Tarp daugybės verslo susirašinėjimo variantų, patvirtinimo laiškas nusipelno ypatingo dėmesio. Kas tai yra ir kokiais atvejais turėtų būti parengtas panašus dokumentas?
Pagrindinis tikslas
Verslo etika visada numato abipusę šalių pagarbą. Tai yra normalaus verslo vykdymo sąlyga. Be jo neįmanoma įsivaizduoti jokio ilgo ir vaisingo bendradarbiavimo. Patvirtinimo laiškas kartais tiesiog būtinas.
Pats savaime tai nėra taip svarbu. Tai tik mandagumo gestas. Jis leidžia suprasti, kad partneriai susitarė dieną prieš tai. Tai yra, patvirtinimo laiške nurodomas tam tikro fakto ar veiksmo įvykdymas. Šiuo atveju yra dvi galimybės:
- Prekių, laiškų ar kitų dokumentų, siunčiamų iš anksto paprašius, gavimo patvirtinimas. Čia viena iš šalių kitai praneša, kad ieškinys baigtas.
- Sutikimo patvirtinimas kažkuo konkrečiu (prekių kaina ar kiekis, artėjančių derybų data, prekių siuntimo sąlygos ir kita). Čia kompanionai išreiškia pritarimą tam tikriems susitarimo punktams.
Iš to aišku, kad patvirtinimo laiškas yra neprivalomas dokumentas. Bet tai dar kartą parodo partneriui, su kuriuo dėmesiu ir pagarba jiems elgiamasi.
Rašybos taisyklės
Norėdami suprasti, kaip rašyti patvirtinimo laišką, turite žinoti pagrindines verslo dokumentų tvarkymo taisykles. Jūs neturėtumėte imtis darbo, kol nėra visiškai suprantama tokio kreipimosi prasmė. Tiesą sakant, nėra nieko sudėtinga.
Tokį laišką, kaip ir visą kitą verslo korespondenciją, turėtų sudaryti trys dalys: antraštė, tekstas ir išvada. Kiekvienas iš jų turi savo semantinę apkrovą:
- Pavadinime pirmiausia yra išsami informacija apie išvykimo datą ir išvykstančiojo registracijos numerį.
- Turinys paprastai yra padalintas į dvi dalis: įvadą ir pagrindinį tekstą. Toks laiškas, kaip taisyklė, prasideda kreipimuisi į adresatą. Tai yra įprastos geros formos taisyklės. Dažniausiai jis rašomas įmonės partnerės vadovo vardu, tačiau kartais patariama kreiptis į tokį oficialų popierių specialistui, kuris tiesiogiai susijęs su šio klausimo sprendimu. Pvz., Užsakymo patvirtinimas dėl darbo gali būti išsiųstas pardavimo direktoriui arba gamybos pavaduotojui.
- Pabaigoje įprasta reikšti dėkingumą. Taip pat galite pridėti keletą žodžių apie norą tęsti bendradarbiavimą.
Tokie pranešimai leidžia partneriams pasitikėti vieni kitais.
Laiško rašymas
Kai kurie žmonės supainioja tokį dokumentą su pranešimu. Tačiau tarp šių dviejų raidžių yra didžiulis skirtumas. Vienas iš jų tiesiog praneša apie faktą ar įvykį, o kitas patvirtina konkretaus veiksmo atlikimą pagal preliminarų susitarimą. Norėdami išvengti klaidų, turite žinoti, kaip turėtų atrodyti patvirtinimo laiškas. Pavyzdį galima paruošti savarankiškai, nes nėra specialiai patvirtintos tokio verslo laiško formos.
Jis turėtų būti išduotas ant siunčiančios organizacijos firmos blanko. Jei įmonė tokio neturi, galima naudoti kampinį antspaudą. Informacija turėtų būti pateikiama iš eilės:
- Pirmiausia, kairiajame kampe, specialiuose stulpeliuose, nurodykite numerį ir datą pagal įrašą registracijos žurnale.
- Tada dešinėje nurodykite visą adresato informaciją (įmonės pavadinimą ir adresą, pareigas ir gavėjo vardą ir pavardę).
- Žemiau parašyta pagrindinė frazė, kurioje yra šio pranešimo esmė.
- Pagrindinė dalis prasideda kreipimusi į adresatą. Geriau tai padaryti pagal vardą ir patronimiką, o pačioje pradžioje pridėkite žodį „gerbiamas“.
- Be to, aiškiais žodžiais tariant, būtina informuoti, kad susitarimo sąlygos yra įvykdytos.
- Po to turėtų būti padėkos žodžiai.
- Galite pabaigti tekstą sakiniu „Linkėjimai“.
Dokumentą pasirašo vadovas, kuris turi būti patvirtintas organizacijos antspaudu.
