Darba process sastāv no vadītāja izvirzītu uzdevumu un to izpildes, ko veic uzņēmuma darbinieks. Laiku pa laikam katrs darbinieks sastāda progresa ziņojumu. Biežums ir atkarīgs no uzņēmuma iekšējiem noteikumiem, kā arī no formas. Nenovērtējiet par zemu šī dokumenta atbilstību pārvaldībai.
Šajā rakstā mēs apskatīsim, kā pareizi sastādīt ziņojumu par paveikto darbu, dokumenta aizpildīšanas paraugu un dažus padomus tā sagatavošanai.
Kāpēc jums jāspēj pareizi atskaitīties par darbu
Darbplūsmu var uzrādīt sarežģīta mehānisma veidā, kurā katrs uzņēmuma darbinieks ir rīks. Šajā piemērā organizācijas vadītājs ir inženieris, kuram jāpārliecinās, ka visi mehānismi darbojas nevainojami un cik ātri vien iespējams.
Reālajā dzīvē priekšniekiem ir diezgan grūti novērtēt, cik labi darbinieki veic savu darbu, ja viņi neredz sava darba rezultātus. Tāpēc gandrīz visos uzņēmumos vadība uzliek pienākumu katram darbiniekam regulāri sastādīt ziņojumu par paveikto darbu. Bieži vien šis dokuments tiek izveidots ar 1 nedēļas biežumu. Tādējādi priekšnieki var redzēt, ko darbinieki darīja, kā arī to, cik noderīgi viņi bija uzņēmumam.
Nepareizs piemērs
Dokuments ir brīvā formā. Varbūt tāpēc ir daudz ziņojumu, kas nerunā ar vadību par kaut ko vai liek aizdomāties, ka darbinieks netiek galā ar viņam uzticētajām funkcijām. Turklāt konkrēts darbinieks var būt reāls smags darbinieks un pārmērīgi piepildīt savu plānu. Pie tā vainojams nepareizi sagatavots ziņojums par paveikto darbu. Šāda dokumenta paraugs ir dots zemāk.
“Kam: plānošanas nodaļas vadītājam Ivanovam P. M.
No: plānošanas nodaļas 1. kategorijas ekonomists Petrovs Ju. R.
Dokumenta tips: progresa ziņojums par laika posmu no 02.15.16 līdz 02.19.16
Pabeigts
- ieviests darba laiks ražošanas darbnīca;
- laika uzskaites rezultāti ir iekļauti darba programmā;
- aprēķinātie jaunie laika standarti;
- Tika apkopotas atbildes uz darba inspekciju, kā arī vairāku klientu pieprasījumiem;
- piedalījās konferencē par darba efektivitātes uzlabošanu uzņēmumā.
Apkopošanas datums: 02.19.16
Parakstīts: Petrovs Ju. R. ”
Ja darbinieks sastāda ziņojumu par šādā veidā paveikto, vadība uzskatīs, ka viņš nav pietiekami noslogots.
Kādas ir kļūdas?
Iepriekš minētais piemērs skaidri parāda standarta kļūdas šādu dokumentu sagatavošanā.
Galvenie no tiem ir:
- izpildāmo uzdevumu saraksta trūkums;
- neplāno nākamo pārskata periodu;
- specifiskuma trūkums;
- nav analīzes;
- darbinieka iniciatīvas trūkumu uzsver piedāvājumu trūkums viņa darba jomā.
Iepriekš minētās prasības būtu jāizmanto gan sagatavojot iknedēļas veidlapas, gan sagatavojot atskaiti par gadā paveikto.
Piemērots variants
Iespējams, ka pirmā reize, kad tiks sastādīts kvalitātes ziņojums, nedarbosies. Lai jums būtu vieglāk, mēs sniedzam piemēru, kā vadītājam uzrakstīt ziņojumu par paveikto darbu, kas norādīts pirmajā piemērā:
“Kam: plānošanas nodaļas vadītājam Ivanovam P. M.
No: plānošanas nodaļas 1. kategorijas ekonomists Petrovs Ju. R.
Ziņojums par darba rezultātiem (02.15.16-19.02.16 gg.)
Pārskata nedēļā man tika izvirzīti šādi uzdevumi:
- Veikt ražošanas ceha darba grafiku, ja pašreizējo laika standartu nav vai tie ir novecojuši.
- Balstoties uz mērījumiem, sagatavojiet apstiprināšanai jaunus standartus attiecīgās struktūrvienības darbam.
- Piedalieties konferencē par darba efektivitātes uzlabošanu uzņēmumā, kas paredzēta 2016. gada 18. februārī, sagatavojiet jautājumus un priekšlikumus.
Visi uzdevumi tika izpildīti, proti:
- Tika iztērētas 5 reizes, un tikpat daudz jaunu standartu tika apkopoti ražošanas ceha darbam;
- piedalījās konferencē, piezīme ar ieteikumiem pievienoti.
Tika veikts arī darbs ar ienākošo dokumentāciju, proti:
- Apkopotas 2 atbildes uz IOT pieprasījumiem.
- Atbildes uz gr burtiem. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
Laika posmā no 02.22.16 līdz 02.26.16 tiek plānots komandējums, lai pārbaudītu Pečerskas filiāles struktūrvienības darbu.
Apkopošanas datums: 02.19.16
Paraksts: Petrovs Y. R. ”
Piekrītat, ka šī pārskata versija ir lasāmāka, un vadība var redzēt, cik labi strādā viens no darbiniekiem.
Kā rakstīt pārskatus ilgākam laika posmam?
Protams, vienas nedēļas periods skaisti gleznot uz papīra nav grūti. Grūtāk ir sastādīt ziņojumu par pusgada vai pat gada laikā paveikto. Tomēr to ir vieglāk izdarīt, nekā varētu šķist no pirmā acu uzmetiena. Piemēram, ja jums ir iknedēļas pārskati par nepieciešamo periodu, varat tos droši izmantot.
Maksimālais apjoms - 1 lapa A4
Tajā pašā laikā jums vajadzētu mēģināt nedaudz paplašināt informāciju, lai rezultāts ietilptu 1-2 lapās. Gadījumā, ja iknedēļas rezultāti organizācijā netiek veikti, bet jums bija pienākums sagatavot pārskatu par paveikto gadu, neliecieties panikā un cīnieties histērijā.
Visa informācija ir jums apkārt: apskatiet ziņojumu vēsturi dokumentu žurnālos vai e-pastā, atveriet mapi ar pārskatiem, izpētiet ceļojuma lapas. Tas viss palīdzēs atcerēties tos ieguvumus, kurus jūs paveicāt darba gada laikā.
Rezumējot
Iepriekš mēs sniedzām dažus piemērus, kā uzrakstīt progresa ziņojumu. Galvenais ir norādīt veiktās operācijas, norādot kvantitatīvos raksturlielumus (tik reižu vai citu un tik daudz gabalu utt.). Tādējādi jūs precīzi informēsiet rokasgrāmatu par to, cik lielu darbu jūs varējāt paveikt.
Neaizmirstiet ziņojuma sākumā norādīt to īpašo uzdevumu sarakstu, kuri jums ir doti, lai tos izpildītu. Svarīga daļa ir ziņojuma pabeigšana. Noteikti uzrakstiet to, ko tuvākajā laikā vēlaties realizēt darbā. Tādā veidā jūs parādīsit, ka izskatās plašāk nekā tikai jūsu tūlītējo pienākumu un funkciju joma, kas jāveic saskaņā ar amata aprakstu.
Varat arī apsvērt iepriekš minēto piemēru.
Lai būtu vieglāk apkopot šādus pārskatus, katru dienu paveikto varat ierakstīt piezīmju grāmatiņā vai elektroniskā dokumentā. Šim sīkumam jūs pavadīsit tikai 3–5 minūtes dienā. Tas nav tik daudz. Tomēr, ņemot vērā šādus ierakstus, jūs varat izveidot atskaiti par savu darbu par jebkuru periodu nākotnē bez jebkādām problēmām.
