Lietišķajā korespondencē katram dokumentam ir sava nozīme, un tas vienā vai otrā veidā var ietekmēt attiecības starp partneriem. Starp milzīgo skaitu dažādu veidu šādiem dokumentiem īpašu vietu ieņem atbildes vēstule.
Darījumu dokumentu klasifikācija
Pušu attiecībās lielāko daļu jautājumu risina rakstiski. Un saskaņā ar likumu, kā jūs zināt, mutiski līgumi nav spēkā. Tāpēc katrā uzņēmumā biznesa korespondence. Tas ir vispārpieņemts informācijas apmaiņas līdzeklis dažādu organizāciju un uzņēmumu oficiālu kontaktu rezultātā.
Visas biznesa vēstules ir sadalītas divās kategorijās:
- Tie, kas prasa obligātu atbildi.
- Tie, kuriem šāda reakcija nav nepieciešama.
Atbildes vēstule pieder pie otrās kategorijas. Tas ir viens no komerciālajiem dokumentu veidiem kopā ar pieprasījuma vēstuli, informāciju, brīdinājumu, piedāvājumu, atgādinājumu vai prezentāciju. Šādus vērtspapīrus parasti izmanto dažādu līgumu un citu pušu līgumu noslēgšanas un turpmāka atbalsta laikā. Atbildes vēstulē, atšķirībā no pārējām, neko neprasa un neko nepiedāvā. Tajā ir tikai informācija, ko iepriekš pieprasīja otra puse.
Pieteikuma apstiprināšana
Atbildes vēstule tiek sagatavota dažādos gadījumos. Tā var būt reakcija uz konkrētu sūdzību, prasību vai pieprasījumu. Turklāt tas var būt gan pozitīvs, gan negatīvs. Otrajā gadījumā dokumentā jau būs sava veida noraidījuma vēstule. Bet tas ir jāsniedz ar detalizētu paskaidrojumu par iemesliem, kas noveda pie šāda lēmuma. Piemēram, mēs varam izskatīt gadījumu, kad uzņēmums noteiktā laika posmā ir saņēmis oficiālu rakstisku rīkojumu par noteikta veida produktu ražošanu. Ja šāda sadarbība uzņēmumam ir vēlama, tad ir nekavējoties jāreaģē. Atbilde ir patvaļīga. Tas var sākties ar vārdiem: “Mēs pabeigsim” vai “Mēs ražosim”. Kā periodu labāk norādīt nosūtīšanas datumu, ņemot vērā laiku, kas vajadzīgs preču izgatavošanai un nodošanai noliktavā. Turklāt ir jānosaka maksājuma nosacījumi, jo klients var rēķināties vairākos posmos. Turklāt atliek tikai aprēķināt kopējo summu un sniegt savu informāciju, par kuru klients veiks naudas pārskaitījumus. Šādu dokumentu parasti paraksta direktors un galvenais grāmatvedis, un tā beigās tiek paziņotas tiešā izpildītāja koordinātas.
Sarakste ar indivīdiem
Dažiem uzņēmumiem pēc to darbības veida ir tiešs kontakts ar indivīdiem. Tā var būt organizācija, kas darbojas pakalpojumu nozarē, vai uzņēmums, kas ražo patēriņa preces. Informācija, kurai ir ļoti atšķirīgs raksturs, gan pozitīva, gan negatīva, var nonākt šāda uzņēmuma adresē no pilsoņiem. Tomēr tai ir vajadzīga atbilstoša un obligāta atbilde. Šādos gadījumos jūs nevarat aprobežoties ar personīgu sarunu vai tālruņa zvanu. Pilsonim ir jāsniedz pilns skaidrojums par visiem jautājumiem, kas viņu interesē. Tam vajadzētu būt sīki izstrādātai atbildei uz vēstuli.
Šāda dokumenta paraugam jāatbilst noteiktām prasībām:
- Jebkurai biznesa korespondencei labāk ir izmantot oficiālo veidlapu.
- Jāņem vērā šādu dokumentu sastādīšanas īpatnības.Galvenais ir tas, ka tie jāraksta saskaņā ar visiem labi zināmo paralēlisma likumu, tas ir, tajos jāietver tie paši vārdu krājumi un valodas pagriezieni, kādus izmantoja autors iniciators. Tas maksimāli palielinās savstarpējo sapratni.
- Noteikti izveidojiet saiti uz pieprasījuma vēstuli, norādiet tās numuru un datumu.
- Labāk tekstu sākt ar frāzēm: "Uz jūsu vēstules numuru ...", "Atbildot uz jūsu pieprasījumu ..." vai "Mēs jūs informējam ...".
Šis ir faktu izklāsts un tiek pieņemts galīgais lēmums.
Stingri formāli
Ja vēlaties atbildēt uz oficiālo vēstuli, tas jādara pareizi. Jāatceras, ka šādai apelācijai noteikti jābūt pieklājīgai un pareizai. Neaizmirstiet arī par rakstpratību. Ir smieklīgi redzēt acīmredzamas kļūdas informācijā, kuru sniedz cienījama organizācija.
No paša sākuma adrese tiek drukāta augšējā labajā stūrī. Tā ir precīza kopija tam, kas norādīts uz aploksnes. Atbilde vienmēr tiek sniegta uz kaut kādu pieprasījumu, tāpēc reģistrācijas zīmoga augšējā kreisajā stūrī ir jānorāda tā sākotnējā informācija (numurs un izbraukšanas datums). Pēc tam adresēts adresātam (jūs vienkārši varat norādīt uzvārdu bez iniciāļiem). Tekstā jābūt sīki izstrādātiem paskaidrojumiem par interesējošo problēmu. Kā argumenti ir jāizmanto tikai pārbaudīti dati. Nekādā gadījumā nevar paļauties uz baumām un spekulācijām. Ja nepieciešams, varat izmantot izvilkumus no noteikumiem ar attiecīgajiem pantiem. Uzņēmuma direktors paraksta šādu dokumentu, un tiek izdarīta piezīme nedaudz zemāk, norādot atbildīgās izpildvaras vārdu un tālruņa numuru.
