Droši vien visiem vismaz vienu reizi nācās saskarties ar nepieciešamību rakstīt biznesa vēstuli. Sastādot to, jūs apzināti nonākat pie secinājuma, ka tas nepavisam nav viegli. Biznesa vēstuļu rakstīšanai ir daudz noteikumu un noteikumu, kas jums jāzina. Rakstā sīki aprakstīts dokumenta sastādīšanas process, sniegti biznesa vēstules paraugi, apskatīti to veidi un noformējums.
Tukša
Gatavās veidlapas piešķirs pārliecību un norādīs uz uzņēmuma uzticamību. Tie satur nepieciešamo informāciju par organizāciju, piemēram:
- Vārds.
- Adrese
- Kontakttālruņi.
- Vietne.
- E-pasts
- Logotips.
- Cita kontaktinformācija.
Veidlapām nav stingru noteikumu. Tāpēc katra organizācija patstāvīgi izlemj, kādu informāciju tajās ievietot.
Kā uzrakstīt biznesa vēstules? Sagatavošana
Lietišķās vēstules tiek rakstītas un izpildītas noteiktā veidā, ievērojot tām raksturīgos noteikumus un prasības. Atkarībā no mērķa autors detalizēti pārdomā saturu, lai iegūtu aprēķināto rezultātu. Viņam skaidri jāsaprot, kādu informāciju adresāts jau zina par vēstules tēmu, no kā rīkoties un kas tajā būs jauns. Argumenti ir atkarīgi no autora mērķa. Biznesa vēstules sagatavošanas procesu var iedalīt šādos posmos:
- Jautājuma izpēte.
- Vēstules projekta rakstīšana.
- Viņa piekrišana.
- Paraksts
- Reģistrācija
- Sūtīšana saņēmējam.
Lietišķo vēstuļu struktūra
Sastādot vēstuli, ir nepieciešams to piesātināt ar informāciju, tas ir, ievietot tur visu nepieciešamo informāciju. Tas var būt vienkāršs vai sarežģīts. Vienkāršā vēstulē saturs skaidri un kodolīgi parāda informāciju, kurai parasti nav nepieciešama adresāta atbilde. Komplekss var sastāvēt no vairākām sadaļām, rindkopām un rindkopām. Katrā rindkopā ir aprakstīts viens informācijas aspekts. Šāda veida biznesa vēstuļu paraugi parasti sastāv no ievaddaļas, galvenās un pēdējās daļas.
Ierakstā ir ietverta atsauce uz attiecīgajiem dokumentiem, norādot vēstules faktus un mērķus. Tas norāda vārdu, autoru, datumu, numuru un virsrakstu.
Zemāk ir biznesa vēstules rakstīšanas piemērs - ievaddaļa.
Galvenā daļa apraksta situācijas, notikumus, sniedz to analīzi un pierādījumus. Tieši šajā daļā viņi ir pārliecināti, ka ir jārīkojas tā vai citādi, viņi pierāda, kā viss bija, un informē par nepieciešamību jebkurā gadījumā piedalīties, sniedzot dažādus argumentus.
Secinājumā ir secinājumi, kas tiek izdarīti priekšlikumu, pieprasījumu, atgādinājumu, atteikumu utt. Veidā.
Tālāk ir sniegts biznesa vēstules rakstīšanas piemērs - tā pēdējā daļa. Tajā apkopota galvenā prasība.
Visai sniegtajai informācijai jābūt optimāli konsekventai un saprotamai.
Katrs burts sākas ar ziņojumu, kas izlīdzināts pa centru. Šī mazā daļa ir ārkārtīgi svarīga. Izvēloties to, autoram jāņem vērā:
- Galamērķa pozīcija
- Attiecību raksturs.
- Formalitāte.
- Etiķete.
Burtā jābūt pieklājīgai formai. Piemēram: “... Es izsaku cerību uz tālāku attīstību sadarbība (paldies par ielūgums) ... ". Pēc šīm frāzēm jābūt autora parakstam.
Stils
Visām vēstulēm jābūt formālā biznesa stilā, kas nozīmē runas rīku izmantošanu formālām biznesa attiecībām. Šādas valodas pazīmes veidojas šādos apstākļos:
- Galvenie biznesa attiecību dalībnieki ir juridiskas personas, kuru vadītāju un virsnieku vārdā tiek rakstītas vēstules.
- Attiecības organizācijās ir stingri reglamentētas.
- Komunikācijas priekšmets ir uzņēmuma darbība.
- Pārvaldības rakstura dokumentiem parasti ir noteikts adresāts.
- Bieži vien organizācijas darbības laikā notiek vienas un tās pašas situācijas.
Šajā sakarā biznesa vēstulē norādītajai informācijai jābūt:
- Oficiāls, bezpersonisks, uzsverot attālumu starp saziņas dalībniekiem.
- Adrese paredzēta konkrētam adresātam.
- Faktiski vēstules rakstīšanas laikā.
- Autentisks un objektīvs.
- Argumenti saņēmēja pamudināšanai veikt jebkādas darbības.
- Pabeigts lēmumu pieņemšanai.
Prasības
Lietišķai vēstulei jāatbilst šādām prasībām:
- Runa ir standartizēta visos līmeņos - leksiskajā, morfoloģiskajā un sintaktiskajā. Tajā ir daudz apgriezienu, terminu un formulu.
- Rakstīšanas tonis ir neitrāls, atturīgs un stingrs, neizmantojot emocionālas un izteiksmīgas valodas izpausmes.
- Teksta precizitāte un skaidrība, bez loģiskām kļūdām, skaidrība un pārdomāts formulējums.
- Īss un īss - neizmantojot izteicienus, kuriem ir papildu nozīme.
- Valodu formulu lietošana, kas veidojas atkārtotu situāciju rezultātā.
- Termini, tas ir, vārdi vai frāzes, kuriem ir īpaši jēdzieni.
- Saīsinājumu izmantošana, kas var būt leksiski (tas ir, sarežģīti saīsināti vārdi, kas veidojas, noņemot burtus no vārdu daļām: LLC, GOST un tā tālāk) un grafiskie (tas ir, vārdu apzīmējumi saīsinātā formā: gr-n, vilciens un citi).
- Dizainu izmantošana ģenitīvās un instrumentālās lietās.
- Frāzes ar vārdiskiem lietvārdiem (“sniegt atbalstu”, nevis “atbalstīt”).
- Izmantojiet vienkāršus, izplatītus teikumus.
Iepriekš minētie biznesa vēstuļu paraugi ir parādīti zemāk pilnajā versijā (ar galveno daļu). Informācija atbilst visām oficiāla biznesa stila prasībām.
Lietišķo vēstuļu veidi
Vislabāk ir uzrakstīt biznesa vēstuli par vienu konkrētu jautājumu. Ja nepieciešams atrisināt vairākus jautājumus vienlaikus, ieteicams sastādīt vairākas atšķirīgas iespējas.
Biznesa vēstuļu saturs var būt:
- Pavadošie. Šādas vēstules parasti ir vajadzīgas, lai sazinātos, kur sūtīt dokumentus.
(Kā uzrakstīt biznesa vēstuli? Pavadvēstules paraugs palīdzēs tiem, kam jāsastāda šāda veida dokumenti.)
- Garantija. Tie ir rakstīti, lai apstiprinātu jebkurus solījumus vai nosacījumus. To var garantēt, piemēram, samaksa par darbu, īre, piegādes laiks un daudz kas cits.
- Paldies. Īpaši bieži tos sāka lietot nesen. Šādas vēstules demonstrē labu partnerības toni. Tos var izdot uz parastas formas vai uz krāsaina papīra ar skaistu iespiedumu.
(Kā uzrakstīt biznesa vēstuli? Pateicības piezīmes paraugs tiek sastādīts brīvā formā atkarībā no uzdevumiem, kurus tas risina. Šajā gadījumā vēstule izsaka tā būtību īsākajā formā. Šāds paraugs, kas izgatavots uz krāsaina papīra ar rotājumu, var pakārt pie sienas telpā uzņēmumi goda vietā.)
- Informatīvs.
- Pamācošs.
- Apsveicam.
- Reklāmas.
Ir arī vēstules:
- Sadarbības priekšlikumi. Nesen plaši izplatīti, nosūtīti organizācijām, piemēram, šis modelis bieži ir reklāmas raksturs. Ir diezgan grūti rakstīt komerciālas vēstules, jums ir jāņem vērā daudz nianšu, lai mani pamanītu, un vēl jo vairāk - ieinteresētu. Bet, ja tas tiek apkopots saskaņā ar zemāk esošo paraugu, tam ir visas iespējas gūt panākumus.
- Uzaicinājumi. Viņi tiek izsūtīti, piedāvājot piedalīties dažādos pasākumos. Parasti tie ir adresēti vadītājam vai virsniekam, bet tos var adresēt visai komandai.
- Pieprasījumi
- Paziņojumi.
- Pieprasījumi un daudzi citi.
Kā uzrakstīt atbildi uz vēstuli. Piemērs
Atbilde jāsāk ar pieprasījuma atkārtošanu pirmajā vēstulē. Tad tiek doti tā izskatīšanas rezultāti un izteikts apstiprinājums vai izteikts atteikuma motīvs. Uzņēmējdarbības atbildes vēstule var saturēt alternatīvu gaidāmās informācijas risinājumu. Parasti tas atbilst šādiem principiem:
- Saiknes ar pirmo burtu un tā saturu esamība.
- Viena un tā pati valoda nozīmē.
- Salīdzināmi apjomi un satura aspekti.
- Atbilstība noteiktai secībai.
Klīrenss
Papildus veidlapu biznesa vēstuļu izmantošanai jums to dizainā jāņem vērā arī citi smalkumi. Tās ir detaļas, saīsinājumu noteikumi, adreses pareizrakstība, nosaukums, teksta garums, lauku platums un daudz kas cits.
Biznesa vēstules paraugi palīdz to sacerēt, ņemot vērā visus smalkumus un nianses. Tos izmanto gan iesācēji, gan pieredzējuši darbinieki. Pateicoties modeļiem, viņi iemācās pareizi rakstīt vēstules un ietaupa daudz laika.
