Išankstinė ataskaita - forma AO-1 - yra pagrindinis dokumentas, patvirtinantis atsakingų asmenų anksčiau sumokėtas lėšas. Ataskaitoje nurodyta suma išleidžiama šiems tikslams:
- kelionės išlaidos;
- išlaidos verslo ir veiklos reikmėms;
- darbuotojo patirtų kelionės išlaidų atlyginimas.
Avansas
Avansinis mokėjimas išleidžiamas remiantis organizacijos direktoriaus įsakymu, nurodant darbuotojų, kuriems skiriamos lėšos, sąrašą, laiką, tikslus ir sumą. Pinigai verslo keliautojams duodami pagal pavedimą išsiųsti juos į kelionę.
Forma užpildoma atskaitingas asmuo. Pateikiami dokumentai, įrodantys išlaidas. Buhalteris patikrina išlaidų ataskaitos užpildymą, sutvarko išlaidų dokumentus AO-1 forma ir išsiunčia formą pasirašymui vadovui.
Likusi suma grąžinama įmonės kasai. Negrįžimo atveju lėšos išskaičiuojamos iš darbuotojo atlyginimo, 137 skyrius Rusijos Federacijos darbo kodeksas (išskaitymas iš darbo užmokesčio, norint sumokėti skolas darbdaviui).
Išankstinio dokumento pildymo taisyklės
Išlaidų ataskaita yra dvišalis dokumentas. Viršelio pusėje yra nurodytas organizacijos pavadinimas, formos numeris, užpildymo data. Įvedami darbuotojo, skyriaus, skyriaus (jei yra) inicialai, kuriuose dirba darbuotojas, personalo numeris, pareigos.
Lėšų tvarkymo pavedime sumos paskirtis turi atitikti paskirtį.
Kairėje formos dalyje yra informacija apie avanso likutį ir faktiškai išleistą sumą. 1A eilutė užsienio valiuta. Lėšos atspindimos AO-1 forma ir skolos grąžinimas užsienio valiuta vyksta pagal Rusijos Federacijos centrinio banko kursą išlaidų ataskaitos pasirašymo dieną.
Galinėje formos pusėje išvardytos vartojimo prekės: važtaraščiai, kelionės dokumentai ir prekybos kvitai aktai ir kiti dokumentai. Nurodykite numerį, datą, pavadinimą, sumą rubliais ir užsienio valiuta (jei yra).
Esmė - atsakingo asmens parašas.
Rašymo schema
AO-1 formą užpildo tiek lėšų gavęs organizacijos darbuotojas, tiek buhalteris.
Kaip atrodo išlaidų ataskaita? Įmonės darbuotojo užpildymo pavyzdys pateiktas aukščiau esančioje nuotraukoje. Darbuotojas priekinėje dokumento pusėje nurodo įmonės pavadinimą, inicialus, pareigas, personalo numerį, avanso paskirtį (svetingumo ar verslo išlaidas) ir ataskaitos datą.
Įprastoje pusėje darbuotojas užpildo šias eilutes:
- 1 dalis - išlaidas patvirtinančio dokumento serijos numeris;
- 2 skiltis - išlaidų dokumento parengimo data: kai įvyko pirkimas, kelionė;
- 3 skiltis - čekio, važtaraščio ar išlaidas patvirtinančio akto numeris;
- 4 dalis - lėšų švaistymo rūšis: kanceliarinės išlaidos, bilietų kaina;
- 5 ir 6 eilutės - pagal ataskaitą suma rubliais ir užsienio valiuta.
Visa suma nurodoma eilutėje „Iš viso“, 5 arba 6 dalyse.
Užpildyta forma su vartojimo reikmenimis pateikiama apskaitos skyriui.
Kas dar įtraukta į išlaidų ataskaitą? Aukščiau esančioje nuotraukoje parodytas įmonės buhalterio pavyzdys. Buhalteris pasirašo AO-1 formos gavimą iš darbuotojo. Ant popieriaus nurodoma formos pateikimo data. Kvitas įteikiamas atskaitingam asmeniui.
Patikrinęs dokumento teisingumą ir išleidęs sumas, buhalteris užpildo eilutes:
- 7 ir 8 stulpeliai - apskaitai priimamos lėšos rubliais ir užsienio valiuta.
- 9 straipsnis - sąskaitų, kurios nurašomos nuo išleistų sumų, sąskaitų numeriai.
Formos pavadinimas užpildytas. Išlaidų ataskaitoje pateikiama informacija apie lėšų išleidimą: dokumento, kuriuo buvo išleistos sumos, numeris, data.Pateikiama informacija apie ankstesnio avanso likutį ar perviršį.
Stulpelyje „Apskaita“ formos pavadinime nurodoma informacija apie debetą ir kreditą. Informacija paimta iš formos formos 9 eilutės.
Tikrina aritmetinių skaičiavimų, dokumentų tvarkymo teisingumą. Forma pateikiama pasirašyti įmonės direktoriui.
Patvirtinus formą, išrašyta suma nurašoma ir galutinis atsiskaitymas su darbuotoju.
Likusi avanso dalis grąžinama į įmonės kasą pagal kvitą. Permokėtas lėšas įmonė moka už išlaidų orderis.
Jei darbuotojas negrąžino likusios sumos pagal ankstesnį dokumentą, jam negali būti išduotas naujas avansas.
Ataskaitos pateikimo terminas
Grįžęs iš komandiruotės darbuotojas pateikia išlaidų ataskaitą. Dokumento pateikimo terminas yra per tris dienas. 10 dienų - jei būtų kelionė į užsienį. Nepateikus formos, pažeidimas užregistruojamas grynųjų pinigų disciplina.
Jei mokesčių tarnyba nustato, kad nurodymo nesilaikoma, inspektoriai gali bandyti skirti baudą organizacijai pagal Administracinių teisės pažeidimų kodekso 15 straipsnio 1 dalį už administracinius pažeidimus. Nors įstatymai nenumato atsakomybės.
Paskirtų lėšų kontrolė yra įmonės užduotis.
Dokumentai užsienio kalba
Jei darbuotojas, atvykęs iš užsienio verslo vizos, pateikia dokumentus, įrodančius lėšų išleidimą užsienio kalba, būtina atlikti vertimą iš eilės.
Apskaitos atitikties reglamento 9 straipsnis nustato, kad vertybiniai popieriai turi būti išversti į užsienio kalbą. Pirminių dokumentų vertimą gali atlikti kiekvienas užsienio kalbą mokantis darbuotojas. Tik skaičiai yra tiksliai nurodyti. Likusios informacijos negalima parašyti pažodžiui.
Išankstinę ataskaitą su vertimu patvirtina vyriausiasis organizacijos buhalteris arba kitas įgaliotas asmuo.
Ataskaitos forma užpildyta vienu egzemplioriumi. Rengiant formą, dalyvauja bent trys žmonės: atskaitingas asmuo, buhalteris, direktorius.
