Tikriausiai kiekvienam bent kartą teko susidurti su būtinybe parašyti verslo laišką. Sudarydami jį, jūs netyčia padarote išvadą, kad tai visai nėra lengva. Verslo laiškų rašymui yra daugybė taisyklių ir taisyklių, kurias turite žinoti. Straipsnyje išsamiai aprašomas dokumento sudarymo procesas, pateikiami verslo laiško pavyzdžiai, aptariami jų tipai ir dizainas.
Tuščias
Paruoštos formos suteiks solidumo ir parodys įmonės patikimumą. Jose pateikiama reikiama informacija apie organizaciją, tokia kaip:
- Vardas.
- Adresas
- Kontaktiniai telefonai.
- Svetainė.
- Pašto adresą
- Logotipas.
- Kita kontaktinė informacija.
Formoms nėra griežtų taisyklių. Todėl kiekviena organizacija savarankiškai nusprendžia, kokią informaciją jose dėti.
Kaip rašyti verslo laiškus? Paruošimas
Verslo laiškai yra rašomi ir vykdomi tam tikru būdu, atsižvelgiant į jiems būdingas taisykles ir reikalavimus. Priklausomai nuo tikslo, autorius išsamiai apgalvoja turinį, kad gautų apskaičiuotą rezultatą. Jis turi aiškiai suprasti, kokią informaciją adresatas jau žino apie laiško temą, nuo ko pradėti ir kas jame bus naujo. Argumentai priklauso nuo autoriaus tikslo. Verslo laiško parengimo procesą galima suskirstyti į šiuos etapus:
- Klausimo tyrimas.
- Laiško projekto rašymas.
- Jo sutikimas.
- Parašas
- Registracija
- Siuntimas gavėjui.
Verslo laiškų struktūra
Sudarant laišką reikia jį prisotinti informacija, tai yra sudėti ten visą reikalingą informaciją. Tai gali būti paprasta arba sudėtinga. Paprastame laiške turinys aiškiai ir glaustai parodo informaciją, kuriai paprastai nereikia adresato atsakymo. Kompleksą gali sudaryti keli skyriai, pastraipos ir pastraipos. Kiekvienoje pastraipoje pateikiamas vienas informacijos aspektas. Šio tipo verslo laiškų pavyzdžius paprastai sudaro įvadinė, pagrindinė ir baigiamoji dalys.
Įraše pateikiamas pagrindas su nuoroda į susijusius dokumentus, laiško faktai ir tikslai. Tai nurodo vardą, autorių, datą, numerį ir pavadinimą.
Žemiau pateikiamas verslo laiško - įvadinės dalies - rašymo pavyzdys.
Pagrindinėje dalyje aprašomos situacijos, įvykiai, pateikiama jų analizė ir įrodymai. Būtent šioje dalyje jie įsitikina, kad reikia elgtis vienaip ar kitaip, jie įrodo, kaip viskas vyko, ir praneša apie poreikį bet kuriuo atveju dalyvauti, pateikdami skirtingus argumentus.
Išvadoje pateikiamos išvados, pateikiamos kaip pasiūlymai, prašymai, priminimai, atsisakymai ir pan.
Verslo laiško rašymo pavyzdys - jo paskutinė dalis - pateiktas žemiau. Jame apibendrinamas pagrindinis reikalavimas.
Visa pateikiama informacija turėtų būti optimaliai nuosekli ir suprantama.
Kiekviena raidė prasideda pranešimu, suderintu su centru. Ši maža dalis yra nepaprastai svarbi. Rinkdamasis autorius turi atsižvelgti į:
- Paskirties vieta
- Santykių pobūdis.
- Formalumas.
- Etiketas.
Laiške turėtų būti mandagios formos. Pavyzdžiui: „... išreiškiu viltį dar toliau bendradarbiavimas (ačiū už kvietimas) ... “. Po šių frazių turėtų būti autoriaus parašas.
Stilius
Visos raidės turi būti formalaus verslo stiliaus, tai reiškia, kad oficialiems verslo santykiams reikia naudoti kalbos priemones. Tokios kalbos ypatybės susiformuoja šiomis aplinkybėmis:
- Pagrindiniai verslo santykių dalyviai yra juridiniai asmenys, kurių vadovų ir pareigūnų vardu yra rašomi laiškai.
- Santykiai organizacijose yra griežtai sureguliuojami.
- Komunikacijos tema yra įmonės veikla.
- Valdymo pobūdžio dokumentai paprastai turi konkretų adresatą.
- Organizacijos veiklos metu dažnai pasitaiko tų pačių situacijų.
Šiuo atžvilgiu verslo laiške nurodyta informacija turėtų būti:
- Oficialus, beasmenis, pabrėžiantis atstumą tarp bendravimo dalyvių.
- Adresas skirtas konkrečiam adresatui.
- Faktinis laiško rašymo metu.
- Autentiška ir nešališka.
- Argumentai, skatinantys gavėją imtis kokių nors veiksmų.
- Užbaigtas sprendimų priėmimui.
Reikalavimai
Verslo laiškas turi atitikti šiuos reikalavimus:
- Kalba standartizuota visais lygiais - leksiniu, morfologiniu ir sintaksiniu. Jame yra daugybė apsisukimų, terminų ir formulių.
- Rašymo tonas yra neutralus, santūrus ir griežtas, nenaudojant emocinių ir išraiškingų kalbos išraiškų.
- Teksto tikslumas ir aiškumas, be loginių klaidų, aiškumas ir apgalvota formuluotė.
- Trumpumas ir trumpumas - nenaudojant posakių, turinčių papildomą prasmę.
- Kalbos formulių, susidariusių dėl pasikartojančių situacijų, vartojimas.
- Terminų, tai yra, žodžių ar frazių, turinčių specialias sąvokas, vartojimas.
- Santrumpų, kurios gali būti leksinės (tai yra, sudėtingi sutrumpinti žodžiai, susidarantys pašalinant raides iš žodžių dalių: LLC, GOST ir panašiai), ir grafinių (tai yra, žodžių žymėjimas sutrumpintai: gr-n, traukinys ir kiti), vartojimas.
- Dizainų naudojimas genityviniuose ir instrumentiniuose atvejais.
- Frazės su žodiniais daiktavardžiais (vietoj „palaikyti“ reiškia „teikti paramą“).
- Naudokite paprastus sakinius.
Aukščiau pateikti verslo laiškų pavyzdžiai pateikiami pilnoje versijoje (su pagrindine dalimi). Informacija atitinka visus oficialaus verslo stiliaus reikalavimus.
Verslo laiškų rūšys
Verslo laišką geriausia rašyti bet kuriuo konkrečiu klausimu. Jei reikia išspręsti kelis klausimus vienu metu, rekomenduojama sudaryti keletą skirtingų variantų.
Verslo laiškų turinys gali būti:
- Lydimas. Tokie laiškai dažniausiai reikalingi norint susisiekti, kur siųsti dokumentus.
(Kaip parašyti verslo laišką? Motyvacinio laiško pavyzdys padės tiems, kuriems reikia sudaryti tokio tipo dokumentus.)
- Garantija. Jie parašyti tam, kad patvirtintų bet kokius pažadus ar sąlygas. Tai gali būti garantuojama, pavyzdžiui, apmokėjimas už darbą, nuoma, pristatymo laikas ir kita.
- Ačiū. Ypač dažnai jie pradėti naudoti neseniai. Tokie laiškai parodo gerą partnerystės toną. Jie gali būti išduodami įprastoje formoje arba ant spalvoto popieriaus su gražiu atspaudu.
(Kaip parašyti verslo laišką? Padėkos rašto pavyzdys sudaromas laisva forma, atsižvelgiant į užduotis, kurias jis išsprendžia. Tokiu atveju laiškas išreiškia savo esmę trumpiausia forma. Toks pavyzdys, pagamintas ant spalvoto popieriaus su ornamentu, gali kabėti ant sienos kambaryje. įmonės garbės vietoje.)
- Informacinis.
- Instruktyvus.
- Sveikinu.
- Reklaminė.
Taip pat yra laiškų:
- Bendradarbiavimo pasiūlymai. Neseniai paplitęs, išsiųstas organizacijoms, dažnai yra reklaminio pobūdžio, pavyzdžiui, kaip šis modelis. Rašyti komercinius laiškus yra gana sunku, norint atsižvelgti ir dar labiau domėtis, reikia atsižvelgti į daugybę niuansų. Bet jei jis bus sudarytas pagal žemiau pateiktą pavyzdį, jis turės visas sėkmės galimybes.
- Kvietimai. Jie išsiunčiami, siūlant dalyvauti įvairiuose renginiuose. Paprastai jie adresuojami vadovui ar pareigūnui, tačiau gali būti adresuojami visai komandai.
- Prašymai
- Pranešimai.
- Prašymai ir daugelis kitų.
Kaip parašyti atsakymą į laišką. Pavyzdys
Atsakymas turi būti pradėtas kartojant prašymą pirmąja raide. Tada pateikiami jo svarstymo rezultatai ir išreiškiamas pritarimas arba atsisakymo motyvas. Verslo atsakymo laiške gali būti alternatyvus numatomos informacijos sprendimas. Paprastai jis atitinka šiuos principus:
- Ar yra nuoroda į pirmąją raidę ir jos turinys.
- Ta pati kalba reiškia.
- Palyginami turiniai ir aspektai.
- Atitikimas tam tikrai sekai.
Tarpininkavimas
Be verslo firminių laiškų naudojimo, turite atsižvelgti ir į kitas jų dizaino subtilybes. Tai yra informacija, santrumpų taisyklės, adreso rašyba, pavadinimas, teksto ilgis, laukų plotis ir dar daugiau.
Verslo laiško pavyzdžiai padeda jį sudaryti, atsižvelgiant į visas subtilybes ir niuansus. Jie naudojami tiek pradedantiesiems tarnautojams, tiek patyrusiems darbuotojams. Dėka modelių, jie išmoksta taisyklingai rašyti raides ir taupo daug laiko.
