Скоро сваки запослени треба да има приручник са узорцима. Ово је врло важан документ интерне комуникације, без којег је нормално функционисање већине великих институција немогуће.
Дефиниција напомене о извештају
Биљешка је документ који је дизајниран да преноси информације дуж вертикалне услуге одоздо према горе. Намењен је непосредном шефу да се обавести о чињеницама и инцидентима који се дешавају у току обављања посла.
Поред обавештавања запосленог који извештава, његов преводилац нуди мере које је потребно применити након анализе ситуације.
Скоро сваки шеф одељења зна како се пише мемо. Узорак увек на радној површини. Извештај има скоро исту структуру, али нешто другачији фокус.
Мемо шаљу се хоризонтално, од вође до вође једног нивоа. Извештавање се окомито пише од подређеног непосредном надзорнику.
Тема белешки
Разлог за писање меморандума може бити сваки инцидент у предузећу. Данас, на пример, узорак меморандума о непристојности запослених није толико чест, али чак и пре 30-35 година то је била раширена појава.
Данас су све чешћи извјештаји о неизвршавању службених дужности, о томе што касне. Они се такође могу саставити тако да изнесу захтев одређеног запосленог или целог особља јединице.
Запослени такође пишу извештаје у којима се обавештавају о извршењу упутстава добијених од виших органа власти, посебно ако су им дата у писаном облику.
Производни инциденти, непредвиђене ситуације или планиране акције такође редовно постају информативна прилика за писање извештаја. Стога је тема овог документа прилично опсежна и може да обухвати апсолутно све аспекте производног процеса, о чему би требало да се извештавају виши органи.
Фокус извештаја
Свака компанија зна да постоје две врсте белешки: унутрашњи и спољни. Чешће се користи унутрашњи. Они не прелазе границе једне структурне јединице и шаљу се од запосленог непосредном надзорнику. Свако ко има такву потребу може то да напише. Пример тога је допис о неизвршавању службених дужности, чији је узорак у сваком одељењу за особље.
Екстерно извештавање превазилази границе структуралне јединице и шаље се у име главе његовом вишем руководиоцу. Ако се унутрашњи може саставити на обичном листу величине А4, спољни се шаље само на меморандуму и овјерен је печатом, ако постоји, на јединици. Али обе ове врсте морају бити састављене строго у складу са ГОСТ-ом, јер се у противном не могу прикључити на општу документацију предузећа.
Рекуиситес
Према ГОСТ-у, сваки узорак белешке мора да садржи одређене детаље, без којих документ престаје да буде такав.
Извештај започиње детаљима који наводе назив предузећа или његове структуралне јединице. Даље, као и у изјави, постоји заглавље које указује на примаоца и аутора белешке. Веома је важно навести пуно име њихових постова.Назив документа је написан у новом ретку, а одмах испод њега је његов наслов, који започиње речима "Што се тиче ..." или "Ох ...". Ово читаоца одмах припрема за врсту података које су представљене у телу документа. Главни део се састоји од два условна дела. Први износи целу суштину инцидента, а други даје препоруке или саставља молбу да се предузме акција из горе наведеног разлога. Извештај је затворен датумом и потписом састављача текста уз његово тумачење.
Лица која имају право да састављају извештаје
Сви у предузећу требало би да знају како написати извештај о запосленом или о инциденту. О томе зависи да ли ће бити законито и да ли ће све наредне радње превазићи домет закона.
Свако ко има сличну потребу може да састави такав документ. Запослени на ниском нивоу чешће достављају информативне белешке о напретку у извршавању задатака, пословним путовањима и инспекцијама. Ређе пишу извештаје колегама о њиховом неуспеху у обављању послова.
Али шефови одељења често прате радну дисциплину. Његово кршење постаје разлог за новчане казне. Али за њихово именовање потребно је пружити снажне аргументе.
По правилу, уз меморандум, менаџеру се подноси објашњење које указује на добре или не баш добре разлоге за инцидент. На основу ова два документа израђује се одговарајући налог за предузеће.
Доказ изводљивости
У сваком одељењу за особље, у било којем одељењу рачуноводства, постоји примерак белешке. Овај документ служи као важна потврда да су одређене акције изведене разумно.
На државним предузећима често се јављају инспекције од стране служби разних случајева. Све су дизајниране тако да потврде легитимност новчаног тока буџетских средстава. Неразумно обрачунавање премије или одбитак од зарада озбиљна је повреда, која подразумева казне.
Али, присуство меморандума о чињеници над којим су предузете правне радње служи као озбиљно оправдање за ову или ону чињеницу. Биљешка може бити аргумент чак и на суђењу ако је састављена у облику и одобрена од стране примаоца који је примио и упознао се са његовим садржајем.
Преваленција меморандума
Историјски се десило да облик меморандума, чији је узорак дат у овом чланку, није уопште доспео у приватни посао. У фирмама и предузећима у власништву приватних лица чешће је решавање проблема производње усмено или путем састављања налога. То је због чињенице да предузеће има значајно мање спољних тела која га контролишу, за што нема потребе да извештава о легитимитету одређених радњи. Али овде постоји место за извештаје који се односе на финансијски промет, јер је контрола пореске управе још увек присутна.
У владиним институцијама су белешке уобичајена појава. Омогућују преосигурање сваког подређеног, преносећи заједно са документом одговорност за решавање проблема на непосредног надређеног.
Пример белешке запослених
О чињеници неиспуњавања службених дужности или повреде радне дисциплине од стране запосленог саставља се најједноставнији извештај.
Документ започињемо са називом јединице: „Одељење за информације Института за пољопривредна истраживања“. Затим пишемо шешир: „Шефу одељења за информације, Ивану И., од програмера трећег нивоа Петров П. П.“
У телу извештаја, изјављујемо суштину белешке: „Скрећем вам пажњу да је млађи програмер Сидоров Иван Иванович дошао на посао 02.02.2011., Касно у 02:00 и био у стању екстремне опијености.Насилник није изнео ваљане разлоге и њихове доказе, већ је на захтев реаговао отвореном непристојношћу упућеном мени. С обзиром на регуларност таквих кршења радне дисциплине, предлажем да се примене одговарајуће казне уз укор и одбитак новчане казне једнаке износу његовог рада за 2 сата од плате, током које И. Сидоров није био на послу. "
Извештај је затворен датумом и потписом дешифровањем.
Препоруке за компилацију
Ако пажљиво проучите сваки примерак извештаја, постаће приметно да су сви дизајнирани у строгом службено-пословном стилу. Нема смисла одступити од њега и улазити у детаље са њиховим описом у разговорном стилу. Што је текст јаснији и сажетији, ближи је овом извештају.
Обавезно анализирајте описани инцидент и дајте своје препоруке по том питању. То не значи да ће бити тако. Шеф има право да одлучи које санкције треба да предузме, али чешће се слаже са предлозима преводиоца извештаја, јер нема времена да продре у све детаље.
Запамтите, меморандум је пуноправан правни документ за чију исправност потврђујете сопствени потпис.
