Tarp daugybės dokumentų, susijusių su verslo korespondencija ypatinga vieta yra atsiprašymo laiškas. Norėdami teisingai sukompiliuoti, turite aiškiai suprasti tokio pobūdžio dokumentus.
Dokumento ypatybė
Bet kurios organizacijos veikla yra susijusi su daugybės gamybos ir kitų klausimų sprendimu. Kartais būna situacijų, kai netinkami vienos pusės veiksmai gali sukelti problemų abiem partneriams. Tokius konfliktus reikia nedelsiant išspręsti. Būtent tokiais atvejais surašomas atsiprašymo laiškas.
Tai labiau gali būti priskirta dokumentams. verslo etiketas. Tokia žinutė turi dvi funkcijas. Pirma, kalta šalis turi atsiprašyti adresato už patirtus nepatogumus. Antra, atsiprašymo laiške turėtų būti teigiama ir noras palaikyti gerus santykius ir abipusį supratimą tarp šalių. Su juo turite pabandyti išlyginti aštrius kampus ir taikiai išspręsti problemą. Atsiprašymo laiškas paprastai siunčiamas šiais atvejais:
- Kvalifikaciniai vieno iš darbuotojų veiksmai tapo vieši ir pakenkė kompaniono reputacijai.
- Tarp dviejų įmonių darbuotojų kilo nesusipratimas.
- Akivaizdus sutartinių įsipareigojimų neįvykdymas.
- Force Majeure.
Kiekviena iš šių situacijų savaip paskatino konflikto atsiradimą, kurį reikia stengtis išspręsti nuoširdžiai.
Registracijos taisyklės
Ant firminio blanko, kuris yra A4 formato lapas su ant jo atspausdintomis detalėmis, išdėstytomis tam tikru būdu, turi būti surašytas oficialus atsiprašymo laiškas. Jis parašytas vienos įmonės vadovo vardu ir skirtas visai kitos įmonės komandai. Žinoma, nes režisierius dažniausiai atsiprašo ne dėl savęs, o už savo pavaldinių veiksmus.
Kartais tokį laišką parengia atsakingas įmonės atstovas ir adresuoja jį klientui, kuriam buvo nepatogu. Tokių raidės rūšis laikoma viena sunkiausių. Žodžiai turėtų būti pasirinkti taip, kad jie norėtų tikėti savo nuoširdumu. Bylos baigtis labai dažnai priklauso nuo to. Klaidingais veiksmais visada turėtų būti įmanoma atpažinti ir stengtis išnaudoti kiekvieną galimybę, kad viskas būtų ištaisyta. Priešingos pusės atstovas turi tikėti, kad padaryta klaida ateityje nebus pakartota. Tokiu kreipimusi siekiama kuo labiau sumažinti konfliktą siekiant išlaikyti gerą partnerystę ateityje.
Dokumento struktūra
Norėdami paruošti atsiprašymo laišką, nebūtina turėti po ranka mėginio. Jį galima komponuoti savarankiškai. Norėdami tai padaryti, pirmiausia turime prisiminti, kad tokio pobūdžio raidės paprastai susideda iš trijų dalių:
- įvadinis (įvadinis);
- pagrindinis;
- galutinis.
Rašydami tekstą geriau naudoti specialų planą, su kuriuo bus lengviau nuosekliai reikšti savo mintis.
Šiame apeliaciniame skunde galima išskirti kelis dalykus:
- Pirmiausia turite išreikšti savo dėkingumą už tai, kad partneris pranešė apie situaciją.
- Tada išreikškite apgailestavimą, kad viskas įvyko būtent taip.
- Toliau pateikiami tiesioginiai atsiprašymai.
- Po to turime pabandyti paaiškinti priežastį, kodėl įvyko toks nesusipratimas.
- Pačioje pabaigoje turite patikinti nuoširdų dėkingumą ir išreikšti viltį atnaujinti buvusius santykius. Be to, verta atskirai pabrėžti komandinio darbo svarbą.
