Starp milzīgajām lietišķās sarakstes iespējām, īpaša uzmanība jāpievērš apstiprinājuma vēstulei. Kas tas ir un kādos gadījumos būtu jāizstrādā līdzīgs dokuments?
Galvenais mērķis
Biznesa ētika vienmēr nodrošina savstarpēju cieņu starp pusēm. Tas ir normālas uzņēmējdarbības veikšanas priekšnoteikums. Bez tā nav iespējams iedomāties ilgstošu un auglīgu sadarbību. Apstiprinājuma vēstule dažreiz ir vienkārši nepieciešama.
Pats par sevi tas nav tik svarīgi. Tas ir tikai pieklājības žests. Viņš skaidri norāda, ka notika tas, par ko partneri vienojās dienu iepriekš. Tas ir, apstiprinājuma vēstule norāda uz kāda fakta vai darbības izpildi. Šajā gadījumā ir divas iespējas:
- Preču, vēstuļu vai citu dokumentu, kas tiek nosūtīti pēc iepriekšēja pieprasījuma, saņemšanas apstiprinājums. Šeit viena no pusēm paziņo otrai, ka darbība ir pabeigta.
- Piekrišanas apstiprināšana ar kaut ko konkrētu (preču cena vai daudzums, gaidāmo sarunu datums, preču nosūtīšanas nosacījumi un citi). Šeit pavadoņi pauž piekrišanu noteiktiem vienošanās punktiem.
No tā ir skaidrs, ka apstiprinājuma vēstule ir fakultatīvs dokuments. Bet tā nosūtīšana vēlreiz parāda partnerim, ar kādu uzmanību un cieņu pret viņiem izturas.
Pareizrakstības noteikumi
Lai saprastu, kā rakstīt apstiprinājuma vēstuli, jums jāzina biznesa dokumentu apstrādes pamatnoteikumi. Jums nevajadzētu sākt darbu, kamēr nav pilnībā izprasta šādas apelācijas jēga. Patiesībā nekas sarežģīts nav.
Šādai vēstulei, tāpat kā visai citai biznesa korespondencei, vajadzētu būt no trim daļām: virsraksta, teksta un secinājuma. Katram no viņiem ir sava semantiskā slodze:
- Pirmkārt, virsrakstā ir informācija par izbraukšanas datumu un izejošo reģistrācijas numuru.
- Saturs parasti tiek sadalīts divās daļās: ievads un pamatteksts. Šāda vēstule, kā likums, sākas ar pārsūdzību adresātam. Šie ir parastie labas formas noteikumi. Vairumā gadījumu tas tiek uzrakstīts uz partneruzņēmuma vadītāja vārda, bet dažreiz ieteicams šādu oficiālu papīru adresēt speciālistam, kurš tieši iesaistīts šī jautājuma risināšanā. Piemēram, pasūtījuma apstiprinājumu darbam var nosūtīt pārdošanas direktoram vai ražošanas vietniekam.
- Noslēgumā ir ierasts izteikt pateicību. Varat arī pievienot dažus vārdus par vēlmi turpināt sadarbību.
Šādas ziņas ļauj partneriem būt pārliecinātiem par otru.
Vēstules rakstīšana
Daži cilvēki sajauc šādu dokumentu ar paziņojumu. Bet starp abiem burtiem ir milzīga atšķirība. Viens no tiem vienkārši ziņo par faktu vai notikumu, bet otrs apstiprina konkrētas darbības pabeigšanu, pamatojoties uz iepriekšēju vienošanos. Lai izvairītos no kļūdām, jums jāzina, kādai vajadzētu izskatīties apstiprinājuma vēstulei. Paraugu var sagatavot patstāvīgi, jo šādai biznesa vēstulei nav speciāli apstiprinātas veidlapas.
Tas jāizsniedz uz nosūtītājas organizācijas veidlapas. Ja uzņēmumam tāda nav, tad var izmantot stūra zīmogu. Informācija jāievieto secīgi:
- Pirmkārt, kreisajā stūrī speciālajās slejās norāda numuru un datumu saskaņā ar ierakstu reģistrācijas žurnālā.
- Tad labajā pusē norādiet pilnu informāciju par adresātu (uzņēmuma nosaukums un adrese, saņēmēja amats un pilns vārds).
- Turpmāk ir uzrakstīta atslēgas frāze, kas satur šī ziņojuma būtību.
- Galvenā daļa sākas ar pārsūdzību adresātam. Labāk to darīt pēc nosaukuma un patronimika, un pašā sākumā pievienojiet vārdu "ievērots".
- Turklāt skaidriem vārdiem sakot, ir jāinformē par līguma nosacījumu izpildi.
- Pēc tam vajadzētu būt atzinības vārdiem.
- Jūs varat tekstu beigt ar frāzi "Sveicieni".
Dokumentu paraksta vadītājs, kas jāapstiprina ar organizācijas zīmogu.
