Допис је међудржавни документ кроз који се врши званична комуникација између запослених. Садржај се своди на задатке, извршавање било којих задатака итд., Односно на радна питања. Упркос чињеници да је писање белешке једноставна ствар и нерегулирана врло строгим правилима, ипак их морате знати. У овом чланку ћемо размотрити поступак састављања ове документације, врсте итд.
Феатуре
Природа службене белешке је информативног карактера, што значи да садржи одређене обавештења, поруке, упутства итд. Питања у њој се односе на одређеног запосленог коме је послата. Другим речима, меморандум је оквир алата за комуникацију у предузећу.
Напомена: обавезни подсетник није утврђен. Ово је додатни документ, мада се на основу њега могу саставити наредбе и упутства.
Вежбајте
Записник се сматра документацијом која се често користи, а истовремено није укључен у списак званично класификованих менаџмент докумената. Широко коришћена, она постаје комуникација на хоризонталном нивоу: односно саставља је запосленик једне јединице да би пренео захтев или предлог запосленом друге.
Важно: статуси објеката управљања, између којих се комуникација врши путем меморандума, требају бити једнаки. У супротном, документ се сматра не мемо, већ напоменицом.
Намјена употребе
Записник за рад може се користити у различитим случајевима.
Ево неколико примера:
- за бонусе за запослене;
- да пошаље запосленог на пословно путовање;
- извештавање одељења за логистику о квару опреме;
- напомена о куповини;
- обавештавање шефа безбедности од шефа било које друге јединице о потреби да неовлашћена лица (а не запослени) уђу у зграду компаније из разлога;
- захтев у облику дописа посланог рачуноводственом одељењу за расподелу материјалних ресурса за одређене потребе итд.
Изабрани предмети за писање белешки
Иако се меморандум сматра интерним папиром, једна од његових сорти је документ који се шаље атестној комисији. Међутим, употреба налепница искључиво за радну комуникацију и даље је чешћа.
Како написати белешку?
Основна правила за писање мемо-а су слична осталим. Они укључују писање на листу А4 формата, упутства коме и коме је послато, потврду по датуму и потпису. Али како написати белешку у складу са свим захтевима?
- у средину (такође дозвољено на левој страни листа) напишите одговарајуће име документа;
- Постоје две могућности за уписивање датума - и у потпуности арапским бројевима и указивањем месеца у речима;
- у наслову се главном наслову може додати кратак опис садржаја документа;
- Подаци о пошиљаоцу и примаоцу морају бити потпуни: име, презиме и патроним, пуно име радног места и одељења (јединице) коме је та позиција приложена.
Садржај сервисне белешке
Одговор на питање како написати меморандум укључује не само детаље и атрибуте овог документа, већ и какав би требао бити његов садржај.
Рад који се разматра не захтева суштину проблема на веома сувом и службеном језику, но дозвољена је слободна приповест, али посебно одражава разлог писања.
Садржај је обично подељен на два дела. Прва од њих назива се преамбула. Укратко се говори о томе шта је натерало писца текста да напише допис и пошаље га одређеном запосленом.
Други део се сматра главним, такође је и већи од преамбуле. Овај текст укључује изјаву директног захтева или предлога. Томе се може додати анализа ситуације, закључци и резултати.
Образац
На питање како написати допис, неке компаније једноставно дају својим запосленима посебан образац. Али, треба напоменути, ово није обавезно обједињавање - ГОСТ пружа само саветодавне одредбе (у вези фонтова, димензија и размака) без одобреног узорка. Међутим, ако то постоји у одређеној компанији, најбоље је држати се тога.
Услуга и белешке
Нешто више у биљешци забиљежено је како се службене биљешке и извјештаји разликују. Али многи људи су и даље склони да их збуњују једни са другима.
Најчешће грешке су:
- допис за запосленог од запосленог до шефа (у ствари, извештај);
- о повећању плата;
- о промоцији.
Последња два подразумевају третман не на хоризонталном нивоу, већ вертикално, што демантује дефиницију белешке.
Важно: подела белешки на белешке и а приори објашњења је погрешна.
Регистрација
Сви белешки се бележе у регистру. У зависности од начина на који је папирологија организована у појединој компанији, са тим се може носити или онај ко је изнио папир или онај који га је примио. У сваком случају, то се своди на чињеницу да је сервисној белешки додељен јединствени број, који треба да буде наведен у њеном тексту.
Узорак белешке
„Сектор продаје, директор Сектора за информационе технологије В. А. Кутсак
Мемо
№ 19-43/102
13. априла 2015
На тестирању статуса рачунара за његове перформансе
Почевши од 04.10.2015. У личном рачунару запосленог у продаји Р. Д. Максименко постоје редовни кварови, и то: поновно покретање система без давања ове команде ПЦ-у, проблеми са укључивањем / искључивањем и треперење екрана. Због описаног, тражим од вас да извршите неопходну дијагностику од стране стручњака вашег одељења како би открили узроке кварова и успешно отклонили их. Предлажем да се резултати испитивања издају у писаном облику, са резимеом даљњих радњи: поправке или замене машине.
Шеф одељења Л. А. Кудриавцев "
Претпоставимо да се испоставило да рачунар није могуће поправити. У овом случају састављамо меморандум за отпис опреме.
Примјер напомена о стављању ван погона
„Сектор продаје, Директор логистике Одељење М. А. Олеиник
Мемо
№ 21-45/104
16. априла 2015
О престанку рада са неоперативним рачунаром
Од 10. априла 2015. године, на личном рачунару запосленог у продаји, Р. Макименко, дошло је до редовних кварова. Дијагностика коју су као резултат тога урадили стручњаци ИТ одељења показала је следеће: ПЦ није погодан за даљи рад. С тим у вези, тражим да отпишем горњу опрему због неоперабилности.
Шеф одељења Л. А. Кудриавцев "
Поред ње, требат ће вам још једна напомена - да замијените искључену опрему.
Напомена о замени опреме
„Сектор продаје, директор Одељења за логистику М. А. Олеиник
Мемо
№ 22-46/104
17. априла 2015
О замјени поквареног рачунара
Лични рачунар специјалисте одељења, Максименко Р. Д., искључен је и потребно га је заменити због његове неискоришћености (према док. Бр. 20-44 / 103 од 15.04.2015.).Наведите нову опрему која одговара параметрима који су искључени. Молимо вас да обавестите о имплементацији у писаном облику. Уз напомену прилажем извештај одељења информационе технологије о дијагностици и њеним резултатима.
Шеф одељења Л. А. Кудриавцев "
У закључку
Обично писање белешке не прави проблеме. Овај међудржавни документ је прилично познато средство комуникације између различитих нивоа власти. Само „збрка“ између белешки и белешки може проузроковати условне баријере (чланак говори о томе како се разликују).
У неким се компанијама састављање напомена одвија искључиво према уведеном и одобреном моделу (у овом случају боље је снабдети се посебним формуларима за њих), у другима је више него бесплатно.
Приликом састављања овог документа треба се водити према истим правилима као и за остале радове - фонт и размак према ГОСТ-у, датум и потпис за ваљаност белешке.
Опћенито, меморандум је врло згодан приручник за алат, који се лако овладава и, ако се правилно користи, постоји добро координиран и јасан рад тима организација. Помаже у одржавању холистичког односа између одељења, а такође јача структуру коју они чине.
