Vargu ar egzistuoja tokia įmonė, kurioje niekada nereikia pirkti ką nors grynaisiais ar siųsti darbuotojo į komandiruotę. Tai reiškia, kad išlaidų ataskaita komandiruotės jame, darbo su dokumentais tvarka - aktualijos. Jei jums svarbu juos suprasti, perskaitykite straipsnį.
Kas yra išlaidų ataskaita?
Tai yra dokumentas, kuriame yra informacijos, kokiu tikslu buvo išleistas avansas, išmokėtas darbuotojui oficialiais tikslais. Kaip įrodymai prie ataskaitos pridedami patvirtinamieji dokumentai: čekiai, bilietai, važtaraščiai ir kiti finansiniai dokumentai.
Ataskaitai yra patvirtinta standartinė forma Nr. AO-1. Dokumentas priklauso pagrindinei grupei. Formos užpildyme dalyvauja atskaitingas asmuo, tai yra asmuo, kuris gavo pinigus užduočiai atlikti. Apskaitos užduotis yra patikrinti išlaidų ataskaitą, atspindėti įrašus apskaitoje. Formą sudaro dvi dalys: bazė, kuri lieka sandėlyje, ir kvitas, perduotas darbuotojui.
Kaip atspindėti ataskaitą apskaitos programoje?
Siekiama atspindėti duomenis apie atsakingus asmenis rezultatas 71, kuri priklauso aktyviųjų-pasyviųjų grupei. Pažvelkime į tai, kaip sudaryti išankstinę ataskaitą, įtraukus į šį dokumentą duomenų bazėje.
Viskas prasideda nuo lėšų išleidimo atskaitingam asmeniui. Įrašas atliekamas dėl 71 debeto ir 50 kredito, jei lėšos išleidžiamos iš įmonės kasos. Taip atsitinka, kad avansas pervedamas iš einamosios sąskaitos į banko kortelę, tada įrašas bus Dt 71 Kt 51. Dokumentas yra arba grynųjų pinigų išdavimo išlaidų orderis su parašu atskaitingas asmuo arba bankininkyste mokėjimo nurodymas sąskaitos išrašas.
Atlikę užduotį ir pateikę patvirtinamuosius dokumentus, turite uždaryti avanso sumą. Debete gali būti skirtingų sąskaitų, tai priklauso nuo to, kam buvo išleisti pinigai. Jei perkant medžiagas, tada suaktyvinta 10 sąskaita, jei už prekes, tada 41. Išankstinėje komandiruotės ataskaitoje nurodoma: 20, 26, 44 sąskaitų debetas, atsižvelgiant į tai, ar kelionė yra susijusi su įmonės gamybine veikla, ar su prekyba. Apskritai, įrašas atrodys taip: Dt 10 (41, 20, 26, 44) Kt 71.
Retai būna, kad suma išrašoma tiksliai. Paprastai daugiau pinigų nei reikia arba mažiau. Jei norite grąžinti nepanaudotą sumą, nurodoma 50 Dt 71 Dt, jei išlaidų ataskaita buvo viršyta - 71 Dt 71 Kt (51).
Jei darbuotojui pasirodė nesąžininga, jis pasisavino pasisavinimą ar nepateikė dokumentų, tada įrašas Dt 94 Kt 71 yra nurašomas - sumos nurašymas atsižvelgiant į įmonės trūkumą ir nuostolius. Tada Dt70 Kt 94 - pinigų, išleistų iš darbuotojo atlyginimo, išskaitymas iš išlaidų ataskaitos. Pagrindinės operacijos tuo ir baigiasi.
Ataskaitų pateikimo terminai ir atsakomybė
Pagal įstatymą, atskaitingas asmuo privalo per tris dienas nuo darbo paskyrimo pateikti apskaitos skyriui patvirtinamuosius dokumentus.
Jei darbuotojas to nepadarė, tada išduota suma laikoma paskola darbuotojui. Buhalteris turi apskaičiuoti materialinę naudą iš įmonės išteklių naudojimo. Be to, būtina kaupti ir pervesti į biudžetą gyventojų pajamų mokestį nuo materialinės naudos sumos, tokiu atveju tarifas yra 35 proc.
Atsakomybė yra gana rimta, todėl geriau nepažeisti patvirtinamųjų dokumentų pateikimo terminų.
Kaip užpildyti išlaidų ataskaitą?
Forma paprastai išduodama įmonės apskaitos skyriuje. Galite naudotis specialiomis paslaugomis internete.
Ataskaitos eilės numerį surašys buhalteris, darbuotojas turi nurodyti užpildymo datą. Tada duomenų bloke įvedama informacija apie organizaciją: vardas, pavardė, OKPO, vadovo pareigos ir vardas, vyriausiojo buhalterio ir buhalterio, kuris tiesiogiai susijęs su ataskaitos tikrinimu, vardas ir pavardė.
Toliau užpildoma informacija apie atsakingą asmenį: pilnas darbuotojo vardas, pavardė, pareigos, padalinio pavadinimas ir kodas, personalo numeris.
Abi šios apskaitos skyriaus išleistos formos skiltys paprastai jau yra užpildytos.
Į specialią lentelę turite įvesti visus patvirtinamuosius dokumentus su skaičiais, datomis ir vardais, nurodykite kiekvieno sumą. Apskaičiuokite bendrą.
Kontrolė ir patvirtinimas
Pateiktas dokumentas yra tikrinamas, apskaitos įrašai daromi išankstinėse ataskaitose. Kas yra kontrolė?
Visų pirma, jūs turite įsitikinti, kad išlaidos buvo tikslingos. Tada patikrinamas visų reikalingų dokumentų buvimas, jų vykdymo teisingumas. Būtina kontroliuoti ir pildyti ataskaitą, ypač atkreipti dėmesį į aritmetinę dalį.
Grynųjų pinigų išlaidos patvirtinamos čekiais, suskirstant pozicijas ar pridedamus pardavimo kvitus, grynųjų pinigų priėmimo priežastis, kitas griežtų ataskaitų formas.
Jei darbuotojas mokėjo kreditine kortele, tai turėtų būti mokėjimo terminalų kvitai, čekiai.
Atskaitingam asmeniui reikia išduoti kvitą, kad visi reikalingi daiktai buvo perduoti ir priimti patikrinimui. Ataskaita patvirtinama vadovo, vyriausiojo buhalterio ir atsakingo specialisto parašais. Patikrinus ir patvirtinus išankstines ataskaitas, paskelbimas buvo atliktas, jos siunčiamos saugoti.
Ar galiu atskaityti PVM?
Jei čekiai naudojami kaip pagrindžiantys dokumentai, neįmanoma priskaičiuoti PVM už juos atskaitymams, net jei jie yra pažymėti dokumente. Pagrindas yra tik sąskaita faktūra, jei tokia yra, išskaita yra teisėta.
Atskaitingų asmenų ratas
Ne kiekvienas darbuotojas turi teisę gauti avansą. Jei organizacija duos pinigų visiems, tai kels reguliavimo institucijų klausimus. Todėl atsakingų asmenų ratas turėtų būti ribotas. Tai apima tik tuos darbuotojus, kurie pagal savo darbo pobūdį faktiškai turėtų atlikti užduotis, už kurias reikia sumokėti avansą.
Be asmenų rato ribojimo, turėtų būti nustatytas ir sumos apribojimas. Tai sudaroma pasitelkiant specialų užsakymą, kuriame nurodoma, kas tiksliai turi teisę gauti avansą, kokiais tikslais ir kokiu mastu. Užsakymas saugomas apskaitoje.
Jei darbuotojas anksčiau nepranešė apie jam išduotą sumą pagalbinėje ataskaitoje, jis neturi teisės gauti avanso, kol nebus pateikti pagrindžiantys dokumentai.
