Starp visiem dokumentiem, kas saistīti ar biznesa korespondence īpaša vieta ir atvainošanās vēstule. Lai to pareizi apkopotu, jums ir jābūt skaidram priekšstatam par šāda veida dokumentiem.
Dokumentu iezīme
Jebkuras organizācijas darbība ir saistīta ar visdažādāko ražošanas un citu jautājumu risināšanu. Dažreiz ir situācijas, kad vienas puses nepareiza rīcība var radīt problēmas abiem partneriem. Šādi konflikti ir nekavējoties jārisina. Tieši šajos gadījumos tiek sastādīta atvainošanās vēstule.
To drīzāk var attiecināt uz dokumentiem. biznesa etiķete. Šādam ziņojumam ir divas funkcijas. Pirmkārt, vainīgajai pusei ir jāatvainojas adresātam par sagādātajām neērtībām. Otrkārt, atvainošanās vēstulei vajadzētu būt pozitīvai un vēlmei uzturēt labas attiecības un savstarpēju sapratni starp pusēm. Ar to jums jācenšas izlīdzināt asus stūrus un mierīgi atrisināt problēmu. Atvainošanās vēstule parasti tiek nosūtīta šādos gadījumos:
- Viena no darbiniekiem nekvalificēta rīcība kļuva publiska un izraisīja līdzgaitnieka reputācijas graušanu.
- Abu uzņēmumu darbinieku starpā radās neizpratne.
- Acīmredzami nav izpildītas līgumsaistības.
- Nepārvarama vara.
Katra no šīm situācijām savā veidā ir novedusi pie konflikta rašanās, kuru jāmēģina atrisināt sirsnīgi
Reģistrācijas noteikumi
Oficiālā atvainošanās vēstule ir jāsastāda uz veidlapas, kas ir A4 formāta lapa ar uz tās izdrukātām detaļām, kas sakārtotas noteiktā veidā. Tas ir uzrakstīts viena uzņēmuma vadītāja vārdā un ir paredzēts visa uzņēmuma komandai. Protams, tāpēc, ka režisors visbiežāk atvainojas nevis par sevi, bet par savu padoto rīcību.
Dažreiz šādu vēstuli sastāda uzņēmuma atbildīgais pārstāvis un adresē to klientam, kurš sagādāja neērtības. Tādas vēstules tips tiek uzskatīts par vienu no grūtākajiem. Vārdi jāizvēlas tā, lai viņi gribētu ticēt viņu sirsnībai. Lietas iznākums ļoti bieži ir atkarīgs no tā. Nepareizas darbības vienmēr vajadzētu spēt atpazīt un mēģināt izmantot katru iespēju, lai visu salabotu. Pretējās puses pārstāvim ir jātic, ka pieļautā kļūda nākotnē neatkārtosies. Šādas pievilcības mērķis ir mazināt konfliktu, lai nākotnē saglabātu labu partnerību.
Dokumentu struktūra
Lai sagatavotu atvainošanās vēstuli, jums nav jābūt paraugam pa rokai. To var komponēt patstāvīgi. Lai to izdarītu, vispirms mums jāatceras, ka šāda veida vēstules parasti sastāv no trim daļām:
- ievads (ievads);
- galvenais;
- fināls.
Teksta rakstīšanai labāk ir izmantot īpašu plānu, ar kuru būs vieglāk konsekventi izteikt savas domas.
Šajā apelācijas sūdzībā var atšķirt vairākus punktus:
- Pirmkārt, jums jāizsaka atzinība par to, ka partneris ziņoja par situāciju.
- Tad izsaki nožēlu, ka viss notika tieši tā.
- Tālāk ir sniegta tūlītēja atvainošanās.
- Pēc tam mums jācenšas izskaidrot iemeslu, kāpēc radās šāds pārpratums.
- Pašās beigās jums jāapliecina sirsnīga pateicība un jāpauž cerība par bijušo attiecību atjaunošanu. Turklāt ir vērts atsevišķi uzsvērt komandas darba nozīmi.
