Kiekvienas iš mūsų bent kelis kartus gyvenime rašėme oficialius laiškus ir užrašus. Kur bebūtume ir kad ir ką darytume, mūsų verslo korespondencija vyksta bet kurioje srityje, kuri turi būti vykdoma norint išsiaiškinti kai kuriuos dalykus, patikslinti informaciją, užduoti klausimą ir pan. Jei anksčiau šis reiškinys buvo labiau paplitęs teikiant paraiškas popieriuje ir siunčiant laiškus viršininkams (taip pat ir verslo partneriams), šiandien ši kategorija plačiau paplitusi mūsų aplinkoje.
Jūs turite žinoti, kaip tinkamai vesti verslo susirašinėjimą, net jei tiesiog užsisakote užsakymą kokioje nors internetinėje parduotuvėje ir norite bendrauti su jos atstovu.
Šiame straipsnyje mes aprašome keletą pagrindinių punktų, kurie sudaro verslo komunikaciją. Atkreipsime dėmesį į tai, į kokius niuansus reikėtų atsižvelgti keičiantis laiškais su partneriais; ko negalima pamiršti, jei nenorite pašnekovui pasirodyti nekompetentingas ir nemandagus, taip pat nepamirškite taisyklių, kurių reikėtų laikytis bet kurioje situacijoje.
Kur taikoma
Akivaizdu, kad verslo korespondencija dažniausiai naudojama darbo procese. Jei dirbate įmonėje, tikrai susidursite su poreikiu sudaryti tokio tipo korespondenciją. Kadangi kalbame apie verslo reikalus, nesunku suprasti, kad rašymo stilius turėtų būti tinkamas - kiek įmanoma labiau formalus ir oficialus.
Tolesnis įmonės darbuotojų, kur siunčiamas laiškas, įspūdis apie jus ir jūsų įmonę priklauso nuo to, kaip jums sekasi užmegzti verslo korespondenciją. Todėl teksto rašymo procesą ir jo dizainą reikėtų vertinti kiek įmanoma atsakingiau.
Visų pirma, jei ieškote verslo korespondencijos, rekomenduojame susipažinti su mūsų instrukcijomis. Joje, kaip jau buvo pažymėta aukščiau, pateiksime keletą teorinių punktų, taip pat praktinių klausimų. Straipsnio pabaigoje pabandysime pateikti keletą posūkių, būdingų formaliam rašymo stiliui, pavyzdžių. Galų gale, naudodamiesi šio straipsnio baze, galite savarankiškai kurti aukštos kokybės tekstus tolimesniam bendravimui su rangovais.
Susirašinėjimo rūšys
Iškart aptardamas, kas yra verslo korespondencija, norėčiau atkreipti dėmesį į jos rūšis. Taigi, jūs galite pasirinkti užklausos laišką ir atitinkamai atsakymo laiškas; laiškas informacinis pobūdis (dažniausiai siunčiamas klientui); padėkos raštas (padėka už suteiktą paslaugą), pranešimo laiškas, priminimas, įspėjimas; rekomendacinis laiškas; garantija ir motyvacinis laiškas. Tiesą sakant, tai tik dažniausiai naudojamos rūšys, sudarančios tiek tikrąjį, tiek elektroninį verslo susirašinėjimą. Todėl su jais praktikoje susitiksime dažniau.
Struktūra
Logiška, kad norint patogiau organizuoti bet kurio laiško rašymą, mums būtų naudinga dirbti su tam tikra jo struktūra ar planu. Tai leis jums suskaidyti užduotį į mažesnius etapus, kuriuos atlikti yra daug lengviau. Pavyzdžiui, pagalvokite apie savo laiško liniją taip, kad aprėptumėte temas, kurias jums reikia išdėstyti kuo tiksliau. Pvz., Jei rašote klausimą apie tai, kokią kainą turi tas ar kitas produktas, pabandykite trumpai išdėstyti motyvą: kodėl jūs rašote įmonei (nes norite įsigyti ar užsakyti tą ar tą produktą); paaiškinti pagrindinį tikslą (sužinoti, kiek jums kainuos užsisakyti 10 prekių vienetų su tam tikromis galimybėmis).Galiausiai nurodykite, kokia forma norėtumėte gauti skaičiavimus, ir paklauskite, ar tokiam produkcijos kiekiui taikoma nuolaida.
Žinoma, ši informacija jau akivaizdi - tereikia logiškai išanalizuoti, ką norite parašyti. Be to, mes neturime pamiršti apie dizainą ir reikalavimus. Apie tai plačiau papasakosime vėliau.
Rašymo reikalavimai
Taigi, verslo korespondencijos taisyklėse sakoma, kad visos raidės, pirma, turi būti trumpos. Tai yra pagrindinė taisyklė, kad ji bus perskaityta. Sutikite, mums visiems nepatinka, kai esame pakrauti dideliu kiekiu informacijos. Jei šis laiškas yra verslo pobūdžio, jis neturėtų būti didžiulis - tokiu atveju jo galima tiesiog nepaisyti. Jei negalite iš karto sumažinti informacijos, padarykite tai parašę pirmąjį laiško juodraštį.
Antra, jūsų partneris (susirašinėjimo dalyvis) turi suprasti, kas yra rizikingas. T. y. Laiškas turėtų būti informatyvus ir suprantamas. Į ją būtina pateikti informaciją, kurią norėtumėte perduoti, kad būtų išvengta papildomų klausimų ir negaišta laiko detalių patikslinimui.
Trečia, laiškas turėtų būti kuo gerbiamas partnerio ar įmonės darbuotojo atžvilgiu, kuris jį perskaitys. Tiesa - kuo daugiau pagarbos parodysite savo pašnekovui, tuo didesnė tikimybė, kad jis tinkamai atsakys į jūsų prašymą ir galų gale pasieksite norimą efektą.
Korespondencija anglų kalba
Kai kuriais atvejais derybos turėtų vykti anglų (arba bet kuria kita nei rusų) kalba. Tai normalu, ypač jei yra santykiai su užsienio sandorio šalimis. Pastebėtina, kad verslo korespondencijos taisyklės galioja bet kuriai kalbai: gali skirtis tik stilistiniai posūkiai. Jūsų užduotis yra pasirinkti tinkamiausią situacijai, kurioje esate jūs ir jūsų partneris (pašnekovas).
Verslo korespondencijai anglų kalba, be abejo, reikia pakankamai aukšto lygio žinių, todėl, jei tai ne apie jus, rekomenduojame kreiptis į profesionalius vertėjus. Svarbu, kad vertimą atliktų asmuo, turintis specialią kalbą, kuri įtraukiama į verslo susirašinėjimo kalbą.
Pavyzdys. Įėjimas
Bet kokiame pokalbyje labai svarbu, kaip tai pradedate. Šiuo atžvilgiu verslo etiketas Susirašinėjimas niekuo nesiskiria nuo gyvo bendravimo: pirmas dalykas yra pasveikinti pašnekovą ir kaip nors jį įvesti į pokalbį. Sveikinimas gali būti standartinis „Labas“, tačiau įžanga turėtų būti labiau individuali. Pvz., Galite nurodyti trumpą savo laiško tikslą („Kreipiamės į jus norėdami išsiaiškinti tam tikrą informaciją apie jūsų produktą. Visų pirma mus domina A1 modelio kaina). Kitas variantas: „Tęsdamas mūsų telefoninį pokalbį apie A1 modelį, rašau jums su klausimu apie šio produkto kainą“). Taip pat galite tiesiog apibūdinti savo situaciją: „Rašau jums dėl to, kad 2010 m. Jūsų partneris susisiekė su mūsų įmone ir pasiūlė jums pradėti bendradarbiauti šioje srityje jūsų vardu“.
Medžiagos pareiškimas
Be to, po to, kai savo laiške parašėte įžangą, turėtumėte paaiškinti, kodėl rašote. Pvz., Uždavę klausimą apie prekės kainą, nurodykite, kas jus domina. Galite parašyti taip: "Mes norėtume užsisakyti N-ąjį gaminių, kuriuos reikia pristatyti, vienetų skaičių adresu X". Jei tęsiate telefoninį pokalbį, galite pasakyti savo prašymą - kodėl jūs parašėte asmeniui po to, kai kalbėjote su juo telefonu (tarkime, norėdami patvirtinti savo ketinimą įvykdyti operaciją): „Būtent: mes domimės produktu N, su sąlyga, kad jis bus pristatytas su galimybe X “. Jei atsižvelgsite į trečiąją versiją, taip pat galite pradėti vystyti savo noro bendradarbiauti su įmone temą.Apibūdinkite, kad tai yra jūsų interesai ir partneris gaus bet kokią konkrečią naudą iš jūsų bendravimo, jei jis su tuo sutiks: „Jums bus įdomu žinoti, kad pasikeitė mūsų įmonės eiga, po to ji tapo dar artimesnė jūsų verslo interesams“.
Pasiūlyk
Bet koks verslo susirašinėjimas (mūsų cituojami pavyzdžiai taip pat būtinai turi šią savybę) reikalauja logiškos sekos. Jei iš pradžių rašėte apie tai, kodėl rašote, tuomet turėtumėte toliau tobulinti ir plėsti šią idėją. Nurodykite, ko norėtumėte iš pašnekovo plačiau - galbūt atkreipkite jį į perspektyvą sutikimo dirbti su jumis pranašumus. Pagal logiką ši dalis turėtų būti jūsų laiško „viršūnė“, savotiška kulminacija. Jei iš pradžių sklandžiai kreipėtės į tai, kas pirmiausia jus domina, tada šioje dalyje turėtumėte „atskleisti kortas“. Visa verslo korespondencija (aukščiau esančių raidžių pavyzdžiai nėra išimtis) turėtų būti grindžiama tokia sklandžia kreive, kylančia aukštyn. Tada jūsų eilučių skaitytojas supras jūsų nuotaiką ir tokiu būdu jam bus patogiau bendrauti su jumis. Nedarykite jokių staigių šuolių, neperjunkite vienos temos į kitą.
Kaip rodo pavyzdžiai, jei jums reikia aptarti, pavyzdžiui, du nesusijusius klausimus, galite padalyti į straipsnio dalis, suskaidydami jas į dalis. Tai patogu skaitytojui, kuris vizualiai matys akimirką, kai jūs pereinate nuo vieno klausimo prie kito; taip yra ir jums, nes tokiu atveju rašote taip, lyg mes kalbame apie dvi skirtingas raides.
Jei mes kalbėsime apie mūsų pavyzdžius, turėtumėte parašyti: „Be to, mes norėtume iš naujo užsisakyti gaminius N, apie kuriuos mes bendravome mėnesiu anksčiau“. Arba: „Už kainą, tinkančią mūsų sąlygoms, norėtume su jumis užmegzti nuolatinį bendradarbiavimą, padidindami pardavimo kanalą iki X-Y tūkst. Vienetų“. Galiausiai galite: „Jei jūsų pomėgis dirbti su mumis vis dar galioja, praneškite mums.“
Kas antras verslo korespondencijos pavyzdys yra paremtas šiuo principu, todėl čia nėra nieko blogo. Priešingai, dažnai pabrėžiant antraštes lengviau naršyti, nes pašalinamas „kietas tekstas“, joje susidaro savotiškas „inkaras“, kurį galima pritvirtinti vizualiai.
Baigiamoji dalis
Galiausiai laišką turėtumėte baigti tuo pačiu būdu, kuriuo jį pradėjote. Jei rašote padėką, parašykite, kad jums malonu bendradarbiauti su jūsų aprašoma įmone; Jei tai yra komercinis pasiūlymas, turėtumėte išreikšti dėkingumą už dėmesį jūsų laiškui ir tikėtis tolimesnio bendravimo su šiuo asmeniu. Jūs turite suprasti, kad tai, kaip baigsite savo laišką, daugiausia lemia galutinę nuomonę apie jus ir jūsų įmonę. Visas verslo susirašinėjimas (laiškų pavyzdžiai nuolat tai įrodo) yra pagrįstas mandagumu - todėl visada nepamirškite padėkoti pašnekovui, išreikšti viltį, pagirti jį ar palikti jūsų rekomendaciją. Teksto pabaigą turėtumėte pasirinkti taip, kad ji visiškai atitiktų laiške aprašytą problemą.
Pavyzdžiai: „Mes tikimės, kad būsite nuolatiniu partneriu ir tikimės stabilaus bendradarbiavimo ateityje“. Arba „Mes nuoširdžiai dėkojame už jūsų dėmesį ir tikimės, kad ateityje galime plėtoti bendradarbiavimą su jumis“. Arba "Dėkojame už dėmesį. Tikiuosi, kad ateityje galime ir toliau užtikrinti jūsų interesus N rinkoje."
Etiketas ir raštingumas
Jokiu būdu nepamirškite apie mandagumą. Kaip jau minėta aukščiau, svarbu, jei jus domina verslo korespondencija. Tokios frazės kaip „malonu bendradarbiauti“, „ačiū už dėmesį“, „atsiprašau už jūsų rūpestį“, „mes džiaugsimės matydami jus“, „ar nepadarysite mūsų įmone“ ir kt. Pastarosios dvi, beje, labiau susijusios su kvietimais į įmonių šventes, o ne su verslo rašymu.
Visada, kaip pagarbos ženklą, visada pridėkite frazes „prašau“, „ačiū“, „maloniai“ ir pan.
Verslo laiškų rašymo procese ne mažiau svarbus yra ir žmogaus raštingumas. Tiksliau, jei kurdami laišką darote bent vieną elementarią klaidą, galime pasakyti, kad pašnekovas suformuos visiškai kitokią nuomonę apie jus, nei to tikitės. Todėl stenkitės rašyti kuo kompetentingiau ir viską patikrinkite kelis kartus. Jei nežinote, kaip patys rasti klaidų ir jas ištaisyti, pasinaudokite korektoriaus ar specializuotų tarnybų paslaugomis. Tai labai paprasta, tačiau tai leidžia pasitikėti savo tekstu.
Praktika ir mokymai
Kaip pažymėta aukščiau, tinkle yra daugybė paruoštų verslo laiškų bet kuria tema pavyzdžių. Mes jų čia neįterpėme, nes iš tikrųjų šiame straipsnyje tiesiog nėra pakankamai vietos, kad būtų galima talpinti tokį didelį kiekį informacijos. Mainais nusprendėme tiesiog išdėstyti keletą pagrindinių taisyklių ir principų, su kuriais jūs turėjote galimybę susipažinti anksčiau. Tačiau tai, žinoma, toli gražu ne visi žingsniai, kuriuos reikėtų žengti studijuojant verslo rašymą. Faktiškai šioje srityje svarbiausią vaidmenį vaidina praktinis vaidmuo.
Jei studijuosite, tarkime, 5–10 paruoštų laiškų pavyzdžių, taip pat perskaitysite mūsų straipsnį ir iš čia ištrauksite keletą taisyklių, labai greitai galėsite rašyti laiškus taip, kaip jums reikia. Iš tikrųjų to pakanka norint sukurti bet kokį laišką verslo korespondencijos rėmuose.
Paruošti pavyzdžiai
Kadangi, kaip jau buvo pažymėta aukščiau, yra daugybė paruoštų pavyzdžių, studentams ir pradedantiesiems specialistams kyla pagunda panaudoti kažkieno paruoštas žinias, kad būtų galima sukurti savo projektą. Noriu pasakyti, kad tai nerekomenduojama praktikoje, o treniruotėse - prašau.
Studijuodami tai, kas parašyta kitomis raidėmis, galite lengviau naršyti, ką jums reikia išsiaiškinti savo korespondencijoje. Tai normalu, nes žmogaus prigimtis yra mokytis tiesiogiai iš patirties.
Tiesa, jei jums bus duota užduotis sudaryti visavertį verslo laišką, pirmiausia pabandykite peržiūrėti pavyzdžius ir išsirinkti tinkamiausią jūsų užduočiai. Tuomet jūs turite jį kiek įmanoma labiau pritaikyti prie situacijos, kurią sukūrėte pagal bendrąją koncepciją, tačiau tuo pat metu dar kartą parašykite, kad nustatytumėte savo pateikimo ir rašymo stilių. Galų gale galbūt jūs galėsite geriau perteikti informaciją, o komunikacija taps našesnė ir efektyvesnė.
Išmok ir praktikuok! Ir jūs galite sukurti savo verslo laiškus per gana trumpą laiką!
