Atgādinājums ir starpvalstu dokuments, caur kuru notiek oficiāla saziņa starp darbiniekiem. Tās saturs tiek samazināts līdz uzdevumiem, jebkuru uzdevumu veikšanai utt., Tas ir, darba jautājumiem. Neskatoties uz to, ka piezīmju rakstīšana ir vienkārša lieta, un to nereglamentē ļoti stingri noteikumi, tomēr tie jums jāzina. Šajā rakstā mēs apsvērsim šīs dokumentācijas, veidu utt. Apkopošanas kārtību.
Iezīme
Pakalpojuma piezīme ir informatīva rakstura, kas nozīmē, ka tajā ir noteikti paziņojumi, ziņojumi, instrukcijas utt. Tajā aplūkotās problēmas attiecas uz konkrēto darbinieku, kuram tā tika nosūtīta. Citiem vārdiem sakot, piezīme ir saziņas līdzeklis uzņēmumā.
Piezīme: obligātais piezīme nav izveidots. Šis ir papildu dokuments, lai arī pasūtījumus un instrukcijas var sastādīt uz tā pamata.
Prakse
Memorands tiek uzskatīts par bieži lietotu dokumentāciju, tajā pašā laikā nav iekļauts oficiāli klasificēto vadības dokumentu sarakstā. Plaši izmantots, tas kļūst par saziņu horizontālā līmenī: tas ir, to sastāda vienas vienības darbinieks, lai pārsūtītu pieprasījumu vai priekšlikumu citas darbiniekam.
Svarīgi: vadības objektu statusiem, starp kuriem komunikācija notiek caur memu, jābūt līdzvērtīgiem. Pretējā gadījumā dokuments tiek uzskatīts nevis par piezīmi, bet par piezīmi.
Lietošanas mērķis
Darba piezīmi var izmantot dažādos gadījumos.
Šeit ir daži piemēri:
- darbinieku prēmijām;
- nosūtīt darbinieku komandējumā;
- ziņošana loģistikas nodaļai par iekārtu darbības traucējumiem;
- pirkuma piezīme;
- apsardzes priekšnieka paziņojums no jebkuras citas vienības vadītāja par nepiederošu personu (nevis darbinieku) nepieciešamību ienākt uzņēmuma ēkā ar iemesliem;
- grāmatvedības nodaļai nosūtīts pieprasījums memoranda veidā par materiālo resursu piešķiršanu noteiktām vajadzībām utt.
Atsevišķi piezīmju rakstīšanas gadījumi
Lai arī memorands tiek uzskatīts par iekšējo papīru, viena no tā šķirnēm ir dokuments, kas nosūtīts atestācijas komisijai. Tomēr aizvien biežāk tiek izmantotas līmlapiņas tikai darba komunikācijai.
Kā uzrakstīt piezīmi?
Pamatnoteikumi memu rakstīšanai ir līdzīgi kā jebkurš cits. Tajos ietilpst rakstīšana uz A4 formāta lapas, instrukcijas, kam un kam tā tiek nosūtīta, apliecinājums ar datumu un paraksts. Bet kā uzrakstīt piezīmi, ievērojot visas prasības?
- centrā (atļauts arī lapas kreisajā pusē) uzrakstīt atbilstošo dokumenta nosaukumu;
- Datuma ierakstīšanai ir divas iespējas - gan ar arābu cipariem, gan ar mēneša norādi vārdos;
- virsrakstā galveno virsrakstu var pievienot īsu dokumenta satura aprakstu;
- Informācijai par sūtītāju un saņēmēju jābūt pilnīgai: vārdam, uzvārdam un patronimim, amata un nodaļas (vienības), kurai šis amats ir pievienots, pilns nosaukums.
Pakalpojuma piezīmes saturs
Atbilde uz jautājumu, kā uzrakstīt piezīmi, ietver ne tikai šī dokumenta detaļas un atribūtus, bet arī to, kādam jābūt tā saturam.
Izskatāmajā rakstā nav nepieciešams izklāsts par problēmas būtību ļoti sausā un oficiālajā valodā - ir atļauts bezmaksas stāstījums, tomēr tas īpaši atspoguļo rakstīšanas iemeslu.
Saturs parasti tiek sadalīts divās daļās. Pirmo no tiem sauc par preambulu. Tas īsi runā par to, kas pamudināja sastādītāju uzrakstīt piezīmi un nosūtīt to konkrētam darbiniekam.
Otro daļu uzskata par galveno, tā ir arī lielāka par preambulu. Šajā tekstā iekļauts paziņojums par tiešo pieprasījumu vai priekšlikumu. Tam var pievienot situācijas analīzi, secinājumus un rezultātus.
Forma
Jautāti par to, kā uzrakstīt piezīmi, daži uzņēmumi saviem darbiniekiem vienkārši nodrošina īpašu veidlapu. Bet jāatzīmē, ka tā nav obligāta apvienošana - GOST bez apstiprināta parauga nodrošina tikai konsultatīvus noteikumus (attiecībā uz fontiem, izmēriem un atstarpi). Tomēr, ja tas pastāv konkrētā uzņēmumā, vislabāk ir pie tā pieturēties.
Pakalpojums un piezīmes
Nedaudz augstāk piezīmē tika atzīmēts, kā atšķiras oficiālās un ziņojuma piezīmes. Bet daudzi cilvēki joprojām tiecas tos sajaukt savā starpā.
Izplatītākās kļūdas ir:
- darbinieka piezīme no darbinieka līdz priekšniekam (faktiski ziņojums);
- par algas paaugstināšanu;
- par paaugstināšanu.
Pēdējie divi ir saistīti ar apstrādi nevis horizontālā līmenī, bet gan vertikāli, kas noliedz piezīmes definīciju.
Svarīgi: piezīmju sadalīšana atmiņās un skaidrojoša a priori nav pareiza.
Reģistrācija
Visas piezīmes tiek ierakstītas reģistrā. Atkarībā no tā, kā dokumentācija tiek organizēta katrā konkrētajā uzņēmumā, ar to var rīkoties gan tas, kurš sastādīja papīru, gan tas, kurš to saņēma. Jebkurā gadījumā tas izriet no tā, ka dienesta piezīmei tiek piešķirts unikāls numurs, kas jānorāda tā tekstā.
Memo parauga
"Pārdošanas departaments, Informācijas tehnoloģiju nodaļas direktors V. A. Kutsaks
Memo
№ 19-43/102
2015. gada 13. aprīlis
Pārbaudot datora statusu tā veiktspējai
Sākot no 2015. gada 10. oktobra tirdzniecības darbinieka R. D. Maksimenko personālajā datorā pastāv regulāri darbības traucējumi, proti: atsāknēšana, nedodot šo komandu personālajam datoram, problēmas ar ieslēgšanu / izslēgšanu, kā arī ekrāna mirgošana. Sakarā ar aprakstīto, es lūdzu veikt jūsu nodaļas speciālistiem nepieciešamo diagnostiku, lai atklātu darbības traucējumu cēloņus, kā arī tos veiksmīgi novērstu. Es iesaku testēšanas rezultātus izdot rakstiski, apkopojot par turpmākām darbībām: mašīnas remontu vai nomaiņu.
Nodaļas vadītājs L. A. Kudryavtsev "
Pieņemsim, ka izrādījās, ka dators nav labojams. Šajā gadījumā mēs sastādām piezīmi par aprīkojuma norakstīšanu.
Ekspluatācijas pārtraukšanas piezīmes piemērs
"Pārdošanas nodaļa, Loģistikas direktors Departaments M. A. Oleinik
Memo
№ 21-45/104
2015. gada 16. aprīlis
Par nedarbojoša datora demontāžu
Sākot ar 2015. gada 10. aprīli, tirdzniecības darbinieka R. Maksimenko personālajā datorā notika regulāri darbības traucējumi. Diagnostika, ko šajā sakarā veica IT nodaļas speciālisti, parādīja sekojošo: dators nav piemērots turpmākai darbībai. Šajā sakarā es lūdzu norakstīt iepriekš minēto aprīkojumu, lai tas nedarbotos.
Nodaļas vadītājs L. A. Kudryavtsev "
Papildus viņai jums būs nepieciešama vēl viena piezīme - lai aizstātu nolietoto aprīkojumu.
Piezīme par rezerves aprīkojumu
"Pārdošanas departaments, Loģistikas departamenta direktors M. A. Oleiniks
Memo
№ 22-46/104
2015. gada 17. aprīlis
Par salauzta datora nomaiņu
Nodaļas speciālista Maksimenko R. D. personālais dators tika demontēts un ir jāmaina tā nedarbojamības dēļ (saskaņā ar dok. Nr. 20-44 / 103, 15.04.2015.).Lūdzu, nodrošiniet jaunu aprīkojumu, kas atbilst pārtrauktajiem parametriem. Lūdzu, rakstiski informējiet par ieviešanu. Pielikumam pievienoju informācijas tehnoloģiju nodaļas ziņojumu par diagnostiku un tās rezultātiem.
Nodaļas vadītājs L. A. Kudryavtsev "
Noslēgumā
Parasti memuāra rakstīšana nerada problēmas. Šis starpvalstu dokuments ir diezgan pazīstams saziņas līdzeklis starp dažādiem valdības līmeņiem. Tikai piejaukumu un piezīmju “sajaukšana” var radīt nosacītas barjeras (rakstā norādīts, kā tās atšķiras).
Dažos uzņēmumos piezīmju apkopošana notiek tikai saskaņā ar ieviesto un apstiprināto modeli (šajā gadījumā labāk ir uzkrāt īpašas veidlapas tiem), citās - vairāk nekā bez maksas.
Sastādot šo dokumentu, jāvadās pēc tiem pašiem noteikumiem kā citiem dokumentiem - fonts un atstarpes atbilstoši GOST, piezīmes derīguma datums un paraksts.
Kopumā piezīme ir ļoti ērts rīku komplekts, kuru ir viegli apgūt, un, pareizi lietojot, ir labi koordinēts un skaidrs organizāciju komandas darbs. Tas palīdz uzturēt holistisku saikni starp departamentiem, kā arī stiprina struktūru, kuru tie veido.
