Savo straipsnyje norime kalbėti apie laiškus. Galų gale, jie yra labiausiai paplitęs būdas keistis informacija. Kasdieniniame gyvenime ir darbe tiesiog negalite išsiversti be jų.
Kas yra tarnybinis laiškas
Raidė yra bendras labai skirtingo turinio dokumentų, naudojamų kaip komunikacijos priemonė tarp visiškai skirtingų struktūrų ir organizacijų, veiklos pavadinimas.
Laiškai yra dokumentai, sujungti į vieną didelę grupę perdavimo būdu - paštu. Bet kurioje organizacijoje kaupiasi didžiulis jų skaičius. Jie skirstomi į išeinančius ir gaunamus.
Laiškuose galima pasakyti labai daug informacijos: norą, sveikinimą, bet ką. Jis išduodamas ant specializuotų A4 formų. Tais atvejais, kai raidė yra maža ir joje nėra daugiau kaip septynių eilučių, leidžiama naudoti A5 formatą.
Bet kuris dokumentas turi būti datuotas, taigi ir laiškas. Jo data yra pasirašymo diena.
Aptarnavimo laiško sudarymas
Laiškas yra sukurtas pagal tam tikrą schemą:
- Įvadas Tai nurodo dokumento rašymo motyvus ir priežastis, faktus, nuorodas į praeities įvykius, aukštesnių organizacijų sprendimus.
- Įrodymai. Jame išdėstytas visko, kas išdėstyta dokumente, pagrindimas.
- Išvada Jis daro išvadas, teikia pasiūlymus, prašymus, reikalavimus.
Ši parinktis taip pat įmanoma, kai paslaugų rašte yra tik paskutinė dalis be jokio paaiškinimo.
Paprastai laiškai neturi didelių kiekių, paprastai jie yra maždaug vieno puslapio.
Kompiliacijos tikslas
Bet kurio laiško tikslas yra motyvacija. Taigi, turinys turėtų būti aiškus, suprantamas, glaustas, be nereikalingos ir nereikalingos informacijos. Apdorojant dokumentą reikia laikytis kelių taisyklių.
Oficialus verslo laiškas yra skirtas tik vienam klausimui. Tai supaprastina tolesnį jų apdorojimą, o tai leidžia pagreitinti vykdymą organizacijoje.
Tekstas pateiktas trečiuoju asmeniu ir atskirai. Pvz .: „Artimiausiu metu mokykla planuoja ...“.
Organizacijos vadovas turi teisę pasirašyti bet kurį oficialų dokumentą, todėl laiškai, o jo nesant - įgaliojimai perduodami laikinai einančiam direktoriui pareigas.
Šiuo metu tarnybinis laiškas gali būti išsiųstas ne tik paštu, taip pat yra telegrafo, fakso ir, žinoma, interneto paštas, kuris yra patogiausias ir populiariausias pasirinkimas.
Reikalavimai dokumento parengimui ir vykdymui
Nepriklausomai nuo to, kokiu būdu dokumentas bus išsiųstas, įteikimo dokumento parengimui taikomi vieningi projekto reikalavimai. Jie yra nesudėtingi ir tam tikrų niuansų žinojimas kartais gali praversti.
Pažvelkime, kaip parašyti tarnybinį laišką. Pavyzdys pateiktas žemiau.
Taip surašomas panašus laiškas.
Banko duomenys
Oficialus laiškas yra bendras didelės verslo dokumentų grupės, būtinos bendraujant tarp institucijų ir tarp paprastų piliečių, pavadinimas. Juose yra reikalingi elementai dizaine.
Banko laiško duomenys:
- Data
- Raidės numeris.
- Nuorodos į tų dokumentų, į kuriuos rašomas atsakymas, registracijos numerius ir datas.
- Teksto pavadinimas kaip viena frazė.
Be to, turi būti teisingai nurodyti atskiri detalių komponentai:
- Įmonės pavadinimas.
- Struktūrinis vienetas.
- Rangovo padėtis.
- Pavardė ir inicialai.
- Gavėjo adresas
Tuo atveju, kai laiškas adresuotas keliems žmonėms ar organizacijoms, pirmiausia nurodykite pagrindinį gavėją (jo adresą), o paskui likusius.
Paslaugų laiškų klasifikacijos
Įteikimo raštai gali būti klasifikuojami pagal visiškai skirtingas priežastis, kurios gali būti susijusios su adresato tikslu, turiniu, reikšmingumu, skubumu, statusu.
Apskritai, visos verslo raidės gali būti suskirstytos į šias rūšis:
- Lydi.
- Prašyti laiško.
- Informacinis.
- Reklaminė.
- Garantija
- Reikalauti.
- Arbitražas.
- Priminimo laiškai.
- Patvirtinimo raštai.
- Prašymo laiškai.
- Pranešimų raštai.
Ši klasifikacija yra pati universaliausia. Pažvelkime atidžiau į kai kurias verslo rašymo įvairoves.
Motyvacinis laiškas
Motyvacinis laiškas - dokumentas, kuriuo jie informuoja gavėją, kad jam buvo išsiųsti visi dokumentai, galbūt kažkas yra paaiškinta ar patikslinta. Tokiame laiške nėra adreso dalies.
Paprastai toks dokumentas prasideda žodžiais: „Mes jums siunčiame ...“, „Mes jus informuojame ...“
Tuo pat metu gali būti ir bet kokios papildomos informacijos apie gamybos ar valdymo situaciją. Pvz .: "Pagal susitarimus ..."
Tokio dokumento tekste gali būti paaiškinimų ar prašymų dėl tų medžiagų, kurios pridedamos prie lydraščio. Jis sudaromas ant formos. Be visų aukščiau išvardytų duomenų, jame turėtų būti užrašas apie programų buvimą.
Kvietimo laiškas
Tokiame dokumente adresatas kviečiamas dalyvauti renginyje. Toks laiškas gali būti išsiųstas konkrečiam asmeniui ar organizacijai. Jie prasideda frazėmis: „Prašome apsilankyti ...“, „Mes kviečiame jus ...“. Dokumente atskleidžiama būsimo renginio esmė, privalomai nurodant įvykio datą ir laiką, taip pat dalyvavimo jame sąlygas.
Informacinis laiškas
Šis rašymo būdas yra labai paplitęs. Ji informuoja siuntėją apie oficialią informaciją. Paprastai tokie laiškai yra gana tipiški ir valdymo struktūrų siunčiami pavaldžioms organizacijoms. Jie gali nurodyti konkrečias teisines nuostatas, pasiūlymus ir rekomendacijas.
Beje, informaciniai biuleteniai gali turėti priedus. Paprastai dokumento apimtis neviršija kelių puslapių. Juos pasirašo įmonės vadovas.
Reklaminis laiškas
Tai taip pat yra savotiškas informacinis laiškas, tačiau jis skirtas konkrečiam asmeniui ar organizacijai, jame pateikiamas išsamus prekių ir paslaugų aprašymas. Laiško tekste yra išsami informacija. Pagrindinis jos tikslas yra skatinti adresatą ką nors įsigyti.
Garantinis laiškas
Tai dokumentas, kuriame yra įsipareigojimai ar jų patvirtinimas. Jie skirti konkretiems asmenims ir organizacijoms. Apie kokias garantijas mes kalbame? Pavyzdžiui, garantijos už prekių, nuomos, paslaugų, darbo sąlygų apmokėjimą. Tokį laišką paprastai pasirašo du asmenys - direktorius ir vyriausiasis buhalteris, be to, jis patvirtinamas antspaudu.
Pretenzijos laiškas (skundas)
Tai yra verslo laiškas, kuriame pateikiama informacija apie, pavyzdžiui, gaminio neatitikimą tiems standartams, kurie yra nurodyti sutartyje. Tokio dokumento tikslas yra kompensuoti nuostolius, patirtus pažeidžiant sutarties nuostatas. Pretenzija turi būti pareikšta raštu. Praktikoje nėra vienos tokio laiško formos, tačiau yra privalomų elementų, kurių reikia laikytis.
Ieškinyje turi būti ši informacija:
- Visas organizacijos, kuriai dokumentas siunčiamas, adresas.
- Nurodomi pagrindai (nuoroda į garantiją, sutartį).
- Specialūs reikalavimai (prekių grąžinimas, pinigai, antkainis).
Pretenzija išsiunčiama registruotu laišku arba pristatymo kvitu.Tai apima visų dokumentų, patvirtinančių, kad siuntėjas teisingas, kopijas. Geriausia saugoti pašto kvitą.
Laiškas visada prasideda fraze: „Siunčiame jums skundą ...“
Prašymas
Prašymo laiškas - verslo dokumentas, išsiųstas oficialiai informacijai gauti. Jo tekste aiškiai pateisinamas informacijos poreikis. Tai gali būti nuorodos į įstatymus ir kitus teisės aktus. Laiškus pasirašo oficialiai įgaliotas pareigūnas.
Prašymo laiškas reiškia atsakymo laišką. Ypatingas statusas suteikiamas valdžios institucijų atsiųstoms užklausoms.
Priminimo laiškas
Tai yra dokumentas, naudojamas tais atvejais, kai organizacija nevykdo savo funkcijų, o tiesiog atlieka tarpininko vaidmenį. Paprastai raidę sudaro kelios dalys. Pirmasis iš jų susijęs su dokumentu, kuriame yra nustatyti įsipareigojimai. O antroje - prašymas atlikti bet kokius veiksmus.
Pranešimo laiškas
Toks dokumentas informuoja apie įvykius (viešus). Laiškai siunčiami daugybei organizacijų ar žmonių dėl jų dalyvavimo, dalyvavimo. Jie gali ne tik informuoti apie įvykius, vietą ir laiką, bet ir kviesti dalyvauti. Laiške gali būti priedų, pavyzdžiui, dalyvio anketa, renginio programa. Paprastai jis siunčiamas visam gavėjų sąrašui, tai reiškia, kad adresatas nenurodomas. Laišką pasirašo už įvykį atsakingas asmuo.
Vietoj papildomo žodžio
Savo straipsnyje mes ištyrėme dažniausiai naudojamas verslo laiškų rūšis, taip pat jų rašymo niuansus. Šiek tiek išstudijavę temą, dabar galite laisvai naršyti joje ir nesipainioti, jei į jus kreipiasi pasiūlymas: „Surašykite įteikimo laišką“. Kaip matote, tai nėra sunku, ypač jei prisimenate visus pagrindinius dokumento rašymo reikalavimus ir išsamią informaciją. Pavyzdys, kaip sudaryti tarnybinį laišką (pavyzdį), mes pateikėme straipsnyje. Sėkmės.
