Gandrīz katram darbiniekam vajadzētu būt pie rokas piezīmes. Šis ir ļoti svarīgs iekšējās komunikācijas dokuments, bez kura nav iespējama normāla vairuma lielo iestāžu darbība.
Ziņojuma piezīmes definīcija
Atgādinājums ir dokuments, kas paredzēts informācijas pārsūtīšanai pa vertikāli no apakšas uz augšu. Paredzēts tiešo priekšnieku informēt par faktiem un starpgadījumiem, kas notiek darba izpildes procesā.
Papildus ziņojošā darbinieka informēšanai tā sastādītājs piedāvā pasākumus, kas jāpiemēro pēc situācijas analīzes.
Gandrīz katrs nodaļas vadītājs zina pareizrakstību piezīme. Paraugs tas vienmēr atrodas uz darbvirsmas. Ziņojumam ir gandrīz tāda pati struktūra, bet nedaudz atšķirīgs fokuss.
Memo tiek nosūtīti horizontāli, no vadītāja līdz viena līmeņa vadītājam. Pārskatu raksta vertikāli no pakļautības tiešajam vadītājam.
Piezīmju tēma
Memoranda rakstīšanas iemesls var būt jebkurš starpgadījums uzņēmumā. Mūsdienās, piemēram, memoranda par darbinieku rupjību paraugs nav tik izplatīts, bet pat pirms 30-35 gadiem tā bija plaši izplatīta parādība.
Šodien arvien biežāk tiek ziņots par oficiālu pienākumu nepildīšanu, par kavēšanos. Tos var arī sastādīt, lai izteiktu konkrēta darbinieka vai visa vienības personāla pieprasījumu.
Darbinieki arī raksta ziņojumus, informējot par no augstākajām institūcijām saņemto norādījumu izpildi, īpaši, ja tie tiek doti rakstiski.
Ražošanas incidenti, neparedzētas situācijas vai plānotās darbības arī regulāri kļūst par informatīvu iespēju ziņojuma rakstīšanai. Tāpēc šī dokumenta priekšmets ir diezgan plašs, un tas var aptvert absolūti visus ražošanas procesa aspektus, par kuriem jāziņo augstākajām institūcijām.
Ziņošanas fokuss
Katrs uzņēmums zina, ka ir divu veidu piezīmes: iekšējās un ārējās. Biežāk tiek izmantots iekšējais. Tie nepārsniedz vienas struktūrvienības robežas un tiek nosūtīti no darbinieka tiešajam vadītājam. To var uzrakstīt ikviens, kam ir šāda vajadzība. Tā piemērs ir piezīme par oficiālo pienākumu neizpildi, kuras paraugs ir katrā personāla nodaļā.
Ārējie ziņojumi pārsniedz struktūrvienības robežas, un tā vārdā tiek nosūtīti augstākajam vadītājam. Ja iekšējo var izgatavot uz parastas A4 formāta lapas, tad ārējo nosūta tikai uz veidlapām un sertificē ar zīmogu, ja tāds ir, vienības iekšpusē. Bet abi šie veidi ir jāapkopo stingri saskaņā ar GOST, pretējā gadījumā tos nevar pievienot uzņēmuma vispārējai dokumentācijai.
Rekvizīti
Saskaņā ar GOST katram memoranda paraugam jābūt noteiktai detaļai, bez kuras dokuments vairs nav tāds.
Pārskats sākas ar informāciju, kurā norādīts uzņēmuma vai tā struktūrvienības nosaukums. Turklāt tāpat kā paziņojumā ir virsraksts, kas norāda adresātu un piezīmes autoru. Ir ļoti svarīgi norādīt viņu amatu pilnu vārdu.Dokumenta nosaukums ir uzrakstīts uz jaunas rindas, un tieši zem tā ir tā nosaukums, kas sākas ar vārdiem "Attiecas uz ..." vai "Ak ...". Tas lasītāju nekavējoties sagatavo tam, kāda veida informācija tiek parādīta dokumenta pamattekstā. Galvenā daļa sastāv no divām nosacītām sadaļām. Pirmajā ir aprakstīta visa incidenta būtība, bet otrajā ir sniegti ieteikumi vai sagatavota petīcija, lai rīkotos iepriekšminētā iemesla dēļ. Ziņojumu noslēdz ar datumu un autora parakstu ar tā interpretāciju.
Personas, kurām ir tiesības sastādīt ziņojumus
Ikvienam uzņēmumā jāzina, kā uzrakstīt ziņojumu par darbinieku vai notikušo. No tā atkarīgs, vai tā būs likumīga un vai visas turpmākās darbības pārsniegs likuma darbības jomu.
Ikviens, kam ir līdzīga vajadzība, var sastādīt šāda veida dokumentu. Zemāka līmeņa darbinieki biežāk iesniedz informatīvas piezīmes par uzdevumu izpildes gaitu, komandējumiem un pārbaudēm. Retāk viņi raksta ziņojumus par kolēģiem par viņu neveiksmi.
Bet nodaļu vadītāji bieži uzrauga darba disciplīnu. Tā pārkāpums kļūst par finansiālu sodu iemeslu. Bet viņu iecelšanai ir jāsniedz spēcīgi argumenti.
Parasti vadītājam kopā ar memorandu tiek iesniegta paskaidrojuma vēstule, kurā norādīti labi vai ne pārāk labi iemesli negadījumam. Balstoties uz šiem diviem dokumentiem, tiek sastādīts atbilstošs pasūtījums uzņēmumam.
Priekšizpēte
Katrā personāla nodaļā un jebkurā grāmatvedības nodaļā ir piezīmju paraugs. Šis dokuments ir svarīgs apstiprinājums tam, ka noteiktas darbības tika veiktas saprātīgi.
Valsts uzņēmumos bieži notiek inspekcijas, ko veic dažādu instanču dienesti. Visi tie ir izstrādāti, lai apstiprinātu budžeta līdzekļu naudas plūsmas likumību. Nepamatota prēmijas uzkrāšana vai atskaitīšana no algas ir nopietns pārkāpums, kas paredz sodus.
Bet memoranda, par kuru tika veiktas tiesiskas darbības, esamība ir nopietns šī vai šī fakta attaisnojums. Atgādinājums var būt arguments pat tiesas procesā, ja tas ir sastādīts formā un apstiprināts adresātam, kurš ir saņēmis un iepazinies ar tā saturu.
Piezīmju izplatība
Vēsturiski tā notika, ka memoranda forma, kuras paraugs ir dots šajā rakstā, nepavisam neiesakņojusies privātajā biznesā. Firmās un uzņēmumos, kas pieder privātpersonām, ražošanas problēmas parasti tiek risinātas mutiski vai ar rīkojumu sastādīšanas palīdzību. Tas ir saistīts ar faktu, ka uzņēmumam ir ievērojami mazāk ārēju struktūru, kas to kontrolē, par kurām nav vajadzības ziņot par noteiktu darbību likumību. Bet šeit ir vieta ziņojumiem, kas attiecas uz finanšu apgrozījumu, jo nodokļu iestādes joprojām kontrolē.
Valdības iestādēs piezīmes ir izplatīta parādība. Tie ļauj pārapdrošināt katru padoto, kopā ar dokumentu nododot atbildību par problēmas risināšanu tiešajam priekšniekam.
Darbinieka piezīmes piemērs
Vienkāršākais ziņojums tiek sastādīts par to, ka darbinieks nav izpildījis dienesta pienākumus vai pārkāpis darba disciplīnu.
Mēs sākam dokumentu ar vienības nosaukumu: “Lauksaimniecības pētījumu institūta Informācijas nodaļa”. Tālāk mēs rakstām cepuri: “Informācijas nodaļas vadītājam Ivanovam I. I. no trešā līmeņa programmētāja Petrova P. P.”
Ziņojuma pamattekstā mēs norādām piezīmes būtību: “Es vēršu jūsu uzmanību uz to, ka jaunākais programmētājs Sidorovs Ivans Ivanovičs ieradās darbā 2011. gada 2. februārī vēlu pulksten divos un ārkārtējas reibuma stāvoklī.Pārkāpējs nesniedza pamatotus iemeslus un viņu pierādījumus, bet uz pieprasījumu reaģēja ar atklātu rupjību, kas man adresēta. Ņemot vērā šādu darba disciplīnas pārkāpumu regularitāti, es ierosinu paredzēt piemērotus sodus ar rājienu un no algas atvilkt soda naudu, kas vienāda ar viņa darba samaksu par 2 stundām, kuras laikā I. Sidorovs nebija darbā. ”
Ziņojums tiek slēgts pēc datuma un paraksta ar atšifrēšanu.
Kompilācijas ieteikumi
Rūpīgi izpētot katru pārskata paraugu, kļūst pamanāms, ka visi tie ir izstrādāti stingrā oficiālā biznesa stilā. Nav jēgas no tā atkāpties un iedziļināties detaļās ar to aprakstu sarunvalodas stilā. Jo skaidrāks un kodolīgāks teksts, jo tuvāk tas ir šim ziņojumam.
Noteikti izanalizējiet aprakstīto starpgadījumu un sniedziet savus ieteikumus šajā jautājumā. Tas nenozīmē, ka tas tā būs. Galvai ir tiesības izlemt, kādas sankcijas veikt, taču biežāk viņš piekrīt ziņojuma sastādītāja priekšlikumiem, jo viņam nav laika iedziļināties visās detaļās.
Atcerieties, ka memorands ir pilnvērtīgs juridisks dokuments, kura pareizību jūs apliecināt ar savu parakstu.
