Memo yra tarpvalstybinis dokumentas, per kurį vyksta oficialus darbuotojų bendravimas. Jos turinys sumažinamas iki užduočių atlikimo, bet kokių užduočių atlikimo ir pan., Tai yra darbo klausimų. Nepaisant to, kad memo rašymas yra paprastas dalykas ir nereglamentuojamas labai griežtomis taisyklėmis, vis dėlto juos turite žinoti. Šiame straipsnyje mes apsvarstysime šios dokumentacijos, tipų ir kt. Sudarymo tvarką.
Funkcija
Aptarnavimo pobūdžio pobūdis yra informacinis, tai reiškia, kad jame yra tam tikri pranešimai, pranešimai, instrukcijos ir tt. Jame nagrinėjamos problemos yra susijusios su konkrečiu darbuotoju, kuriam jis buvo išsiųstas. Kitaip tariant, pranešimas yra komunikacijos įmonės viduje įrankių rinkinys.
Pastaba: privalomasis pranešimas nebuvo sudarytas Tai yra papildomas dokumentas, nors jo pagrindu gali būti sudaromi įsakymai ir instrukcijos.
Praktika
Šis memorandumas laikomas dažnai naudojama dokumentacija, tuo pačiu metu neįtrauktu į oficialiai įslaptintų valdymo dokumentų sąrašą. Plačiai naudojamas, jis tampa bendravimu horizontaliuoju lygmeniu: tai yra, jį sudaro vieno padalinio darbuotojas, norėdamas perduoti prašymą ar pasiūlymą kito darbuotojui.
Svarbu: valdymo objektų, tarp kurių bendraujama per atmintinę, statusai turėtų būti lygiaverčiai. Kitu atveju dokumentas laikomas ne atmintine, o atmintine.
Naudojimo tikslas
Atmintį už darbą galima naudoti įvairiais atvejais.
Štai keletas pavyzdžių:
- už priemokas darbuotojams;
- išsiųsti darbuotoją į komandiruotę;
- pranešti logistikos skyriui apie įrangos gedimus;
- pirkimo memo;
- saugumo vadovo pranešimas iš bet kurio kito padalinio vadovo apie pašalinių asmenų (ne darbuotojų) poreikį patekti į įmonės pastatą su priežastimis;
- apskaitos skyriui atsiųsto prašymo memorandumo forma paskirstyti materialinius išteklius tam tikriems poreikiams ir kt.
Pasirinkti atsiminimų rašymo atvejai
Nors raštas laikomas vidiniu popieriumi, viena jo atmainų yra dokumentas, išsiųstas atestacijos komisijai. Tačiau vis dar įprasčiau naudoti lipnius užrašus vien tik darbiniam bendravimui.
Kaip parašyti atmintinę?
Pagrindinės memo rašymo taisyklės yra panašios į bet kurias kitas. Tai apima rašymą A4 formato lape, instrukcijas, kam ir kam jis siunčiamas, pažymėjimą pagal datą ir parašą. Bet kaip parašyti atmintinę laikantis visų reikalavimų?
- centre (taip pat leidžiama kairėje lapo pusėje) įrašykite atitinkamą dokumento pavadinimą;
- Datos rašymo galimybės yra dvi - tiek arabiškais skaitmenimis, tiek mėnesio nurodymu žodžiais;
- pavadinime prie pagrindinės antraštės galima pridėti trumpą dokumento turinio aprašymą;
- Informacija apie siuntėją ir gavėją turi būti išsami: vardas, pavardė ir vardas, vardas ir pavardė, visas pareigybės ir padalinio (padalinio), prie kurio priskiriama ši pareigybė, pavadinimas.
Aptarnavimo turinio turinys
Atsakymas į klausimą, kaip rašyti atmintinę, apima ne tik šio dokumento detales ir atributus, bet ir tai, koks turėtų būti jo turinys.
Nagrinėjamame darbe nereikalaujama pasakyti problemos esmės labai sausa ir oficialia kalba - laisvas pasakojimas yra leidžiamas, tačiau konkrečiai atspindintis rašymo priežastį.
Turinys paprastai yra padalintas į dvi dalis. Pirmasis iš jų vadinamas preambule. Trumpai pasakojama apie tai, kas paskatino drafą parašyti atmintinę ir nusiųsti ją konkrečiam darbuotojui.
Antroji dalis laikoma pagrindine, ji taip pat yra didesnė už preambulę. Šis tekstas apima tiesioginio prašymo ar pasiūlymo pareiškimą. Prie jo galima pridėti situacijos analizę, išvadas ir rezultatus.
Forma
Paklausus, kaip rašyti atmintinę, kai kurios įmonės savo darbuotojams tiesiog pateikia specialią formą. Tačiau reikia pažymėti, kad tai nėra privalomas suvienijimas - GOST teikia tik patariamąsias nuostatas (dėl šriftų, matmenų ir tarpo) be patvirtinto pavyzdžio. Tačiau jei tai egzistuoja tam tikroje įmonėje, geriausia jos laikytis.
Aptarnavimas ir atmintinės
Šiek tiek aukščiau rašte buvo pažymėta, kaip skiriasi oficialūs ir ataskaitiniai užrašai. Tačiau daugelis žmonių vis dar linkę painioti juos vienas su kitu.
Dažniausios klaidos yra šios:
- darbuotojui skirtas pranešimas apie viršininką (faktiškai ataskaita);
- apie atlyginimo didinimą;
- apie paaukštinimą.
Pastarieji du susiję su vertinimu ne horizontaliu, o vertikaliu lygiu, o tai paneigia memo apibrėžimą.
Svarbu: atmintinių skirstymas į memus ir aiškinamasis a priori yra neteisingas.
Registracija
Visos atmintinės įrašomos registre. Priklausomai nuo to, kaip kiekvienoje bendrovėje organizuojamas dokumentų tvarkymas, su tuo gali susidoroti tas, kas parengė popierių, arba tas, kuris jį gavo. Bet kokiu atveju tai lemia tai, kad tarnybiniam raštui suteikiamas unikalus numeris, kuris turėtų būti nurodytas jo tekste.
Atminties pavyzdys
„Pardavimų departamentas, Informacinių technologijų skyriaus direktorius V. A. Kutsak
Memo
№ 19-43/102
2015 m. Balandžio 13 d
Tikrinant kompiuterio būseną jo veikimui
Nuo 2015-10-04 asmeniniame prekybos darbuotojo R. D. Maksimenko kompiuteryje yra įprastų gedimų, būtent: perkrovimas nesuteikus šios komandos kompiuteriui, problemos įjungiant / išjungiant, taip pat ekrano mirgėjimas. Dėl aprašytų prašau jūsų skyriaus specialistų atlikti reikiamą diagnostiką, kad būtų galima nustatyti gedimų priežastis, taip pat sėkmingai jas pašalinti. Aš siūlau bandymų rezultatus paskelbti raštu, apibendrinant tolesnius veiksmus: mašinos remontą ar pakeitimą.
Skyriaus vedėjas L. A. Kudryavtsevas “
Tarkime, paaiškėjo, kad kompiuteris nepataisomas. Tokiu atveju mes surašome atmintinę, kaip nurašyti įrangą.
Eksploatavimo nutraukimo pažymos pavyzdys
"Pardavimų skyrius, Logistikos direktorius Katedra M. A. Oleinik
Memo
№ 21-45/104
2015 m. Balandžio 16 d
Apie neveikiančio kompiuterio išmontavimą
Nuo 2015 m. Balandžio 10 d. Pardavimų darbuotojo R. Maximenko asmeniniame kompiuteryje įvyko nuolatiniai gedimai. IT skyriaus specialistų atlikta diagnostika parodė, kad kompiuteris netinkamas tolesniam darbui. Šiuo atžvilgiu prašau nurašyti aukščiau nurodytą įrangą, kad ji neveiktų.
Skyriaus vedėjas L. A. Kudryavtsevas “
Be jos, jums reikės dar vieno užrašo - pakeisti nebenaudojamą įrangą.
Įrangos pakeitimo pastaba
„Pardavimų departamentas, logistikos departamento direktorius M. A. Oleinik
Memo
№ 22-46/104
2015 m. Balandžio 17 d
Apie sugedusio kompiuterio pakeitimą
Skyriaus specialisto Maksimenko R. D. asmeninis kompiuteris buvo uždarytas ir turi būti pakeistas dėl jo neveiklumo (pagal 2015 m. Balandžio 15 d. Dok. Nr. 20-44 / 103).Pateikite naują įrangą, kuri atitiktų nutrauktus parametrus. Prašome informuoti apie įgyvendinimą raštu. Prie pastabos pridedu informacinių technologijų skyriaus ataskaitą apie diagnostiką ir jos rezultatus.
Skyriaus vedėjas L. A. Kudryavtsevas “
Pabaigoje
Paprastai memo rašymas nesukelia problemų. Šis tarpvalstybinis dokumentas yra gana pažįstama komunikacijos priemonė tarp skirtingų valdžios lygių. Tik „painiava“ tarp memų ir memų gali sukelti sąlygines kliūtis (straipsnyje nurodoma, kaip jie skiriasi).
Kai kuriose įmonėse memorandumai sudaromi tik pagal įvestą ir patvirtintą modelį (šiuo atveju geriau kaupti specialias jiems skirtas formas), kitose - daugiau nei nemokamai.
Sudarant šį dokumentą, reikėtų vadovautis tomis pačiomis taisyklėmis, kaip ir kitiems dokumentams - šriftas ir tarpai pagal GOST, rašto galiojimo data ir parašas.
Apskritai, atmintis yra labai patogus įrankių rinkinys, kurį lengva įsisavinti, o teisingai naudojant, yra gerai koordinuojamas ir aiškus organizacijų komandos darbas. Tai padeda palaikyti holistinį ryšį tarp padalinių, taip pat sustiprina jų sudarytą struktūrą.
