Katrs no mums vismaz vairākas reizes dzīvē rakstīja oficiālas vēstules un piezīmes. Lai kur mēs atrastos un neatkarīgi no tā, ko darām, mūsu biznesa korespondence notiek jebkurā jomā, kas jāveic, lai uzzinātu dažus punktus, precizētu informāciju, uzdotu jautājumu utt. Ja agrāk šī parādība bija biežāk sastopama papīra lietojumprogrammās un vēstuļu sūtīšanā priekšniekiem (kā arī biznesa partneriem), tad šodien šī kategorija mūsu vidē ir izplatījusies plašāk.
Jums jāzina, kā pareizi veikt biznesa saraksti, pat ja jūs vienkārši veicat pasūtījumu kādā tiešsaistes veikalā un vēlaties sazināties ar tā pārstāvi.
Šajā rakstā mēs aprakstām dažus galvenos punktus, kas veido biznesa komunikāciju. Mēs pievērsīsim uzmanību tam, kādas nianses jāņem vērā, apmainoties ar vēstulēm ar mūsu partneriem; ko nevar atstāt novārtā, ja nevēlaties sarunu partnerim parādīties nekompetents un nepieklājīgs, kā arī atcerieties noteikumus, kas jāievēro jebkurā situācijā.
Attiecīgā gadījumā
Acīmredzot biznesa korespondence visbiežāk tiek izmantota darba procesā. Ja strādājat uzņēmumā, tad noteikti nāksies saskarties ar nepieciešamību sastādīt šāda veida saraksti. Tā kā mēs runājam par biznesa jautājumiem, ir viegli saprast, ka rakstīšanas stilam jābūt piemērotam - pēc iespējas oficiālam un oficiālam.
Turpmākais iespaids par uzņēmuma darbiniekiem, kur tiek nosūtīta vēstule, par jums un jūsu uzņēmumu ir atkarīgs no tā, cik labi jums izdodas nodibināt biznesa saraksti. Tāpēc pēc iespējas atbildīgāk jāpieiet teksta rakstīšanas procesam un tā noformējumam.
Pirmkārt, ja jūs meklējat biznesa saraksti, mēs iesakām iepazīties ar mūsu norādījumiem. Tajā, kā jau tika minēts iepriekš, mēs iepazīstināsim ar dažiem teorētiskiem jautājumiem, kā arī praktiskiem jautājumiem. Raksta beigās mēs mēģināsim sniegt dažus pagriezienu piemērus, kas raksturīgi formālajam rakstīšanas stilam. Noslēgumā, izmantojot šī raksta bāzi, jūs varat patstāvīgi izveidot augstas kvalitātes tekstus turpmākai saziņai ar darbuzņēmējiem.
Sarakstes veidi
Uzreiz apspriežot, kas ir biznesa sarakste, es gribētu pievērst uzmanību tās veidiem. Tātad, jūs varat izvēlēties pieprasījuma vēstuli un attiecīgi atbildes vēstule; vēstule informatīvs raksturs (visbiežāk tiek nosūtīts klientam); pateicības zīme (pateicībā par sniegto pakalpojumu), paziņojuma vēstule, atgādinājums, brīdinājums; ieteikuma vēstule; garantija un pavadvēstule. Faktiski šie ir tikai visbiežāk izmantotie veidi, kas veido gan reālu, gan elektronisku biznesa saraksti. Tāpēc ar viņiem mēs praksē tiksimies biežāk.
Uzbūve
Loģiski, ka ērtākai organizācijas organizēšanai, rakstot jebkuru vēstuli, mums būtu lietderīgi strādāt ar tās noteikto struktūru vai plānu. Tas ļaus sadalīt uzdevumu mazākos posmos, kurus ir daudz vieglāk izpildīt. Piemēram, pārdomājiet vēstules līniju tā, lai pēc iespējas precīzāk ietvertu tēmas, kuras jums jāizklāsta. Piemēram, ja jūs rakstāt jautājumu par to, kāda cena ir konkrētam produktam, mēģiniet īsi pateikt motīvu: kāpēc jūs rakstāt uzņēmumam (jo vēlaties iegādāties vai pasūtīt šo vai šo produktu); noskaidrojiet galveno mērķi (lai uzzinātu, cik maksās jums pasūtīt 10 preču vienības ar noteiktām iespējām).Visbeidzot, norādiet, kādā formā vēlaties saņemt aprēķinu, un jautājiet, vai šādam produkcijas apjomam tiek piemērota atlaide.
Protams, šī informācija jau ir acīmredzama - jums vienkārši loģiski jāanalizē, ko vēlaties rakstīt. Turklāt mēs nedrīkstam aizmirst par dizainu un prasībām. Par to vairāk mēs jums pastāstīsim vēlāk.
Rakstīšanas prasības
Tātad biznesa korespondences noteikumos teikts, ka visām vēstulēm, pirmkārt, jābūt īsām. Tas ir galvenais noteikums, ka tas tiks lasīts. Piekrītu, mums visiem nepatīk, kad mēs esam iekrauti ar lielu daudzumu informācijas. Ja šai vēstulei ir lietišķs raksturs, tai nevajadzētu būt milzīgai - šajā gadījumā to var vienkārši ignorēt. Ja nevarat nekavējoties samazināt informāciju, dariet to pēc tam, kad esat uzrakstījis pirmo vēstules melnrakstu.
Otrkārt, jūsu partnerim (sarakstes dalībniekam) ir jāsaprot, kas ir uz spēles. Tas ir, vēstulei jābūt informatīvai un saprotamai. Tajā ir jāievieto informācija, kuru vēlaties nodot, lai izvairītos no papildu jautājumiem un netērētu laiku detaļu noskaidrošanai.
Treškārt, vēstulei jābūt pēc iespējas cieņīgākai pret savu partneri vai uzņēmuma darbinieku, kurš to izlasīs. Tā ir taisnība - jo vairāk cieņas izrādīsit sarunu partnerim, jo vairāk iespēju, ka viņš pareizi atbildēs uz jūsu pieprasījumu, un galu galā jūs sasniegsit vēlamo efektu.
Sarakste angļu valodā
Dažos gadījumos sarunām vajadzētu notikt angļu (vai kādā citā, izņemot krievu) valodā. Tas ir normāli, it īpaši, ja ir attiecības ar ārvalstu darījuma partneriem. Jāatzīmē, ka biznesa sarakstes noteikumi attiecas uz jebkuru valodu: var atšķirties tikai stilistiski pagriezieni. Jūsu uzdevums ir izvēlēties piemērotāko situācijai, kurā jūs un jūsu partneris (sarunu biedrs) esat.
Biznesa sarakstei angļu valodā, protams, ir vajadzīgas zināšanas par to pietiekami augstā līmenī, tāpēc, ja tas nav par jums, mēs iesakām sazināties ar profesionāliem tulkotājiem. Ir svarīgi, lai tulkojumu veiktu persona, kurai ir specializēta runa, kas ir iekļauta biznesa korespondences valodā.
Piemērs. Iebraukšana
Jebkurā sarunā ir ļoti svarīgi, kā jūs to sākat. Šajā sakarā biznesa etiķete Sarakste neatšķiras no dzīvas komunikācijas: pirmais ir sveicināt sarunu biedru un kaut kā viņu iepazīstināt sarunā. Apsveikums var būt standarta “Sveiks”, taču ievads būtu individuālāks. Piemēram, jūs varat norādīt savas vēstules īso mērķi (“Mēs sazināmies ar jums, lai precizētu informāciju par jūsu produktu. Pirmkārt, mēs esam ieinteresēti A1 modeļa izmaksās). Vēl viena iespēja: “Turpinot mūsu telefona sarunu par A1 modeli, es rakstu jums ar jautājumu par šī produkta izmaksām”). Jūs varat arī vienkārši aprakstīt savu situāciju: "Es rakstu jums tā iemesla dēļ, ka 2010. gadā jūsu partneris sazinājās ar mūsu uzņēmumu, piedāvājot jums jūsu vārdā sākt sadarbību šajā jomā."
Materiāla izklāsts
Pēc tam, kad savā vēstulē esat uzrakstījis kādu ievadu, jums vajadzētu paskaidrot, kāpēc jūs rakstāt. Piemēram, pēc tam, kad esat uzdevis jautājumu par preces cenu, norādiet, kas jūs interesē. Jūs varat rakstīt šādi: "Mēs vēlamies pasūtīt N-to produktu vienību skaitu, uz kurām attiecas piegāde uz adresi X." Telefona sarunas turpināšanas gadījumā jūs varat izteikt savu pieprasījumu - kāpēc jūs rakstījāt personai pēc tam, kad runājāt ar viņu pa tālruni (teiksim, lai apstiprinātu savu nodomu pabeigt darījumu): "Proti: mēs esam ieinteresēti produktā N ar nosacījumu, ka tas tiks piegādāts ar iespēju X ". Ja ņem vērā trešo versiju, varat sākt attīstīt arī savas vēlmes sadarbības tēmu ar uzņēmumu.Aprakstiet, ka tas ir jūsu interesēs un ka partneris saņems jebkādu konkrētu labumu no mijiedarbības ar jums, ja viņš tam piekritīs: "Jums būs interesanti uzzināt, ka mūsu uzņēmuma gaita ir mainījusies, pēc tam tas ir kļuvis vēl tuvāk jūsu biznesa interesēm."
Piedāvājums
Jebkurai biznesa sarakstei (mūsu minētajiem piemēriem noteikti ir arī šis īpašums) ir nepieciešama loģiska secība. Ja sākumā jūs rakstījāt par to, kāpēc jūs rakstāt, tad jums vajadzētu šo ideju sīkāk attīstīt un izvērst. Norādiet, ko jūs vēlētos no sarunu biedra plašāk - iespējams, pievērsiet viņam iespēju gūt labumu no piekrišanas sadarboties ar jums. Šai daļai pēc visas loģikas vajadzētu būt jūsu vēstules “virsotnei”, sava veida kulminācijai. Ja sākotnēji jūs vienmērīgi vērsāties pie tā, kas jūs interesē, tad šajā daļā jums vajadzētu “atklāt kārtis”. Visa biznesa korespondence (burtu piemēri nav izņēmums) būtu jāveido, balstoties uz tik gludu līkni, kas iet uz augšu. Tad jūsu līniju lasītājs sapratīs jūsu noskaņojumu, un tādējādi viņam būs ērtāk ar jums sazināties. Neveiciet stāvus lēcienus, nepārslēdzieties no vienas tēmas uz otru.
Kā rāda piemēri, ja jums jāapspriež, piemēram, divi nesaistīti jautājumi, varat sadalīt rakstu daļās, sadalot to rindkopās. Tas ir ērti lasītājam, kurš vizuāli redzēs brīdi, kad jūs pārejat no viena jautājuma uz otru; tā tas ir arī jums, jo šajā gadījumā jūs rakstāt tā, it kā mēs runājam par diviem dažādiem burtiem.
Ja mēs runājam par mūsu piemēriem, jums vajadzētu rakstīt: "Turklāt mēs vēlētos atkārtoti pasūtīt produktus N, par kuriem mēs sazinājāmies mēnesi iepriekš." Vai arī: "Par cenu, kas piemērota mūsu apstākļiem, mēs vēlamies nodibināt pastāvīgu sadarbību ar jums šajā jomā, palielinot pārdošanas kanālu līdz X-Y tūkstošiem vienību." Visbeidzot, jūs varat: "Ja jūsu interese sadarboties ar mums joprojām ir spēkā, lūdzu, dariet mums to zināmu."
Katrs otrais lietišķās sarakstes paraugs ir veidots pēc šī principa, tāpēc tajā nav nekā slikta. Tieši pretēji, bieži virsrakstu izcelšana palīdz labāk orientēties, jo tas noņem “cieto tekstu”, veido tajā “enkura” veidu, ko var pievienot vizuāli.
Noslēguma daļa
Visbeidzot, jums jābeidz vēstule tādā pašā veidā, kā jūs to sākāt. Ja jūs rakstāt paldies, rakstiet, ka jums ir prieks sadarboties ar jūsu aprakstīto uzņēmumu; ja tas ir komerciāls piedāvājums, jums jāizsaka pateicība par uzmanību jūsu vēstulei un jācer uz turpmāku mijiedarbību ar šo personu. Jums jāsaprot, ka tas, kā jūs pabeidzat savu vēstuli, lielā mērā nosaka galīgo viedokli par jums un jūsu uzņēmumu. Visa biznesa sarakste (vēstuļu piemēri to vienmēr pierāda) ir pamatota ar pieklājību - tāpēc vienmēr atcerieties pateikties sarunu biedram, izteikt cerību, slavēt viņu vai atstāt ieteikumu. Jums teksta beigas jāizvēlas tā, lai tās pilnībā atbilstu vēstulē aprakstītajai problēmai.
Piemēri: "Mēs ceram saglabāt jūs kā pastāvīgu partneri ar cerību uz stabilu sadarbību turpmākajās darbībās." Vai arī "Mēs esam patiesi pateicīgi par jūsu uzmanību un ceram, ka nākotnē mēs varēsim attīstīt sadarbību ar jums." Vai arī "Paldies par uzmanību. Es ceru, ka mēs arī turpmāk varēsim nodrošināt jūsu intereses N tirgū."
Etiķete un lasītprasme
Nekādā gadījumā neaizmirstiet par pieklājību. Kā jau minēts iepriekš, ir svarīgi, ja jūs interesē biznesa korespondence. Tādas frāzes kā “priecājamies par sadarbību”, “paldies par uzmanību”, “atvainojos par jūsu satraukumu”, “mēs priecāsimies jūs redzēt”, “vai jūs nepadarīsit mūs par uzņēmumu” un citas. Pēdējie divi, starp citu, vairāk attiecas uz ielūgumiem uz korporatīvajām svinībām, nevis uz biznesa rakstīšanu.
Vienmēr kā cieņas zīmi vajadzības gadījumā pievienojiet frāzēm “lūdzu”, “paldies”, “laipni” utt.
Vienlīdz svarīgi biznesa vēstuļu rakstīšanas procesā ir arī cilvēku lasītprasme. Precīzāk, ja vēstules veidošanas laikā jūs pieļaujat vismaz vienu elementāru kļūdu, mēs varam teikt, ka sarunu partneris par jums veidos pavisam citu viedokli nekā tas, ko jūs gaidāt. Tāpēc mēģiniet rakstīt pēc iespējas kompetenti un pārbaudiet visu vairākas reizes. Ja jūs nezināt, kā atrast kļūdas un pats tās novērst, izmantojiet korektora pakalpojumus vai specializētus pakalpojumus. Tas ir ļoti vienkārši, taču tas ļauj jums būt pārliecinātiem par savu tekstu.
Prakse un apmācība
Tīklā, kā minēts iepriekš, ir daudz gatavu biznesa vēstuļu piemēru par jebkuru tēmu. Mēs šeit tos neievietojām kopumā, jo patiesībā šajā rakstā vienkārši nav pietiekami daudz vietas, lai varētu ievietot tik lielu informācijas daudzumu. Apmaiņā mēs nolēmām vienkārši pateikt dažus pamatnoteikumus un principus, ar kuriem jums bija iespēja iepazīties iepriekš. Tomēr tas, protams, nav tālu no visiem soļiem, kas būtu jāveic ceļā uz biznesa rakstniecības studijām. Faktiski praktiskā loma šajā jomā ir vissvarīgākā.
Ja jūs izpētīsit, teiksim, 5-10 gatavu vēstuļu piemērus, kā arī izlasīsit mūsu rakstu un izvilksit dažus noteikumus no šejienes, ļoti drīz jūs varēsit rakstīt vēstules vajadzīgajā veidā. Patiesībā ar to pietiek, lai biznesa korespondences ietvaros izveidotu jebkuru vēstuli.
Gatavie piemēri
Tā kā, kā jau minēts iepriekš, ir ļoti daudz gatavu piemēru, studentiem un iesācēju speciālistiem ir vilinoši izmantot kāda cita gatavās zināšanas, lai uz tā pamata izveidotu savu projektu. Es gribu teikt, ka tas nav ieteicams praksē, bet apmācībā - lūdzu.
Pētot to, kas ir uzrakstīts citos burtos, jūs varat vieglāk orientēties, kas jums jānoskaidro sarakstē. Tas ir normāli, jo cilvēka dabai ir mācīties tieši no pieredzes.
Tiesa, ja jums tiek dots uzdevums sastādīt pilnvērtīgu biznesa vēstuli, vispirms mēģiniet pārskatīt piemērus un izvēlēties savam uzdevumam vispiemērotākos. Tad jums tas ir pēc iespējas jāpielāgo situācijai, kuru izveidojāt saskaņā ar vispārējo koncepciju, bet tajā pašā laikā to vēlreiz uzrakstiet, lai izveidotu savu prezentācijas un rakstīšanas stilu. Galu galā, iespējams, jūs varēsit labāk nodot informāciju un padarīt saziņu produktīvāku un efektīvāku.
Mācies un praktizē! Un diezgan īsā laika posmā jūs varat izveidot savas biznesa vēstules!
