Beveik kiekvienas darbuotojas turėtų turėti po ranka atsiminimų pavyzdį. Tai labai svarbus vidinės komunikacijos dokumentas, be kurio neįmanoma normaliai funkcionuoti daugumai didelių institucijų.
Ataskaitos pastabos apibrėžimas
Atmintis yra dokumentas, skirtas perduoti informaciją vertikaliai tarnybai iš apačios į viršų. Ketinama informuoti tiesioginį viršininką apie faktus ir įvykius, įvykstančius atliekant darbus.
Ataskaitą teikiančio darbuotojo informavimas, sudarytojas, siūlo ne tik priemones, kurias reikia pritaikyti išanalizavus situaciją.
Beveik kiekvienas skyriaus vadovas moka rašyti memu. Pavyzdys ji visada darbalaukyje. Ataskaitos struktūra beveik tokia pati, tačiau šiek tiek kitoks dėmesys.
Atsiminimai yra siunčiami horizontaliai nuo galvos iki vieno lygio galvos. Ataskaitos rašomos vertikaliai iš pavaldinio tiesioginiam vadovui.
Užrašų tema
Memorandumo rašymo priežastis gali būti bet koks įvykis įmonėje. Pavyzdžiui, šiais laikais memorandumo apie darbuotojų grubumą pavyzdys nėra toks dažnas reiškinys, tačiau net prieš 30–35 metus tai buvo plačiai paplitęs reiškinys.
Šiandien vis dažniau pranešama apie tarnybinių pareigų neatlikimą, apie vėlavimą. Jie taip pat gali būti sudaromi atsižvelgiant į konkretaus darbuotojo ar viso skyriaus personalo prašymą.
Darbuotojai taip pat rašo ataskaitas, informuodami apie iš aukštesnių institucijų gautų nurodymų vykdymą, ypač jei jie buvo duoti raštu.
Gamybos incidentai, nenumatytos situacijos ar planuojami veiksmai taip pat reguliariai tampa informacine proga ataskaitai rašyti. Todėl šio dokumento tema yra gana plati ir gali apimti absoliučiai visus gamybos proceso aspektus, apie kuriuos turėtų būti pranešta aukštesnėms valdžios institucijoms.
Ataskaitų teikimo dėmesys
Kiekviena įmonė žino, kad yra dviejų tipų atmintinės: vidinės ir išorinės. Dažniau naudojamas vidinis. Jie neperžengia vieno struktūrinio vieneto ribų ir yra siunčiami iš darbuotojo tiesioginiam vadovui. Kiekvienas, kuris turi tokį poreikį, gali jį parašyti. To pavyzdys yra pranešimas apie oficialių pareigų nevykdymą, kurio pavyzdys yra kiekviename personalo skyriuje.
Išorės ataskaitos peržengia struktūrinio padalinio ribas ir yra siunčiamos jo vadovo vardu aukštesniam vadovui. Jei vidinę dalį galima sudaryti iš įprasto A4 formato lapo, tada išorė siunčiama tik ant blanko ir yra patvirtinta vieneto antspaudu, jei toks yra. Bet abu šie tipai turi būti sudaromi griežtai laikantis GOST, kitaip jų negalima pridėti prie bendros įmonės dokumentacijos.
Rekvizitai
Pagal GOST, kiekviename memo pavyzdyje turi būti tam tikros detalės, be kurių dokumentas nebetenka galios.
Ataskaita prasideda informacija, nurodančia įmonės ar jos struktūrinio padalinio pavadinimą. Be to, kaip ir pareiškime, yra antraštė, nurodanti adresatą ir užrašo autorių. Labai svarbu nurodyti vardą ir pavardę.Dokumento pavadinimas rašomas naujoje eilutėje, o iškart po juo yra jo pavadinimas, kuris prasideda žodžiais „Dėl ...“ arba „Oi ...“. Tai iš karto paruošia skaitytoją, kokia informacija pateikiama dokumento tekste. Pagrindinę dalį sudaro du sąlyginiai skyriai. Pirmajame išdėstoma visa incidento esmė, o antrajame pateikiamos rekomendacijos arba paraginama imtis veiksmų dėl minėtos priežasties. Ataskaita baigiama data ir jos autoriaus parašu su aiškinimu.
Asmenys, turintys teisę rengti ataskaitas
Kiekvienas įmonėje turėtų žinoti, kaip parašyti ataskaitą apie darbuotoją ar įvykį. Nuo to priklauso, ar jis bus teisėtas ir ar visi vėlesni veiksmai peržengs įstatymo taikymo sritį.
Visi, turintys panašų poreikį, gali sudaryti tokio pobūdžio dokumentą. Žemo lygio darbuotojai dažniau pateikia informacinius užrašus apie užduočių vykdymo eigą, komandiruotes ir patikrinimus. Rečiau jie rašo ataskaitas apie savo kolegas apie jų neatlikimą.
Tačiau padalinių vadovai dažnai stebi darbo drausmę. Jos pažeidimas tampa finansinių baudų priežastimi. Tačiau jų paskyrimui būtina pateikti svarius argumentus.
Paprastai vadovui kartu su memorandumu pateikiamas aiškinamasis raštas, kuriame nurodomos geros arba nelabai svarios įvykio priežastys. Remiantis šiais dviem dokumentais sudaromas tinkamas įsakymas įmonei.
Galimybių įrodymai
Kiekviename personalo skyriuje ir bet kuriame apskaitos skyriuje yra atmintinės pavyzdys. Šis dokumentas yra svarus patvirtinimas, kad tam tikri veiksmai buvo atlikti pagrįstai.
Valstybinėse įmonėse dažnai atliekamas įvairių institucijų tarnybų patikrinimas. Visi jie skirti patvirtinti biudžeto lėšų grynųjų pinigų srautų teisėtumą. Nepagrįstas priemokos kaupimas ar išskaitymas iš darbo užmokesčio yra rimtas pažeidimas, už kurį skiriamos baudos.
Tačiau memorandumo, dėl kurio buvo imtasi teisinių veiksmų, buvimas yra rimtas to ar kito fakto pateisinimas. Memorandumas gali būti argumentas net teisminiame nagrinėjime, jei jis yra parengtas formos ir patvirtinamas adresato, gavusio ir susipažinusio su jo turiniu.
Atmintinių paplitimas
Istoriškai taip atsitiko, kad memorandumo forma, kurios pavyzdys pateiktas šiame straipsnyje, visai neįsigalėjo privačiame versle. Firmose ir įmonėse, priklausančiose privatiems asmenims, gamybos klausimus įprasta spręsti žodžiu arba rengiant užsakymus. Taip yra dėl to, kad verslas turi žymiai mažiau jį kontroliuojančių išorinių organų, kuriems nereikia pranešti apie tam tikrų veiksmų teisėtumą. Bet čia yra vieta ataskaitoms, susijusioms su finansine apyvarta, nes mokesčių inspekcija vis dar kontroliuoja.
Vyriausybės institucijose memai yra dažnas reiškinys. Jie leidžia perdrausti kiekvieną pavaldinį, kartu su dokumentu perkeldami atsakomybę už problemos sprendimą savo tiesioginiam viršininkui.
Darbuotojo memo pavyzdys
Paprasčiausia ataskaita surašoma apie darbuotojo tarnybinių pareigų nevykdymą ar darbo drausmės pažeidimą.
Dokumentą pradedame nuo skyriaus pavadinimo: „Žemės ūkio tyrimų instituto Informacijos skyrius“. Toliau rašome skrybėlę: „Informacijos skyriaus viršininkui Ivanovui I. I. iš trečio lygio programuotojo Petrovo P. P.“
Ataskaitos tekste išdėstome pastabos esmę: „Atkreipiu jūsų dėmesį, kad jaunesnysis programuotojas Sidorovas Ivanas Ivanovičius atvyko į darbą 2011 02 02 vėlai, 2 valandą ir buvo labai apsvaigęs.Pažeidėjas nepateikė pagrįstų priežasčių ir jų įrodymų, tačiau į prašymą reagavo atvirai grubiai kreipdamasis į mane. Atsižvelgiant į tokių darbo drausmės pažeidimų reguliarumą, siūlau imtis atitinkamų nuobaudų su papeikimu ir iš atlyginimo išskaičiuoti baudą, lygią jo darbo užmokesčiui už 2 valandas, per kurį I. Sidorovas nedirbo. “
Ataskaita uždaroma pagal datą ir parašą su iššifravimu.
Kompiliavimo rekomendacijos
Jei atidžiai išnagrinėsite kiekvieną ataskaitos pavyzdį, pastebėsite, kad visi jie yra sukurti laikantis griežto oficialiojo verslo stiliaus. Nėra prasmės nuo to nukrypti ir gilintis į detales su jų aprašymu pokalbio stiliumi. Kuo aiškus ir glaustas tekstas, tuo jis artimesnis šiam pranešimui.
Būtinai išanalizuokite aprašytą įvykį ir pateikite savo rekomendacijas šiuo klausimu. Tai nereiškia, kad taip bus. Vadovas turi teisę nuspręsti, kokių sankcijų imtis, tačiau dažniau sutinka su ataskaitos sudarytojo pasiūlymais, nes neturi laiko įsigilinti į visas smulkmenas.
Atminkite, kad memorandumas yra visavertis teisinis dokumentas, kurio tikslumą jūs garantuojate už savo parašą.
