Darbo procesą sudaro vadovo užduočių nustatymas ir jų įgyvendinimas įmonės darbuotojui. Laikas nuo laiko kiekvienas darbuotojas parengia pažangos ataskaitą. Dažnumas priklauso nuo įmonės vidaus taisyklių, taip pat nuo formos. Negalima nuvertinti šio dokumento aktualumo vadovybei.
Šiame straipsnyje apžvelgsime, kaip tinkamai sudaryti atlikto darbo ataskaitą, dokumento užpildymo pavyzdį ir keletą patarimų, kaip jį paruošti.
Kodėl reikia mokėti tinkamai pranešti apie darbą
Darbo eigą galima pateikti kaip sudėtingą mechanizmą, kuriame kiekvienas įmonės darbuotojas yra įrankis. Šiame pavyzdyje organizacijos vadovas yra inžinierius, kuris privalo užtikrinti, kad visi mechanizmai veiktų sklandžiai ir kuo greičiau.
Realiame gyvenime viršininkams gana sunku įvertinti, kaip gerai darbuotojai dirba, jei nemato savo darbo rezultatų. Todėl beveik visose įmonėse vadovybė įpareigoja kiekvieną darbuotoją reguliariai rengti atlikto darbo ataskaitą. Dažnai šis dokumentas yra kuriamas 1 savaitę. Taigi viršininkai gali pamatyti, ką darbuotojai darė, taip pat kaip jie buvo naudingi įmonei.
Klaidingas pavyzdys
Dokumentas yra laisvos formos. Galbūt todėl yra daugybė pranešimų, kuriuose su niekuo nekalbama su vadovybe arba verčiama galvoti, kad darbuotojas nesusidoroja su jam priskirtomis funkcijomis. Be to, konkretus darbuotojas gali būti tikras darbštus darbuotojas ir per daug įvykdyti savo planą. Dėl to kalta neteisingai parengta ataskaita apie nuveiktus darbus. Tokio dokumento pavyzdys pateiktas žemiau.
„Kam: Planavimo skyriaus vedėjui Ivanovui P. M.
Iš: 1-osios kategorijos planavimo skyriaus ekonomistas Petrovas J. R.
Dokumento rūšis: pažangos ataskaita laikotarpiui nuo 02.15.16 iki 02.19.16
Baigta:
- įgyvendinta darbo valandos gamybos cechas;
- laiko apskaitos rezultatai įtraukti į darbo programą;
- apskaičiuoti nauji laiko standartai;
- Buvo sudaryti atsakymai į darbo inspekcijų, taip pat kelių klientų, prašymus;
- dalyvavo konferencijoje apie darbo efektyvumo didinimą įmonėje.
Sudarymo data: 2016 m
Pasirašyta: Petrovas J. R. “
Jei darbuotojas surašys tokiu būdu atlikto darbo ataskaitą, vadovybė laikys, kad jis nėra pakankamai įkeltas.
Kokios klaidos?
Aukščiau pateiktas pavyzdys aiškiai parodo standartines tokių dokumentų ruošimo klaidas.
Pagrindiniai iš jų yra:
- trūksta užduočių, kurios buvo įvykdytos, sąrašo;
- kito ataskaitinio laikotarpio planų;
- konkretumo stoka;
- nėra analizės;
- darbuotojo iniciatyvumą pabrėžia pasiūlymų trūkumas jo darbo srityje.
Pirmiau išvardyti reikalavimai turėtų būti naudojami tiek rengiant savaitės formas, tiek rengiant metų atliktų darbų ataskaitą.
Tinkamas pasirinkimas
Tikėtina, kad pirmą kartą sudarius kokybės ataskaitą nepavyks. Kad jums būtų lengviau, pateikiame pavyzdį, kaip parašyti vadovui ataskaitą apie atliktą darbą, nurodytą pirmame pavyzdyje:
„Kam: Planavimo skyriaus vedėjui Ivanovui P. M.
Iš: 1-osios kategorijos planavimo skyriaus ekonomistas Petrovas J. R.
Gimimo rezultatų ataskaita (02.15.16–19.02.16 gg.)
Ataskaitinę savaitę man buvo paskirtos šios užduotys:
- Atlikti gamybos cecho, kuriam trūksta dabartinių laiko standartų arba yra pasenę, darbo laiką.
- Remdamiesi matavimais, paruoškite patvirtinti naujus atitinkamo struktūrinio padalinio darbo standartus.
- Dalyvaukite konferencijoje apie darbo efektyvumo didinimą įmonėje, numatytą 2016 02 18, parenkite klausimus ir pasiūlymus.
Buvo atliktos visos užduotys, būtent:
- 5 kartus buvo praleista ir tiek pat naujų standartų buvo surašyta gamybos cecho darbui;
- dalyvavo konferencijoje, memu su pasiūlymais.
Be to, darbas buvo atliktas gaunant dokumentus, būtent:
- Surinko 2 atsakymus į IOT užklausas.
- Atsakymai į gr. Jurjeva A. A., Zhakova S. I., Mileeva K. B.
Laikotarpiui nuo 02.22.16 iki 02.26.16 planuojama komandiruotė, siekiant patikrinti Pečersko filialo struktūrinio padalinio darbą.
Sudarymo data: 2016 m
Parašas: Petrovas J. R. “
Sutikite, kad ši ataskaitos versija skaito geriau, o vadovybė gali pamatyti, kaip gerai dirba vienas iš darbuotojų.
Kaip rašyti ataskaitas ilgesniam laikui?
Žinoma, vieną savaitę gražiai piešti ant popieriaus nėra sunku. Sudėtingiau yra surašyti ataskaitą apie pusmetį ar net metus nuveiktus darbus. Tačiau tai padaryti yra lengviau, nei gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio. Pvz., Jei turite reikiamo laikotarpio savaitines ataskaitas, galite saugiai jomis naudotis.
Didžiausias tūris - 1 lapas A4 formato
Tuo pačiu metu turėtumėte pabandyti šiek tiek padidinti informaciją, kad rezultatas tilptų 1–2 puslapiuose. Tuo atveju, jei savaitiniai rezultatai organizacijoje nebus vykdomi, bet jūs buvote įpareigotas sudaryti metų darbo ataskaitą, nepanikuokite ir kovokite dėl isterijos.
Visa informacija yra aplink jus: peržvelkite pranešimų istoriją dokumentų žurnaluose ar el. Laiškuose, atidarykite aplanką su savo ataskaitomis, išnagrinėkite kelionių lapus. Visa tai padės prisiminti išnaudojimus, kuriuos atlikote per darbo metus.
Apibendrinant
Aukščiau pateikėme keletą pavyzdžių, kaip parašyti pažangos ataskaitą. Svarbiausia yra nurodyti atliktas operacijas, nurodant kiekybines charakteristikas (tiek kartų, tiek daug, tiek gabalų ir tt). Taigi jūs tiksliai informuosite vadovą, kiek tiksliai galėjote atlikti.
Nepamirškite ataskaitos pradžioje nurodyti konkrečių užduočių, kurias jums pavesta atlikti, sąrašą. Svarbi dalis yra ataskaitos užpildymas. Būtinai parašykite, ką norite artimiausiu metu realizuoti darbe. Tokiu būdu parodysite, kad atrodote platesnė nei jūsų tiesioginių pareigų ir funkcijų sritis, kurias turite atlikti pagal pareigybės aprašymą.
Taip pat galite apsvarstyti aukščiau pateiktą pavyzdį.
Kad būtų lengviau sudaryti tokias ataskaitas, kiekvieną dieną nuveiktus darbus galite įrašyti į užrašų knygelę ar elektroninį dokumentą. Šiai smulkmenai per dieną praleisite tik 3–5 minutes. Tai nėra tiek daug. Tačiau dėl tokių įrašų bet kada ateityje galėsite sukurti savo darbo ataskaitą be jokių problemų.
