Verslo korespondencijoje kiekvienas dokumentas turi savo reikšmę ir vienaip ar kitaip gali turėti įtakos partnerių santykiams. Tarp daugybės įvairių rūšių tokių dokumentų ypatingą vietą užima atsakymo laiškas.
Verslo dokumentų klasifikacija
Šalių santykiuose dauguma klausimų išsprendžiama raštu. Ir pagal įstatymą, kaip žinote, žodiniai susitarimai negalioja. Todėl kiekvienoje įmonėje verslo korespondencija. Tai yra visuotinai pripažinta informacijos mainų priemonė, atsirandanti dėl oficialių įvairių organizacijų ir įmonių kontaktų.
Visos verslo raidės yra suskirstytos į dvi kategorijas:
- Tie, kuriems reikalingas privalomas atsakymas.
- Tie, kuriems nereikia tokios reakcijos.
Atsakymo laiškas priklauso antrajai kategorijai. Tai yra viena iš komercinių dokumentų rūšių kartu su prašymo laišku, informacija, įspėjimu, pasiūlymu, priminimu ar pristatymu. Tokie vertybiniai popieriai paprastai naudojami sudarant ir toliau palaikant įvairius susitarimus ir kitus šalių susitarimus. Atsakymo laiškas, skirtingai nei kiti, nieko neprašo ir nieko nesiūlo. Jame yra tik tokios informacijos, kurios anksčiau reikalavo kita šalis.
Paraiškos patvirtinimas
Atsakymo laiškas rengiamas skirtingais atvejais. Tai gali būti reakcija į konkretų skundą, pretenziją ar prašymą. Be to, tai gali būti ir teigiama, ir neigiama. Antruoju atveju dokumente jau bus pateiktas savotiškas atmetimo laiškas. Bet būtina pateikti išsamų paaiškinimą, kodėl buvo priimtas toks sprendimas. Pavyzdžiui, galime apsvarstyti atvejį, kai įmonė tam tikram laikotarpiui gavo oficialų rašytinį užsakymą gaminti tam tikros rūšies gaminį. Jei toks bendradarbiavimas yra pageidaujamas įmonei, būtina nedelsiant reaguoti. Atsakymas yra savavališkas. Tai gali prasidėti žodžiais: „Mes užbaigsime“ arba „Mes pagaminsime“. Laikotarpiu geriau nurodyti išsiuntimo datą, atsižvelgiant į laiką, kurio reikia prekėms pagaminti ir perduoti į sandėlį. Be to, būtina nustatyti mokėjimo terminus, nes klientas gali tikėtis kelių etapų. Be to, belieka tik apskaičiuoti bendrą sumą ir pateikti savo duomenis, už kuriuos klientas atliks pinigų pervedimus. Tokį dokumentą paprastai pasirašo direktorius ir vyriausiasis buhalteris, o pačioje pabaigoje nurodomos tiesioginio vykdytojo koordinatės.
Susirašinėjimas su asmenimis
Kai kurios įmonės pagal savo veiklos pobūdį turi tiesioginį ryšį su asmenimis. Tai gali būti organizacija, dirbanti paslaugų sektoriuje, arba įmonė, gaminanti vartojimo prekes. Piliečiai gali gauti labai skirtingo pobūdžio - tiek teigiamą, tiek neigiamą - informaciją apie tokią įmonę. Nepaisant to, tam reikia tinkamo ir privalomo atsakymo. Tokiais atvejais negalima apsiriboti asmeniniu pokalbiu ar telefono skambučiu. Piliečiui turi būti suteiktas išsamus paaiškinimas visais jį dominančiais klausimais. Tai turėtų būti išsamus atsakymas į laišką.
Tokio dokumento pavyzdys turi atitikti tam tikrus reikalavimus:
- Verslo korespondencijai geriau naudoti oficialią formą.
- Būtina atsižvelgti į tokių dokumentų rengimo ypatybes.Svarbiausia, kad jie turėtų būti parašyti laikantis visiems gerai žinomos paralelizmo taisyklės, tai yra, sudaryti tuos pačius žodyną ir kalbinius posūkius, kuriuos vartojo autorius iniciatorius. Tai maksimaliai padidins tarpusavio supratimą.
- Būtinai padarykite nuorodą į prašymo laišką, nurodykite jo numerį ir datą.
- Geriau pradėti tekstą frazėmis: „Prie jūsų raidės numerio ...“, „Atsakant į jūsų prašymą ...“ arba „Mes jus informuojame ...“.
Toliau pateikiami faktai ir priimamas galutinis sprendimas.
Griežtai formalus
Jei norite atsakyti į oficialų laišką, turite tai padaryti teisingai. Reikia nepamiršti, kad toks apeliacija tikrai turi būti mandagi ir teisinga. Nepamirškite ir raštingumo. Juokinga matyti akivaizdžias klaidas gerbiamų organizacijų pateiktoje informacijoje.
Nuo pat pradžių adresas spausdinamas viršutiniame dešiniajame kampe. Tai tiksli kopija to, kas nurodyta ant voko. Atsakymas visada pateikiamas į kažkokį prašymą, todėl viršutinėje kairėje pusėje esančiame registracijos antspaude reikia nurodyti originalius duomenis (numerį ir išvykimo datą). Tada trumpai kreipiasi į adresatą (galite tiesiog nurodyti pavardę be inicialų). Tekste turėtų būti išsamūs paaiškinimai apie dominančią problemą. Kaip argumentai turėtų būti naudojami tik patikrinti duomenys. Jokiu būdu negalima pasikliauti gandais ir spekuliacijomis. Jei reikia, galite naudoti ištraukas iš taisyklių su atitinkamais straipsniais. Įmonės direktorius pasirašo tokį dokumentą, o pastaba yra šiek tiek mažesnė, nurodant atsakingo vadovo vardą, pavardę ir telefono numerį.
