Ražošanas vidē bieži rodas situācija, kad kāds no darbiniekiem nolemj nodot šo vai šo informāciju savai vadībai. Šādu rakstiski izteiktu apelāciju sauc par “memorandu”. Kas ir šis dokuments un kā to sastādīt? Par to ir vērts runāt atsevišķi.
Pamatjēdzieni
Ikvienam darbiniekam ir tiesības sazināties ar savu tiešo vadītāju. Viņš to var izdarīt gan mutiski, gan rakstiski. Pirmajā gadījumā tas viss notiek līdz normālai sarunai, kas abām pusēm neko neuzliek par pienākumu. Otrajā apelācija jau ir oficiāla.
Šādu biznesa dokumentu sauc par “piezīmi”. Kāda ir atšķirība starp šādu dokumentu un citiem paziņojumiem, kas adresēti vadībai? Jautājuma būtība slēpjas tā pašā nosaukumā. Darbinieks izstrādā šādu dokumentu, lai ziņotu par konkrētu situāciju vai notikumu. Informācija var attiekties uz indivīdu, vietni vai ražojumu kopumā. Atkarībā no tā, kam tas tiek nosūtīts, piezīme var attiekties gan uz iekšējiem, gan ārējiem dokumentiem. Pirmā iespēja ir tad, kad darbinieks uzrunā jebkura līmeņa vadītāju dotajā uzņēmumā. Un otrais tiek iegūts, ja viņš nosūta savu dokumentu augstākai iestādei. Tad dabiski viņš nonāk ārējā līmenī.
Problēmas būtība
Parasti memorands tiek sastādīts konkrētam mērķim. To var uzrakstīt, lai:
- Labot situāciju. Piemēram, darbiniekam ir fakti, ka uzņēmums veic darbības, kas traucē normālu darba procesa gaitu. Viņš par to informē savu vadību ar lūgumu veikt atbilstošus pasākumus.
- Pasargājiet sevi no netaisnības. Tas notiek, kad cilvēks, redzot neobjektīvu attieksmi, nolemj par to paziņot tiešajai vadībai. Viņš to dara, meklējot palīdzību un aizsardzību.
- Uzlabot darbu. Dažreiz kāds no darbiniekiem pamana, ka citu departamentu vai struktūrvienību darbinieki pieļauj kļūdas, kas samazina efektivitāti. Tad viņš vēršas pie vadītāja, lai palīdzētu atjaunot kārtību.
- Izvairieties no nevēlamas atbildības. Tas notiek, ja notiek incidents. Paziņojis par viņu priekšniekiem, darbinieks rada sev labvēlīgus apstākļus, kad pret viņu nevar iesniegt sūdzības.
Katrā no šiem gadījumiem darbinieks ne tikai sniedz informāciju, bet arī lūdz palīdzību problēmas risināšanā.
Taisnīgs sods
Darba disciplīna paredz pilsoņa apzinīgu pienākumu izpildi, atrodoties darba vietā. Turklāt viņam jāievēro pieņemtais rīkojums un jāizpilda visi viņa darba devēja rīkojumi un rīkojumi. Bet dzīvē ne viss notiek tik gludi. Dažreiz darbinieku rīcība atšķiras no vispārpieņemtajām normām. Šajā gadījumā tiešie priekšnieki uzskata par savu pienākumu informēt uzņēmuma vadību par notiekošo. Šāda signāla rezultāts ir darba disciplīnas pārkāpuma memorands.
Parasti šajā dokumentā lieta attiecas uz:
- Īpašu rīkojumu neievērošana.
- Tiešo funkciju neizpilde attiecībā uz likumpārkāpēja stāvokli.
- Darba disciplīnas pārkāpumi. Tas attiecas uz prombūtnes gadījumiem, kavēšanos, piedzeršanos darba vietā un citiem.
- Prettiesisku darbību izdarīšana, kas saistīta ar administratīvu vai kriminālatbildību. Šajā gadījumā mēs runājam par zādzībām, sabojāšanu, piesavināšanos un citiem pārkāpumiem.
Katrā no šiem gadījumiem vainīgajam būs jāsedz pelnītais sods.
Dokumenta autors
Visbiežāk memorandu par darbinieku sastāda viņa tiešais priekšnieks. Tajā viņš pauž vadībai negatīvos sava padotā darbības aspektus.
Tajā pašā laikā dokumentā parasti ir ietverts autora personīgs vērtējums. Kopā ar savu redzējumu par problēmu viņš piedāvā iespējamos risinājumus. Bet pēdējais vārds, protams, būs vadītājam. Piemēram, darbinieks veica nodevību. Šajā gadījumā viņa priekšnieks sastāda direktoram adresētu dokumentu, kas parasti sākas ar vārdiem “Es pievēršu jūsu uzmanību”. Tad viņš sīki apraksta, kad pārkāpums noticis, un no savas puses piedāvā iespēju sodīt nolaidīgu darbinieku. Tā kā šāda piezīme attiecas uz iekšējās lietošanas dokumentiem, to var izdot uz parastas tukšas A4 formāta lapas. Teksts ir iesniegts patvaļīgā formā. To nosacīti var sadalīt divās daļās. Viens satur problēmas aprakstu, bet otrs satur secinājumus un konkrētus ierosinājumus, kas par to veikti.
Īpašs pārkāpuma gadījums
Viens no darba disciplīnas pārkāpumu veidiem ir darbinieka neizpilde uzdevuma, kuru viņam uzticējis galva. Tas var notikt, ja darbinieks aizmirsa, nevarēja vai vienkārši ignorēja šo rīkojumu.
Šāda rīcība tiek kvalificēta kā disciplīnas pārkāpums, un tiešais vadītājs sastāda memorandu par uzdevuma neizpildi. Par šādu pārkāpumu persona būs taisnīgi jāsoda. Bet tas notiks tikai pēc tam, kad viņš sniegs paskaidrojumus par notikušo. Ja iemesli, kas pamudināja darbinieku uz šādām darbībām, šķiet pārliecinoši, viņš var pat izvairīties no soda. Jautājums ir grūtāk atrisināms, ja darbinieka nepaklausība noved pie negatīvām sekām. Šeit viņš, visticamāk, nespēs palikt prom. It īpaši, ja šādas bezdarbības rezultātā tika nodarīts kaitējums vai tika nodarīts nopietns kaitējums. Sods šajā gadījumā tiks noteikts, pamatojoties uz attiecīgajiem normatīvajiem aktiem.
Kā sastādīt ziņojumu?
Jebkura līmeņa vadītājam jāzina, kā rakstīt piezīmi. Paraugu var izskatīt ar konkrētu piemēru. Pieņemsim, ka kāds darbinieks neieradās savlaicīgi strādāt, un tajā laikā kāds apmeklētājs viņu gaidīja tur, lai parakstītu svarīgu līgumu. Pēc dažām stundām darbinieks tomēr parādījās, bet laiks tika zaudēts, un klients jau bija aizgājis. Šāds akts satur vairākus pārkāpumus vienlaikus:
- vēlu uz darbu;
- pārtraukt iecelšanu;
- zaudējumi, kas uzņēmumam radušies, neparakstot līgumu.
Ja pašreizējo situāciju nav iespējams mainīt, priekšniekam ir pienākums par to informēt vadību.
Līdzīgam dokumentam vajadzētu izskatīties šādi:
- Pirmkārt, augšējā labajā stūrī ir rakstīts "vāciņš", kas norāda, kam un no kā tas ir vērsts.
- Tālāk centrā ir uzrakstīts tā nosaukums.
- Zemāk ir galvenais teksts, kurā informācija tiek ievietota noteiktā secībā. Vispirms nāk situācijas apraksts. Tad seko pieprasījums, lai palīdzētu to sakārtot. Pēc tam, pamatojoties uz visu iepriekš minēto, tiek izdarīts secinājums. Noslēgumā autors var izteikt savas idejas vai priekšlikumus, kā, viņaprāt, vislabāk izkļūt no šīs situācijas.
- Pašā apakšā viņš ievieto datumu un parakstu ar pilnu F. I. O. atšifrējumu un ieņemto amatu.
Atkarībā no iemesla piezīmes teksts var būt tikai informatīvs vai prasīt vadības iejaukšanos, lai atjaunotu kārtību.
