Didelės korporacijos, turinčios daug padalinių, neišvengiamai susiduria su vidaus darbo eigos problema. Pažangiose įmonėse tokia procedūra yra kompiuterizuota, kuklesnėje versijoje tai yra susirašinėjimas ant popieriaus nešėjų. Nepaisant to, bet kokio formato verslo rašymo normos išlieka tos pačios. Paprastai toks dokumentas vadinamas atmintine.
Kokiais atvejais jūs darote atmintinę
Santykiai tarp vienetų yra subtilus dalykas, todėl kartais reikia rašyti. Tarkime, kelių geografiškai nutolusių padalinių darbuotojai kartu dirba prie projekto. Norint keistis patikima informacija, neužtenka telefono, reikia rašytinių šaltinių.
Arba kitas, mažiau malonus variantas: už tarnybinių pareigų pažeidimą reikia patraukti darbuotoją drausmine atsakomybe. Kaip įrodyti, kad toks pažeidimas iš viso egzistavo, ir kas jį sudarė? Žinoma, pasitelkiant rašytinius šaltinius: nutarimus, vidinį susirašinėjimą, rašytines instrukcijas ir kitas panašias pastabas.
Kartais gali reikėti pateikti prašymą ar atkreipti visų darbuotojų dėmesį į svarbią informaciją. Tai galima padaryti naudojant atmintinę.
Tai yra, memo pavyzdys gali būti naudingas įvairiais įmonės klausimais:
- darbas;
- pagal susitarimą;
- administracinis ir vadybinis;
- drausmės;
- administracinis;
- profesinė sąjunga;
- informacinis.
Ir šis sąrašas nėra baigtinis.
Privalomos detalės
Memo, visų pirma, yra dokumentas, todėl jis turėtų būti sudaromas laikantis verslo darbo eigos taisyklių, daugiausia dėmesio skiriant atrankai. Kompetentingai surašyto memo pakanka norint išspręsti gamybos problemą. Dokumente turėtų būti ši informacija:
- kam skirtas pranešimas;
- kokia jo esmė, pagrindimas, nuoroda į įstatymus, normas, instrukcijas;
- paraiškos - jei tokių yra;
- kas pasirašė - skyriaus vadovas, turintis teisę pasirašyti vidinius dokumentus;
- kas sudarė - atlikėjas, kuris tiesiogiai sudarė pavyzdinį įteikimo aktą;
- dokumento registracijos numeris ir data, kada jis buvo išsiųstas adresatui.
Paprastai paslaugų įrašai sudaromi pagal gavėjų skaičių originaluose ir vieną siuntėjo kopiją. Jei gavėjų yra daug, tada jie pateikiami hierarchijoje dešinėje lapo pusėje.
Kaip parašyti atmintinę
Dokumento pavyzdį galima rasti bet kuriame informaciniame leidinyje, kuriame yra verslo laiškas, arba verslo dokumentų rinkiniuose. Forma memu nėra specialiai patvirtintas. Iš esmės, sudarydami duomenis, jie vadovaujasi verslo apyvartos normomis ir nusistovėjusia praktika.
Tačiau yra vadinamieji valstybiniai standartai, reglamentuojantys dokumentų formą. Jie nustato tam tikrus reikalavimus įmonės vidinei dokumentacijai, nurodoma, kur turėtų būti šie ar tie užrašai, kaip teisingai nurodyti inicialai arba teisingai pasirašyti dokumentus pavaduotojui, kai nėra vadovo.
Atsižvelgdami į viską, kas parašyta, galite naudotis žemiau pateiktu pavyzdžiu apie paslaugą. Žinoma, pateikimo logika ir pagrindimas, kuriuo remiasi sudarytojas, turėtų būti gerai apgalvoti, nes formatas lems dokumento suvokimą, taigi ir jo veiksmingumą. Patikimas ir gerai apgalvotas dokumentas visada yra patikimesnis.
Atminties pavyzdys
HR direktorius
UAB "Energosbyt"
Titenko V.A.
Atsiminimai
Dėl dokumento išdavimo darbuotojui
Nr. 214 / OK, 2014 m
2014-05-31 įmonė gavo antstolio raštą, pagal kurį darbuotoja Degtyareva Irina Pavlovna turėtų atvykti jo apžiūrėti, nes teismo sprendimu ji yra skolininkė išieškoti sumą Užimtumo centro naudai.
Turimais duomenimis, nurodytas darbuotojas dirba Elektros skyriuje dispečeriu.
Remdamasis antstolio reikalavimais, prašau skubiai užtikrinti pridedamo šaukimo įteikimą Degtyareva Irinai Pavlovnai prieš parašą, o jo kopiją su parašu išsiųsti paštu antstoliui.
Priedas: šaukimas 2 egzemplioriais.
Linkėjimai
Teisės skyriaus vedėjas
M.V. Blanche
Ispanų kalba Oleva I.R.
5027982
Šiame formate galite užduoti bet kokį klausimą, svarbiausia sutelkti dėmesį į pavyzdinį paslaugų raštelį ir nepamiršti nurodytų reikalavimų pagrindimo.
Memo - vidinis dokumentas
Memo pavyzdys pateikia jo parengimo tvarkos idėją. Reikia atsiminti, kad šis dokumentas, kad ir koks būtų jo objektas, išlieka vidiniu įmonės reikalu.
Paprastai įmonė išduoda specialų įsakymą ribotos prieigos informacijai nustatyti, pagal kurią trečiųjų šalių prašymu galima atsisakyti išduoti oficialių dokumentų kopijas ar, be to, originalus.
Tačiau reikia atsiminti, kad teisėsaugos ir teisminių institucijų prašymu oficiali korespondencija gali tapti tyrėjo ar teisėjo nuosavybe. Šiuos dokumentus taip pat turi teisę reikalauti kontrolės įstaigos. Turint tokią galimybę, geriau iš karto teisingai ir apdairiai surašyti dokumentą, nes to, kas parašyta rašikliu, kirviu nupjauti negalima. Tam labiausiai tinka pavyzdinis aptarnavimo raštas.
