstu, kuriem tiek piešķirti līdzekļi, grafiku, mērķus un summu. Nauda tiek piešķirta biznesa ceļotājiem, pamatojoties uz rīkojumu nosūtīt viņus ceļojumā.
Veidlapa tiek aizpildīta atbildīgā persona. Tiek iesniegti dokumenti, kas apliecina izdevumus. Grāmatvedis pārbauda izdevumu pārskata aizpildīšanu, saīsina izdevumu dokumentus AO-1 formā un nosūta paraksta veidlapu vadītājam.
Pārējā summa tiek atgriezta uzņēmuma kasē. Neatgriešanās gadījumā līdzekļus atskaita no darbinieka algas, 137. sadaļa Krievijas Federācijas Darba kodekss (ieturējums no algas, lai samaksātu parādus darba devējam).
Noteikumi avansa dokumenta aizpildīšanai
Izdevumu pārskats ir divpusējs dokuments. Vāka pusē ir norādīts organizācijas nosaukums, veidlapas numurs, aizpildīšanas datums. Tiek ievadīti darbinieka, nodaļas, nodaļas (ja tāda ir) iniciāļi, kur darbinieks strādā, personāla numurs, amats.
Summas mērķim jāatbilst mērķim līdzekļu apstrādes rīkojumā.
Veidlapas kreisajā pusē ir informācija par avansa maksājumu un faktiski iztērēto summu. 1A. Rinda ārvalstu valūtai. Līdzekļu atspoguļojums AO-1 veidā un parāda atmaksa ārvalstu valūtā notiek pēc Krievijas Federācijas Centrālās bankas maiņas kursa izdevumu pārskata parakstīšanas dienā.
Veidlapas aizmugurē ir uzskaitīti palīgmateriāli: pavadzīmes, ceļojuma dokumenti un tirdzniecības ieņēmumi akti un citi dokumenti. Norādiet numuru, datumu, vārdu, summu rubļos un ārvalstu valūtā (ja tāda ir).
Apakšējā līnija ir atbildīgās personas paraksts.
Rakstīšanas raksts
AO-1 veidlapu aizpilda gan organizācijas darbinieks, kurš saņēmis līdzekļus, gan grāmatvedis.
Kā izskatās izdevumu pārskats? Uzņēmuma darbinieka aizpildīšanas piemērs ir parādīts iepriekš redzamajā fotoattēlā. Darbinieks dokumenta priekšpusē norāda uzņēmuma nosaukumu, iniciāļus, amatu, personāla numuru, avansa maksājuma mērķi (viesmīlības vai biznesa izdevumi) un pārskata datumu.
No otras puses, darbinieks aizpilda šādas rindas:
- 1. punkts - izmaksas apliecinoša dokumenta kārtas numurs;
- 2. slejā - izdevumu dokumenta sagatavošanas datums: kad notika pirkums, ceļojums;
- 3. sleja - čeka, pavadzīmes vai akta, kas apstiprina izmaksas, numurs;
- 4. punkts - līdzekļu izšķērdēšanas veids: kancelejas izdevumi, maksa;
- 5. un 6. rinda - summa rubļos un ārvalstu valūtā saskaņā ar ziņojumu.
Kopējā summa ir norādīta rindā “Kopā”, 5. vai 6. punktā.
Aizpildīta veidlapa ar palīgmateriāliem tiek iesniegta grāmatvedības nodaļā.
Kas vēl ir iekļauts izdevumu pārskatā? Grāmatveža paraugs, kurš aizpilda uzņēmumu, ir parādīts iepriekš redzamajā fotoattēlā. Grāmatvedis paraksta AO-1 veidlapas saņemšanu no darbinieka. Uz papīra norāda veidlapas iesniegšanas datumu. Kvīts tiek izsniegta atbildīgajai personai.
Pārbaudījis dokumenta pareizību un iztērējis summas, grāmatvedis aizpilda rindas:
- 7. un 8. sleja - grāmatvedībā pieņemti līdzekļi rubļos un ārvalstu valūtā.
- 9. klauzula - kontu konti, kas tiek norakstīti no iztērētajām summām.
Veidlapas nosaukums ir aizpildīts. Izdevumu pārskatā ir informācija par līdzekļu emisiju: dokumenta numurs, kurā tika izsniegtas naudas summas, datums.Informācija par iepriekšējā avansa bilanci vai pārsniegšanu tiek ielikta.
Veidlapas ailē "Grāmatvedība" norāda informāciju par debetu un kredītu. Informācija ir ņemta no veidlapas aizmugures 9. rindas.
Pārbauda aritmētisko aprēķinu, dokumentu noformējuma pareizību. Veidlapa tiek iesniegta parakstīšanai uzņēmuma direktoram.
Pēc veidlapas apstiprināšanas izsniegtā summa tiek norakstīta un galīgais norēķins ar darbinieku.
Pārējā avansa summa tiek atgriezta uzņēmuma kasē pēc saņemšanas pasūtījuma. Pārmērīgi izmantotos līdzekļus uzņēmums apmaksā izdevumu naudas orderis.
Ja darbinieks nav atgriezis pārējo summu saskaņā ar iepriekšējo dokumentu, viņam nevar izsniegt jaunu avansu.
Ziņojuma iesniegšanas termiņš
Atgriežoties no komandējuma, darbinieks iesniedz izdevumu pārskatu. Dokumenta iesniegšanas termiņš ir trīs dienas. 10 dienas - ja būtu bijis ārzemju ceļojums. Veidlapas neuzrādīšanas gadījumā tiek reģistrēts pārkāpums naudas disciplīna.
Ja nodokļu dienests konstatē, ka rīkojums netiek ievērots, inspektori var mēģināt sodīt organizāciju par administratīvajiem pārkāpumiem saskaņā ar Administratīvo pārkāpumu kodeksa 15.1. Pantu. Lai gan likums neparedz atbildību.
Piešķirto līdzekļu kontrole ir uzņēmuma uzdevums.
Dokumenti svešvalodā
Ja, ierodoties no ārzemju komandējuma, darbinieks iesniedz dokumentus, kas apliecina līdzekļu tērēšanu svešvalodā, ir jāveic starplīniju tulkojums.
Grāmatvedības atbilstības regulas 9. punkts nosaka, ka vērtspapīri ir jātulko svešvalodā. Primāro dokumentu tulkošanu var veikt jebkurš darbinieks, kurš zina svešvalodu. Tikai skaitļi ir precīzi norādīti. Atlikušo informāciju nevar rakstīt vārdos.
Iepriekšēju ziņojumu ar tulkojumu apliecina organizācijas galvenais grāmatvedis vai cita pilnvarota persona.
Pārskata veidlapa ir aizpildīta vienā eksemplārā. Veidlapas sagatavošanā piedalās vismaz trīs cilvēki: atbildīgā persona, grāmatvedis, direktors.
