Naujienos verslo korespondencija kartais tai visai nėra lengva. Kartais jūs turite pasidaryti dokumentus, kuriuose yra labai konkretus dėmesys. Tarp jų ypatinga vieta yra kvietimo laiškas.
Pagrindinės sąvokos
Biuro korespondencija turi savo įstatymus ir kitus teisės aktus. Kiekvienas dokumentas, sudarytas konkrečia tema, turi specifinę išvaizdą. Taip yra ir kvietimo laiškas - jo esmė jau atsispindi pačiame pavadinime.
Ši pašto siunta skirta kviesti asmenį ar žmonių grupę dalyvauti artėjančiame suplanuotame renginyje. Atrodytų, čia nėra nieko sudėtingo. Tiesą sakant, teisingai išreikšti savo mintis žodžiais nėra lengva. Yra įvairių tokio gydymo variantų. Kvietimo laiškas yra skirtas paskatinti konkretų asmenį (ar grupę) veikti. Jame pateiktas kvietimas ir tuo pat metu paaiškinamos kai kurios jo aplinkybės. Toks dokumentas gali būti kvietimas į parodą ar interviu, verslo susitikimą ar konferenciją, seminarą ar kitą renginį. Kiekvienu iš šių atvejų šis laiškas veikia kaip tarpininkas. Siunčiantysis negauna, nenurodo, o perduoda adresatui siuntėjo prašymą.
Dokumento pranašumai
Daugelis organizacijų, kurios neturi įpročio, ir toliau naudoja žodinį bendravimo būdą. Jie tiki, kad kviesti žmones per skambučius ir tiesioginius pokalbius yra daug veiksmingiau nei siųsti jiems el. Laiškus. Žinoma, turint tiesioginį kontaktą bet kurią mintį lengviau perduoti pašnekovui. Bet jei atidžiai pažiūrėsite, pamatysite, kad kvietimo laiškas vis dar turi keletą reikšmingų pranašumų:
- Su šiuo dokumentu siuntėjas rodo pagarbą kiekvienam gavėjui.
- Toks popierius gali būti suprojektuotas taip, kad jis jau savo išvaizda nurodytų artėjančio įvykio kryptį.
- Tokio laiško buvimas suteikia galimybę jį prireikus naudoti kaip kvietimo kortelę. Tai užtikrina, kad tas, kuriam buvo nukreiptas apeliacija, atvyks į renginį.
- Dokumentas nuolat yra adresato vietoje ir neleidžia jam pamiršti apie būsimo susitikimo vietą, laiką ir temą. Iš tiesų šiuolaikinio gyvenimo sąlygomis kartais sunku priminti ką nors svarbaus laiku. Popierius, kuris visada bus prieš akis, neleis žmogui jo pamiršti.
- Ši parinktis yra patogi, jei šiuo metu neįmanoma susisiekti su konkrečiais žmonėmis kitais būdais.
Visos šios priežastys dar kartą pabrėžia teigiamus tokio pobūdžio rašytinio apeliacijos aspektus.
Laiško rašymo taisyklės
Kvietimas, išreikštas raštu, yra pranešimo rūšis. Tai matyti iš paties dokumento pavadinimo. Tiesą sakant, ji informuoja adresatą, kad tam tikras įvykis vyks nustatytu laiku. Siuntėjas nori būti tikras, kad visi pakviesti žmonės tikrai atsakys ir ateis į susitikimą.
Ir tam jūs turite žinoti, kaip parašyti kvietimo laišką. Čia reikia apsvarstyti kelis svarbius dalykus:
- Jei renginys yra oficialus ar vėliau skirtas asmeniškai bendrauti, jis turėtų būti išduodamas ant firminių blankų. Tai dar labiau paryškins jo rimtumą ir artėjančio susitikimo imperatyvumą.
- Laiškas turi būti išsiųstas iš anksto, kad asmuo turėtų pakankamai laiko apgalvoti ir apsispręsti. Galbūt jis norės atsisakyti.Tokiu atveju jis turės galimybę susisiekti su organizatoriais ir juos informuoti.
- Kadangi toks dokumentas vis dar priklauso oficialios korespondencijos kategorijai, jį sudarant būtina jo laikytis. verslo stilius.
- Geriau padaryti dviem egzemplioriais, kad vienas liktų organizacijoje patvirtinti.
Bet kokį kvietimą turėtų sudaryti šios dalys:
- Standartinė „antraštė“, nurodanti gavėjo koordinates.
- „Ačiū, kad informuojame“ arba „Mielas partneris“ tipo apeliacija, jei reikia, galite susisiekti su konkrečiu adresatu. Pavyzdžiui, „Mielasis Dmitrijus Sergejevičius!“.
- Pagrindinė kvietimo dalis, kurioje išdėstytos visos renginio detalės.
- Atsakingo asmens parašas, nurodantis pareigą, parašas ir visas dekodavimas
Jei bus laikomasi visų aukščiau išvardytų taisyklių, galite tikėtis, kad išsiųstas laiškas duos norimą rezultatą.
