Jaunumi biznesa korespondence dažreiz tas nemaz nav viegli. Dažreiz jums ir jāizgatavo dokumenti, kuriem ir ļoti īpaša uzmanība. Starp tiem īpaša vieta ir ielūguma vēstule.
Pamatjēdzieni
Biroja sarakstei ir savi likumi un noteikumi. Katram dokumentam, kas sastādīts par noteiktu tēmu, ir noteikts izskats. Tā ir ielūguma vēstule - tās būtība jau ir atspoguļota pašā nosaukumā.
Šis pasta sūtījums ir paredzēts, lai uzaicinātu kādu personu vai cilvēku grupu piedalīties gaidāmajā plānotajā pasākumā. Šķiet, ka šeit nav nekā sarežģīta. Patiesībā pareizi izteikt savas domas vārdos nav viegli. Šādai ārstēšanai ir dažādas iespējas. Uzaicinājuma vēstule ir paredzēta, lai pamudinātu konkrētu personu (vai grupu) rīkoties. Tas satur zvanu un tajā pašā laikā noskaidro dažus tā apstākļus. Šāds dokuments var būt ielūgums uz izstādi vai interviju, biznesa tikšanos vai konferenci, semināru vai citu pasākumu. Katrā no šiem gadījumiem šī vēstule darbojas kā starpnieks. Tas nepiespiež, nenorāda, bet pārsūta adresātam sūtītāja pieprasījumu.
Dokumenta priekšrocības
Daudzas organizācijas, kurām nav ieraduma, turpina izmantot mutisko saziņas veidu. Viņi uzskata, ka cilvēku uzaicināšana, izmantojot zvanus un klātienes sarunas, ir daudz efektīvāka nekā viņu e-pastu nosūtīšana. Protams, ar tiešu kontaktu ir vieglāk nodot sarunu biedram jebkuru domu. Bet, uzmanīgi ielūkojoties, var redzēt, ka ielūguma vēstulei joprojām ir vairākas būtiskas priekšrocības:
- Ar šo dokumentu sūtītājs izrāda cieņu pret katru saņēmēju.
- Šādu papīru var noformēt tā, lai tas jau pēc izskata norāda gaidāmā notikuma virzienu.
- Šādas vēstules klātbūtne ļauj to vajadzības gadījumā izmantot kā ielūguma karti. Tas nodrošina, ka uz pasākumu ieradīsies tas, kuram tika adresēta apelācija.
- Dokuments pastāvīgi atrodas pie adresāta, un tas neļauj viņam aizmirst par nākamās tikšanās vietu, laiku un tēmu. Patiešām, mūsdienu dzīves apstākļos dažreiz ir grūti savlaicīgi atcerēties kaut ko svarīgu. Papīrs, kas vienmēr būs acu priekšā, neļaus cilvēkam to aizmirst.
- Šī opcija ir ērta, ja pašlaik nav iespējams sazināties ar konkrētiem cilvēkiem citos veidos.
Visi šie iemesli vēlreiz uzsver šāda veida rakstiskas apelācijas pozitīvos aspektus.
Vēstules rakstīšanas noteikumi
Uzaicinājums, kas izteikts rakstiski, ir paziņojuma vēstules veids. Tas izriet no paša dokumenta nosaukuma. Faktiski tas informē adresātu, ka konkrēts pasākums notiks noteiktajā laikā. Sūtītājs vēlas būt pārliecināts, ka visi uzaicinātie cilvēki noteikti atbildēs un ieradīsies uz tikšanos.
Un tas jums jāzina, kā uzrakstīt uzaicinājuma vēstuli. Šeit ir jāņem vērā vairāki svarīgi punkti:
- Ja pasākums ir oficiāla rakstura vai pēc tam paredzēts personīgai saziņai, tas jāizsniedz uz veidlapas. Tas vēl vairāk uzsvērs tās nopietnību un gaidāmās sanāksmes nepieciešamību.
- Vēstule jāsūta iepriekš, lai personai būtu pietiekami daudz laika domāt un pieņemt lēmumu. Varbūt viņš vēlēsies atteikties.Šajā gadījumā viņam būs iespēja sazināties ar organizatoriem un informēt viņus par to.
- Tā kā šāds dokuments joprojām pieder oficiālas sarakstes kategorijai, sastādot to, tas ir stingri jāievēro. biznesa stils.
- Labāk ir to izgatavot divos eksemplāros, lai viens paliktu organizācijā apstiprināšanai.
Visiem ielūgumiem jāsastāv no šādām daļām:
- Standarta "galvene", kas norāda adresāta koordinātas.
- Apelācijas veida “Priecājos informēt” vai “Cienījamais partneris” gadījumā, ja nepieciešams, varat sazināties ar konkrētu adresātu. Piemēram, “Cienījamais Dmitrijs Sergejevičs!”.
- Uzaicinājuma galvenā daļa, kurā aprakstīta visa pasākuma informācija.
- Atbildīgās personas paraksts, kurā norādīts amats, paraksts un pilnīga dekodēšana
Ja tiek ievēroti visi iepriekš minētie noteikumi, jūs varat sagaidīt, ka nosūtītā vēstule sniegs vēlamo rezultātu.
