Gamybos aplinkoje dažnai susidaro situacija, kai vienas iš darbuotojų nusprendžia perduoti tą ar tą informaciją savo vadovybei. Toks rašytinis apeliacija vadinamas „memorandumu“. Kas yra šis dokumentas ir kaip jį sudaryti? Apie tai verta kalbėti atskirai.
Pagrindinės sąvokos
Bet kuris darbuotojas turi teisę susisiekti su savo tiesioginiu vadovu. Jis gali tai padaryti žodžiu ir raštu. Pirmuoju atveju visa tai nulemia įprastą pokalbį, kuris nieko iš šalių neįpareigoja. Antruoju atveju apeliacija jau yra oficiali.
Toks verslo dokumentas vadinamas „atmintine“. Kuo skiriasi toks dokumentas nuo kitų vadovybei skirtų pareiškimų? Klausimo esmė slypi pačiame jo pavadinime. Darbuotojas parengia tokį dokumentą norėdamas pranešti apie konkrečią situaciją ar įvykį. Informacija gali būti susijusi su asmeniu, vieta ar visa produkcija. Priklausomai nuo to, kam jis siunčiamas, pastaba gali būti susijusi tiek su vidiniais, tiek su išoriniais dokumentais. Pirmasis variantas yra tada, kai darbuotojas kreipiasi į bet kurios įmonės, esančios toje įmonėje, vadovą. O antrasis gaunamas, jei jis nusiunčia savo dokumentus aukštesnei valdžiai. Tada natūraliai jis pereina į išorinį lygį.
Problemos esmė
Paprastai memorandumas sudaromas konkrečiam tikslui. Jis gali būti parašytas siekiant:
- Pataisykite situaciją. Pvz., Darbuotojas turi faktų, kad įmonė imasi veiksmų, kurie trukdo normaliai vykdyti darbo procesą. Apie tai jis informuoja savo vadovybę su prašymu imtis tinkamų priemonių.
- Apsaugokite save nuo neteisybės. Tai atsitinka, kai žmogus, matydamas šališką požiūrį, nusprendžia pranešti apie tai savo tiesioginiam vadovui. Jis tai daro ieškodamas pagalbos ir apsaugos.
- Pagerinkite darbą. Kartais vienas iš darbuotojų pastebi, kad kitų departamentų ar struktūrinių padalinių darbuotojai daro klaidas, dėl kurių sumažėja efektyvumas. Tada jis kreipiasi į vadovą, kad padėtų atkurti tvarką.
- Venkite nepageidaujamos atsakomybės. Tai atsitinka įvykus incidentui. Pasakojęs apie jį savo darbuotojui, darbuotojas sukuria sau palankias sąlygas, kai jo atžvilgiu negalima skųstis.
Kiekvienu iš šių atvejų darbuotojas ne tik perduoda informaciją, bet ir prašo pagalbos sprendžiant problemą.
Teisinga bausmė
Darbo drausmė numato, kad pilietis sąžiningai atliktų savo pareigas būdamas darbo vietoje. Be to, jis privalo laikytis priimto įsakymo ir vykdyti visus savo darbdavio nurodymus ir nurodymus. Tačiau gyvenime ne viskas vyksta taip sklandžiai. Kartais darbuotojų veiksmai skiriasi nuo visuotinai priimtų normų. Šiuo atveju tiesioginiai viršininkai mano, kad jų pareiga yra informuoti įmonės vadovybę apie tai, kas vyksta. Tokio signalo rezultatas yra darbo drausmės pažeidimo memorandumas.
Paprastai šiame dokumente byla susijusi su:
- Nesilaikymas jokių konkrečių įsakymų.
- Tiesioginių funkcijų, susijusių su pažeidėjo padėtimi, neatlikimas.
- Darbo drausmės pažeidimai. Tai reiškia pravaikštos atvejus, pavėlavimą, girtavimą savo darbo vietoje ir kitus.
- Neteisėtų veiksmų, už kuriuos numatyta administracinė arba baudžiamoji atsakomybė, padarymas. Šiuo atveju kalbame apie vagystes, grobstymą, grobstymą ir kitus nusikaltimus.
Kiekvienu iš šių atvejų kaltininkas turės nešti pelnytą bausmę.
Dokumento autorius
Dažniausiai memorandumą apie darbuotoją surašo jo tiesioginis viršininkas. Jame jis vadovybei perteikia neigiamus savo pavaldinio veiklos aspektus.
Tuo pat metu dokumente paprastai pateikiamas asmeninis autoriaus vertinimas. Kartu su savo problemos vizija jis siūlo galimus sprendimus. Bet paskutinis žodis, žinoma, bus vadovui. Pvz., Darbuotojas pagamino triūsą. Tokiu atveju jo viršininkas surašo direktoriui adresuotą dokumentą, kuris paprastai prasideda žodžiais „Aš atkreipiu jūsų dėmesį“. Tada jis išsamiai aprašo, kada įvyko pažeidimas, ir savo ruožtu siūlo galimybę nubausti aplaidų darbuotoją. Kadangi toks užrašas nurodo vidinio naudojimo dokumentus, jis gali būti išduodamas įprastame tuščiame A4 formato lape. Tekstas pateiktas savavališkai. Jį sąlygiškai galima padalyti į dvi dalis. Viename yra problemos aprašymas, o kitame pateikiamos išvados ir konkretūs pasiūlymai dėl to.
Ypatingas pažeidimo atvejis
Vienas iš darbo drausmės pažeidimo tipų yra darbuotojo neįvykdymas galvos jam paskirtos užduoties. Tai gali nutikti, jei darbuotojas pamiršo, negalėjo ar tiesiog nepaisė šio įsakymo.
Toks veiksmas kvalifikuojamas kaip drausmės pažeidimas, o tiesioginis vadovas surašo memorandumą dėl užduoties neįvykdymo. Už tokį nusikaltimą žmogus turės būti teisingai nubaustas. Bet tai įvyks tik tada, kai jis pateiks savo paaiškinimus dėl to, kas įvyko. Jei priežastys, paskatinusios darbuotoją atlikti tokius veiksmus, atrodo įtikinamos, jis gali išvengti bausmės. Sunkiau išspręsti problemą, kai darbuotojo nepaklusnumas sukelia neigiamas pasekmes. Čia jis greičiausiai negalės likti nuošalyje. Ypač jei dėl tokio aplaidumo buvo padaryta žala ar padaryta rimta žala. Bausmė šiuo atveju bus nustatoma remiantis atitinkamais norminiais aktais.
Kaip sudaryti ataskaitą?
Bet kurio lygio vadovas turėtų žinoti, kaip rašyti atmintinę. Pavyzdys gali būti nagrinėjamas konkrečiu pavyzdžiu. Tarkime, kad kai kurie darbuotojai neatėjo laiku į darbą, o tuo metu jo laukė lankytojas, kad jis pasirašytų svarbią sutartį. Po kelių valandų darbuotojas vis dėlto pasirodė, tačiau laikas buvo prarastas, o klientas jau buvo išvykęs. Tokioje veikoje vienu metu yra keli pažeidimai:
- vėluoja į darbą;
- susitikimo nutraukimas;
- įmonei padaryta žala nepasirašius sutarties.
Jei neįmanoma pakeisti esamos situacijos, viršininkas privalo apie tai informuoti vadovybę.
Panašus dokumentas turėtų atrodyti taip:
- Pirma, viršutiniame dešiniajame kampe užrašyta „dangtelis“, kuris nurodo, kam ir iš ko jis nukreiptas.
- Toliau centre parašytas jo vardas.
- Žemiau yra pagrindinis tekstas, kuriame informacija pateikiama tam tikra tvarka. Pirmiausia pateikiamas situacijos aprašymas. Tada pateikiamas prašymas padėti tai sutvarkyti. Po to daroma išvada remiantis visa tai, kas išdėstyta pirmiau. Apibendrindamas autorius gali pareikšti savo idėjas ar pasiūlymus, kaip, jo manymu, geriausiai išeiti iš šios situacijos.
- Pačioje apačioje jis pateikia datą ir parašą su pilnu F. I. O. nuorašu ir užimama pozicija.
Priklausomai nuo priežasties, pastabos tekstas gali būti grynai informatyvus arba norint atkurti tvarką, reikalingas vadovybės įsikišimas.
