Извештај о аконтацији - образац АО-1 - примарни документ за потврђивање потрошених средстава који су раније платили одговорне особе. Износ под извештајем издаје се за следеће сврхе:
- путни трошкови;
- трошкови за пословне и оперативне потребе;
- накнаду путних трошкова које је претрпео запослени.
Авансно плаћање
Аконтација се издаје на основу директиве директора организације, у којој се наводи листа запослених којима су средства додељена, време, циљеви и износ. Новац се пословним путницима даје на основу налога да их пошаљу на путовање.
Образац се попуњава одговорна особа. Достављају се документи који доказују трошкове. Рачуновођа проверава комплетирање извештаја о трошковима, утврђује трошковну документацију у облику АО-1 и шаље образац за потпис руководиоцу.
Преостали износ враћа се на благајну предузећа. У случају невраћања, средства се одузимају од плате запосленика, Члан 137 Кодекс рада Руске Федерације (одбитак од плата за отплату дугова послодавцу).
Правила за попуњавање авансног документа
Извештај о трошковима је билатерални документ. На насловној страни је наведено име организације, број обрасца, датум попуњавања. Иницијали запосленог, одељење, одељење (ако постоје), где запослени ради, број особља, положај.
Намјена износа мора одговарати сврси у налогу за обраду средстава.
Леви део обрасца садржи податке о стању авансне уплате и стварно утрошеном износу. Реда 1А за стране валуте. Одбијање средстава у облику АО-1 и отплата дуга у страној валути догађа се по курсу Централне банке Руске Федерације на дан потписивања извештаја о трошковима.
На стражњој страни обрасца налазе се потрошни материјали: теретнице, путни документи и примици од трговине акти и други радови. Наведите број, датум, име, износ у рубаљима и страној валути (ако их има).
Дно црта је потпис одговорне особе.
Образац за писање
Образац АО-1 попуњавају и запослени у организацији која је примила средства и рачуновођа.
Како изгледа извештај о трошковима? Узорак попуњавања од стране запосленог у предузећу представљен је на горњој фотографији. Запослени на предњој страни документа наводи име компаније, иницијале, положај, број особља, сврху аконтације (угоститељски или пословни трошкови) и датум извештаја.
Са друге стране, запослени попуњава следеће редове:
- став 1 - серијски број документа који потврђује трошкове;
- колона 2 - датум припреме документа о издацима: када се догодила куповина, путовање;
- колона 3 - број чека, товарне листе или акта који потврђује трошкове;
- став 4 - врста расипања средстава: трошкови службеника, возарина;
- ред 5 и 6 - износ у рубаљима и страној валути према извештају.
Укупни износ наведен је у ретку "Укупно", став 5 или 6.
Попуњени образац с потрошним материјалом доставља се рачуноводственом одељењу.
Шта је још укључено у извештај о трошковима? Узорак књиговође који испуњава предузеће приказан је на горњој фотографији. Рачуновођа потписује примитак обрасца АО-1 од запосленог. Документ садржи датум предаје обрасца. Рачун се даје одговорној особи.
Након провере исправности документа и трошења износа, рачуновођа испуњава редове:
- Колоне 7 и 8 - средства у рубљема и страним валутама прихваћена за рачуноводство.
- Клаузула 9 - бројеви рачуна који се терете до потрошених износа.
Наслов форме је попуњен. Извештај о трошковима садржи податке о издавању средстава: број, датум документа на који су издати износи.Подаци о стању или прекорачењу потрошње из претходног аванса се стављају у записник.
У колони "Рачуноводство" у наслову обрасца наводе се подаци о задужењу и кредиту. Информације су преузете из ретка 9 на полеђини обрасца.
Провера исправности аритметичких израчуна, папирологије. Образац се подноси на потпис директору предузећа.
Након одобрења обрасца, издат износ се отписује и коначна обрачуна са запосленим.
Остатак аванса враћа се на благајни компаније по налогу за пријем. Компанија уплаћује прекомерно искоришћена средства трошни готовински налог.
Ако запослени није вратио остатак износа према претходном документу, не може му се издати нови аванс.
Рок за пријаву
По повратку са службеног пута радник подноси извештај о трошковима. Рок за подношење документа је три дана. 10 дана - ако је било инострано путовање. У случају непредстављања обрасца, кршење се евидентира због новчана дисциплина.
Ако пореска служба утврди да се наредба не поштује, инспектори могу покушати да казне новчану организацију према члану 15.1 Закона о административним прекршајима. Иако закон не предвиђа одговорност.
Контрола над додељеним средствима је задатак предузећа.
Документи на страном језику
Ако по доласку са иностранства пословно путовање, запослени достави документа која доказују трошење средстава на страни језик, потребно је извршити интерлинеарни превод.
Члан 9 Уредбе о усклађености са рачуноводством регулише да се хартије од вредности на страном језику морају превести. Превод примарних докумената може обављати било који запослени који познаје страни језик. Само тачно су наведени бројеви. Преостале информације се не могу писмено писати.
Претходни извештај са преводом оверава главни рачуновођа организације или неко друго овлашћено лице.
Образац за извештај попуњава се у једној копији. У припреми обрасца учествују најмање три особе: одговорна особа, рачуновођа, директор.
