Mūsu rakstā mēs vēlamies runāt par vēstulēm. Galu galā tie ir visizplatītākais informācijas apmaiņas veids. Ikdienā un darbā jūs vienkārši nevarat iztikt bez viņiem.
Kas ir pakalpojuma vēstule
Vēstule ir vispārpieņemtais nosaukums dokumentiem, kuru saturs ir ļoti atšķirīgs un kas ir saziņas līdzeklis starp pilnīgi dažādām struktūrām un organizācijām to darbības procesā.
Vēstules ir dokumenti, kas apvienoti vienā lielā grupā ar pārsūtīšanas metodi - pa pastu. Jebkurā organizācijā uzkrājas milzīgs skaits no viņiem. Tie ir sadalīti izejošajos un ienākošajos.
Ļoti daudz informācijas var izteikt ar vēstulēm: vēlēšanās, apsveikums, jebkas cits. To izdod uz specializētām A4 formātā. Gadījumos, kad burts ir mazs un nesatur vairāk par septiņām rindām, ir atļauts izmantot A5 formātu.
Jebkuram dokumentam jābūt datētam, tātad arī vēstulei. Tās datums ir parakstīšanas diena.
Pakalpojuma vēstules sastādīšana
Vēstule ir veidota pēc noteiktas shēmas:
- Ievads Tas norāda dokumenta rakstīšanas motīvus un iemeslus, faktus, saites uz pagātnes notikumiem, augstāku organizāciju lēmumus.
- Pierādījumi. Tas izklāsta visa, kas izklāstīts dokumentā, pamatojumu.
- Secinājums Tas izdara secinājumus, izvirza priekšlikumus, pieprasījumus, prasības.
Šī iespēja ir iespējama arī tad, ja servisa vēstulē ir tikai pēdējā daļa bez paskaidrojumiem.
Parasti burtiem nav lielu sējumu, parasti tie ir apmēram viena lappuse.
Kompilācijas mērķis
Jebkuras vēstules mērķis ir motivācija. Tātad saturam jābūt skaidram, saprotamam, kodolīgam, bez liekas un nevajadzīgas informācijas. Apstrādājot dokumentu, ir jāievēro vairāki noteikumi.
Oficiālā biznesa vēstule ir veltīta vienam atsevišķam jautājumam. Tas vienkāršo to turpmāku apstrādi, kas ļauj paātrināt izpildi organizācijā.
Teksts ir uzrādīts trešajā personā un vienskaitlī. Piemēram: "Tuvākajā laikā skola plāno ...".
Organizācijas vadītājam ir tiesības parakstīt jebkuru oficiālu dokumentu, tāpēc vēstules un viņa prombūtnes laikā pilnvaras tiek nodotas pagaidu direktoram.
Pašlaik apkalpošanas vēstuli var nosūtīt ne tikai pa pastu, tur ir arī telegrāfs, faksimils un, protams, interneta pasts, kas ir ērtākais un populārākais variants.
Prasības dokumenta sagatavošanai un noformēšanai
Neatkarīgi no tā, kādā veidā dokuments tiek nosūtīts, uz servisa vēstules sagatavošanu attiecas vienotas noformējuma prasības. Tās ir nesarežģītas, un zināmas nianses dažkārt var noderēt.
Apskatīsim, kā uzrakstīt apkalpošanas vēstuli. Tālāk ir sniegts piemērs.
Šādi tiek sastādīta līdzīga vēstule.
Bankas rekvizīti
Oficiālā vēstule ir vispārējs nosaukums lielai uzņēmējdarbības dokumentu grupai, kas nepieciešama saziņai starp iestādēm un starp vienkāršajiem pilsoņiem. Tie satur dizainā nepieciešamos elementus.
Informācija par bankas vēstuli:
- Datums
- Burtu numurs.
- Saites uz to dokumentu reģistrācijas numuriem un datumiem, uz kuriem ir rakstīta atbilde.
- Teksta nosaukums vienā frāzē.
Turklāt pareizi jānorāda atsevišķās detaļu sastāvdaļas:
- Uzņēmuma nosaukums
- Struktūrvienība.
- Darbuzņēmēja atrašanās vieta.
- Uzvārds un iniciāļi.
- Saņēmēja adrese
Gadījumā, ja vēstule ir adresēta vairākiem cilvēkiem vai organizācijām, vispirms norādiet galveno adresātu (viņa adresi), bet pēc tam pārējos.
Pakalpojumu vēstuļu klasifikācijas
Apkalpošanas vēstules var klasificēt pēc pilnīgi atšķirīgiem pamatiem, kas var būt saistīti ar adresāta mērķi, saturu, nozīmīgumu, steidzamību, statusu.
Parasti visus biznesa burtus var iedalīt šādos veidos:
- Pavadošie.
- Pieprasīt vēstuli.
- Informatīvs.
- Reklāmas.
- Garantija
- Prasīt.
- Šķīrējtiesa.
- Atgādinājuma vēstules.
- Apstiprinājuma vēstules.
- Pieprasījuma vēstules.
- Paziņojumu vēstules.
Šāda klasifikācija ir visuniversālākā. Sīkāk apskatīsim dažas biznesa rakstīšanas iespējas.
Pavadvēstule
Pavadvēstule - dokuments, ar kuru viņi informē saņēmēju, ka viņam ir nosūtīti dokumenti, iespējams, kaut kas tiek paskaidrots vai precizēts. Šādā vēstulē nav adreses daļas.
Parasti šāds dokuments sākas ar vārdiem: "Mēs jums sūtām ...", "Mēs jūs informējam ..."
Tajā pašā laikā var būt arī jebkāda papildu informācija par ražošanas vai pārvaldības situāciju. Piemēram: "Saskaņā ar līgumiem ..."
Šāda dokumenta tekstā var būt paskaidrojumi vai pieprasījumi attiecībā uz materiāliem, kas pievienoti pavadvēstulei. Tas ir sastādīts uz veidlapas. Papildus visām iepriekšminētajām detaļām tajā vajadzētu būt piezīmei par lietojumprogrammu klātbūtni.
Uzaicinājuma vēstule
Šādā dokumentā adresāts tiek uzaicināts piedalīties pasākumā. Šādu vēstuli var nosūtīt konkrētai personai vai organizācijai. Tie sākas ar frāzēm: "Mēs lūdzam jūs apmeklēt ...", "Mēs jūs aicinām ...". Dokumentā atklāta gaidāmā pasākuma būtība ar obligātu norādi uz pasākuma datumu un laiku, kā arī nosacījumi dalībai tajā.
Informatīva vēstule
Šis rakstīšanas veids ir ļoti izplatīts. Tas informē oficiālās informācijas sūtītāju. Parasti šādas vēstules ir diezgan tipiskas, un vadības struktūras tās nosūta pakļautībā esošām organizācijām. Viņi var norādīt īpašus tiesību aktu noteikumus, priekšlikumus un ieteikumus.
Starp citu, biļeteniem var būt pielikumi. Dokumenta apjoms, kā likums, nepārsniedz vairākas lappuses. Tos paraksta uzņēmuma vadītājs.
Reklāmas vēstule
Šī ir arī sava veida informatīva vēstule, taču tā ir adresēta konkrētai personai vai organizācijai, tajā ir detalizēts preču un pakalpojumu apraksts. Vēstules teksts satur detalizētu informāciju. Tās galvenais mērķis ir mudināt adresātu kaut ko iegūt.
Garantijas vēstule
Šis ir dokuments, kas satur saistības vai to apstiprinājumu. Tie ir adresēti konkrētām personām un organizācijām. Par kādām garantijām mēs runājam? Piemēram, garantijas par preču apmaksu, īri, pakalpojumiem, darba noteikumiem. Šādu vēstuli parasti paraksta divas personas - direktors un galvenais grāmatvedis, kā arī apliecina ar zīmogu.
Prasības vēstule (sūdzība)
Šī ir biznesa vēstule, kurā ir informācija par, piemēram, produkta neatbilstības atklāšanu līgumā noteiktajiem standartiem. Šāda dokumenta mērķis ir kompensēt zaudējumus, kas radušies, pārkāpjot līguma noteikumus. Pretenzija jāiesniedz rakstiski. Praksē nav vienas vēstules formas, taču ir obligāti elementi, kas jāievēro.
Pretenzijā jābūt šādai informācijai:
- Pilna tās organizācijas adrese, uz kuru dokuments tiek nosūtīts.
- Norādīti iemesli (atsauce uz garantiju, līgumu).
- Īpašas prasības (preču, naudas atgriešana, uzcenojums).
Pretenzija tiek nosūtīta ierakstītā vēstulē vai ar piegādes kvīti.Tajā ir visu dokumentu fotokopijas, kas apstiprina sūtītāja pareizību. Vislabāk glabāt pasta kvīti.
Vēstule vienmēr sākas ar frāzi: “Mēs jums nosūtām sūdzību ...”
Pieprasīt
Pieprasījuma vēstule - biznesa dokuments, kas nosūtīts oficiālai informācijai. Tās tekstā ir skaidri pamatots vajadzība pēc informācijas. Tās var būt saites uz likumiem, noteikumiem. Vēstules paraksta oficiāli pilnvarota amatpersona.
Pieprasījuma vēstule nozīmē atbildes vēstuli. Īpašs statuss tiek piešķirts iestāžu nosūtītiem pieprasījumiem.
Atgādinājuma vēstule
Šis ir dokuments, ko izmanto gadījumos, kad organizācija nepilda savus funkcionālos pienākumus, bet vienkārši darbojas kā starpnieka loma. Parasti vēstule sastāv no vairākām daļām. Pirmais no tiem attiecas uz dokumentu, kurā tiek noteiktas saistības. Un otrajā - lūgums veikt jebkuru darbību.
Paziņojuma vēstule
Šāds dokuments informē par notikumiem (publiskiem). Vēstules tiek nosūtītas daudzām organizācijām vai cilvēkiem par viņu iesaistīšanos, līdzdalību. Viņi var informēt ne tikai par notikumiem, vietu un laiku, bet vienlaikus arī aicināt piedalīties. Vēstule var saturēt pielikumus, piemēram, dalībnieka anketa, pasākuma programma. Parasti tas tiek nosūtīts visam adresātu sarakstam, kas nozīmē, ka adresāts nav norādīts. Vēstuli paraksta persona, kura ir atbildīga par pasākumu.
Pēcvārda vietā
Mūsu rakstā mēs izskatījām visbiežāk izmantotos biznesa vēstuļu veidus, kā arī to rakstīšanas nianses. Nedaudz izpētījis tēmu, tagad varat brīvi tajā pārvietoties un nemulsināties, ja jūs uzaicina ar priekšlikumu: "Sastādiet dienesta vēstuli." Kā redzat, tas nav grūti, it īpaši, ja atceraties visas pamatprasības un informāciju par dokumenta rakstīšanu. Pakalpojuma vēstules (parauga) noformēšanas piemērs, mēs sniedzām rakstā. Lai veicas.
