У нашем чланку желимо разговарати о писмима. Уосталом, они су најчешћи начин размене информација. У свакодневном животу и на послу, једноставно не можете без њих.
Шта је писмо у служби
Писмо је уобичајени назив за документе који се по садржају веома разликују, а који служе као средство комуникације између потпуно различитих структура и организација у току њихових активности.
Писма су радови обједињени у једну велику групу начином преноса - поштом. Огроман број њих се накупља у било којој организацији. Подељени су на одлазне и улазне.
Писма може навести врло велику количину информација: жеља, поздрав, било шта. Издаје се на специјализованим обрасцима А4. У случајевима када је писмо мало и не садржи више од седам редака, дозвољено је користити формат А5.
Сваки документ мора бити датиран, а самим тим и писмо. Његов датум је дан потписивања.
Израда службеног писма
Писмо је састављено према одређеној шеми:
- Увод У њему се наводе мотиви и разлози за писање документа, чињенице, повезнице са прошлим догађајима, одлукама виших организација.
- Докази. Оно поставља разлоге за све што је наведено у документу.
- Закључак Оно доноси закључке, износи предлоге, захтеве, захтеве.
Ова је опција могућа и када писмо садржи само завршни део без икаквог објашњења.
По правилу писма немају велике количине, обично се ради о једној страници.
Сврха састављања
Сврха сваког писма је мотивација. Дакле, садржај треба да буде јасан, разумљив, концизан, без непотребних и непотребних информација. Постоји неколико правила која се морају поштовати приликом обраде документа.
Званично пословно писмо посвећено је само једном броју. Ово поједностављује њихову даљу обраду, што вам омогућава да убрзате извршење унутар организације.
Текст је представљен у трећем лицу и једнини. На пример: "У блиској будућности школа планира ...".
Шеф организације има право да потпише било који службени документ, и самим тим се писма, а за време његовог одсуства овлашћења преносе на привремено вд директора.
Тренутно се услужно писмо може слати не само поштом, већ постоји и телеграф, факсимил и, наравно, Интернет пошта, што је најповољнија и најпопуларнија опција.
Услови за припрему и извршење документа
Без обзира на начин на који се документ шаље, припрема сервисног писма подложна је јединственим дизајнерским захтевима. Они су некомпликовани и познавање одређених нијанси можда ће понекад бити корисно.
Погледајмо како написати службено писмо. Пример је дат у наставку.
Овако се саставља слично писмо.
Подаци о банци
Званично писмо је опште име велике групе пословних докумената који су неопходни за комуникацију између институција између себе и са обичним грађанима. Садрже потребне елементе у дизајну.
Подаци о банковном писму:
- Датум
- Број писма.
- Везе на матичне бројеве и датуме оних докумената на које је написан одговор.
- Наслов текста у једној фрази.
Поред тога, појединачне компоненте детаља морају бити тачно назначене:
- Назив компаније
- Структурна јединица.
- Позиција извођача
- Презиме и иницијали.
- Адреса примаоца
У случају када је писмо адресирано на више људи или организација, прво наведите главног примаоца (његову адресу), а потом и остале.
Класификације службених писама
Службена писма могу се класификовати према потпуно различитим основама, које могу бити повезане са сврхом, садржајем, значајем, хитношћу, статусом примаоца.
Уопштено, сва пословна писма могу се поделити у следеће врсте:
- Пратеће.
- Захтевно писмо
- Информативни.
- Промотивни.
- Гаранција
- Захтев.
- Арбитража.
- Подсетничка писма.
- Писма за потврду.
- Писма захтева.
- Обавештајна писма.
Таква класификација је највише универзална. Погледајмо ближе неке од сорти пословног писања.
Попратно писмо
Пропратно писмо - документ којим примаоца обавештавају да су му послати било који папир, можда се нешто објасни или разјасни. Такво писмо не садржи адресни део.
Такав документ по правилу започиње речима: "Шаљемо вам ...", "Обавештавамо вас ..."
Истовремено, могу се садржавати и све додатне информације у вези са производном или управљачком ситуацијом. На пример: "У складу са споразумима ..."
Текст таквог документа може садржати објашњења или захтеве који се тичу материјала који је приложен у пропратном писму. Нацртана је на обрасцу. Поред свих горе наведених детаља, требало би да има белешку о присуству апликација.
Позивно писмо
У таквом документу, прималац је позван да учествује у догађају. Такво писмо се може послати одређеној особи или организацији. Они почињу фразама: "Молимо вас да посетите ...", "Позивамо вас на ...". Документ открива суштину предстојећег догађаја уз обавезну назнаку датума и времена догађаја, као и услове учешћа у њему.
Информативно писмо
Ова врста писања је веома честа. Обавештава пошиљаоца о званичним информацијама. По правилу су таква писма прилично типична и управљачка структура их шаље подређеним организацијама. Они могу навести посебне законске одредбе, предлоге и препоруке.
Узгред, билтени могу имати прилоге. Обим документа, по правилу, не прелази неколико страница. Потписује их директор предузећа.
Промотивно писмо
Ово је такође својеврсно информативно писмо, али је упућено одређеној особи или организацији, садржи детаљан опис робе и услуга. Текст писма садржи детаљне информације. Његов крајњи циљ је подстицање стицања нечега од стране примаоца.
Гарантно писмо
Ово је документ који садржи обавезе или њихову потврду. Адресовани су одређеним појединцима и организацијама. О којим гаранцијама причамо? На пример, гаранције за плаћање робе, закупнина, услуга, услова рада. Такво писмо у правилу потписују две особе - директор и главни рачуновођа, а такође се оверава печатом.
Захтевно писмо (жалба)
Ово је пословно писмо које садржи податке о откривању неусклађености, на пример, производа са оним стандардима који су наведени у уговору. Сврха таквог документа је надокнадити губитке настале кршењем уговорних одредби. Захтев мора бити поднесен у писаном облику. У пракси не постоји јединствени облик таквог писма, али постоје обавезни елементи који се морају придржавати.
Захтев мора да садржи следеће податке:
- Потпуна адреса организације којој се документ шаље.
- Наведени су разлози (референца на гаранцију, уговор).
- Специфични захтеви (повраћај робе, новца, обрачунавање).
Захтев се шаље препорученом поштом или дописом о примању.Садржи фотокопије свих докумената који потврђују да је пошиљалац тачан. Рачун за пошту је најбоље чувати.
Писмо увек започиње реченицом: "Шаљемо вам жалбу ..."
Захтев
Писмо захтева - пословни документ послан за званичне информације. Његов текст има јасно оправдање потребе за информацијама. То могу бити везе са законима и другим прописима. Писма потписује званично овлашћено службено лице.
Писмо захтева подразумева одговор на писмо. Посебан статус се даје захтевима које су послале власти.
Подсетничко писмо
Ово је документ који се користи у случајевима када организација не испуњава своје функционалне задатке, већ једноставно делује као посредничка улога. По правилу се писмо састоји од више делова. Прва од њих односи се на документ у коме су утврђене обавезе. А у другом - захтев за обављање било које радње.
Обавештење Писмо
Такав документ информише о догађајима (јавно). Писма се шаљу великом броју организација или људи ради њиховог учешћа, учешћа. Они могу да обавештавају не само о догађајима, месту и времену, већ истовремено позивају за учешће. Писмо може садржати прилоге, на пример, упитник учесника, програм догађаја. По правилу се шаље читавој листи прималаца, што значи да прималац није наведен. Писмо потписује особа која је задужена за догађај.
Уместо речи
У нашем смо чланку испитали најчешће кориштене врсте пословних писама, као и нијансе њиховог писања. Након што сте мало проучили тему, сада можете слободно да је крећете и не будете збуњени ако вам се обрати предлог: „Саставите писмо услуге“. Као што видите, то није тешко, поготово ако се сећате свих основних захтева и детаља за писање документа. Пример како саставити службено писмо (узорак), дали смо у чланку. Сретно.
