Процес рада састоји се од постављања задатака од стране шефа и њихове примене од стране запосленог у предузећу. С времена на време, сваки запослени саставља извештај о напретку. Учесталост зависи од интерних правила предузећа, као и од облика. Не подцењујте релевантност овог документа за управљање.
У овом чланку ћемо погледати како правилно саставити извештај о обављеном раду, узорак попуњавања документа и неколико савета о његовој припреми.
Зашто морате бити у могућности да правилно извештавате о раду
Радни ток се може представити у облику сложеног механизма у којем је сваки запослени у компанији зупчаник. У овом примјеру, шеф организације је инжењер који мора осигурати да сви механизми раде несметано и што је брже могуће.
У стварном животу, шефови су прилично тешки да процене колико добро запослени раде свој посао ако не виде резултате свог рада. Због тога, у скоро свим предузећима, руководство обавезује сваког запосленог да редовно саставља извештај о обављеном раду. Овај документ се често креира са учесталошћу од 1 недеље. Тако шефови могу видети шта раде запослени, као и колико су били корисни компанији.
Погрешан пример
Документ је у слободном облику. Можда је то разлог зашто постоји велики број извештаја који менаџменту не говоре о било чему или што чине да мислите да се радник не сналази са додељеним функцијама. Штавише, конкретан запослени може бити прави тежак радник и испунити његов план. Кривци за то су погрешно припремљени извјештаји о обављеном раду. Узорак таквог документа дат је у наставку.
„За: шефа одељења за планирање Иванов П. М.
Од: економиста И категорије одјељења за планирање Петров Иу.Р.
Врста документа: извештај о напретку за период од 02.15.16 до 02.19.16
Следеће је завршено:
- спроведено радно време производна радионица;
- резултати времена укључују се у програм рада;
- израчунати нове временске стандарде;
- Састављени су одговори на захтеве инспекција рада, као и неколико клијената;
- учествовао на конференцији о побољшању ефикасности рада у предузећу.
Датум састављања: 02.19.16
Потпис: Петров Иу.Р. ”
Ако запослени састави извештај о обављеном послу на тај начин, тада ће управа сматрати да није довољно оптерећен.
Које су грешке?
Горњи пример јасно показује стандардне грешке у припреми таквих докумената.
Главни су:
- недостатак списка задатака који су стављени на извршење;
- нема планова за наредни извештајни период;
- недостатак специфичности;
- нема анализе;
- недостатак иницијативе запосленог наглашен је недостатком понуда у његовој области рада.
Горњи захтеви треба да се користе како у припреми недељних образаца, тако и када се створи извештај о обављеном раду за годину.
Погодна опција
Вероватно је да први пут да саставите извештај о квалитету неће успети. Да бисмо вам олакшали посао, дајемо пример како написати извештај лидеру о обављеном раду, назначеном у првом примеру:
„За: шефа одељења за планирање Иванов П. М.
Од: економиста И категорије одјељења за планирање Петров Иу.Р.
Извештај о резултатима рада за (02.15.16-19.02.16 гг.)
За недељу извештавања, за мене су постављени следећи задаци:
- Извршавање времена извођења радова у производној радионици за коју су тренутни временски стандарди одступили или су застарјели.
- На основу мерења припремите за одобрење нове стандарде за рад одговарајуће структурне јединице.
- Учествујте на конференцији о побољшању ефикасности рада у предузећу, заказаној за 18.02.2016, припремите питања и предлоге.
Сви задаци су завршени, и то:
- Потрошено је 5 пута и састављен је исти број нових стандарда за рад производне радионице;
- учествовао на конференцији, мемо са прилозима
Такође, вршени су радови са улазном документацијом, и то:
- Састављено је 2 одговора на ИОТ захтеве.
- Одговори на писма ц. Иуриева А.А., Зхакова С.И., Милеева К. Б.
У периоду од 02.02.16. До 02.02.16. Планирано је пословно путовање ради верификације рада структуралне јединице огранка Пецхерск.
Датум састављања: 02.19.16
Потпис: Петров Иу.Р. ”
Слажете се да ова верзија извештаја чита боље, а менаџмент може да види колико добро један од запослених ради.
Како писати извјештаје на дуже временске периоде?
Наравно, период од једне недеље да се лепо сликате на папир није тежак. Теже је саставити извештај о раду који је обављен током пола године или чак годину дана. Међутим, то је лакше учинити него што се можда на први поглед чини. На пример, ако имате недељне извештаје о потребном периоду, онда их можете сигурно користити.
Максимална запремина - 1 лист А4
У исто време, покушајте мало да проширите информације тако да се резултат уклапа на 1-2 странице. У случају да се недељни резултати у организацији не спроведу, али ви сте били дужни да направите извештај о обављеном раду за годину, немојте паничарити и борити се у хистерији.
Све информације су око вас: прегледајте историју порука у записницима документа или у е-пошти, отворите фасциклу са својим извештајима, прегледајте путописне листове. Све ово помоћи ће вам да се сетите подвига који сте извршили током радне године.
Да сумирам
Горе смо дали неколико примера како написати извештај о напретку. Главна ствар је навести изведене операције, навести квантитативне карактеристике (толико пута или такве и такав број комада, итд.). Тако ћете водич обавестити колико тачно посла сте могли да завршите.
Не заборавите да на почетку извештаја наведете списак одређених задатака који су вам задати да испуните. Важан део је комплетирање извештаја. Обавезно напишите шта желите да остварите на послу у блиској будућности. На овај начин ћете показати да изгледате шире него само подручје ваших непосредних обавеза и функција које се морају обављати у складу с описом посла.
Такође можете размотрити горњи пример.
Да бисте олакшали састављање таквих извештаја, сваки дан можете то снимити у бележницу или електронски документ. На ову ситницу ћете потрошити само 3-5 минута дневно. Ово није толико. Међутим, захваљујући таквим подацима, без проблема ћете моћи да креирате извештај о свом раду за било који период у будућности.
