Вероватно би се сви бар једном морали суочити са потребом да напишу пословно писмо. Када га састављате, нехотице долазите до закључка да то уопште није лако. Постоји много правила и правила за писање пословних писама која морате да знате. У чланку се детаљно описује поступак састављања документа, дају се узорци пословног писма, говори о њиховим врстама и дизајну.
Празан
Спремни обрасци дају чврстину и указују на поузданост компаније. Садрже потребне информације о организацији, као што су:
- Име.
- Адреса
- Контакт телефони.
- Сајт
- Емаил
- Лого.
- Остали контакт подаци.
Не постоје строга правила у обрасцима. Стога свака организација самостално одлучује које информације ће у њих ставити.
Како писати пословна писма? Припрема
Пословна писма се пишу и извршавају на одређени начин, у складу са њиховим инхерентним правилима и захтевима. У зависности од циља, аутор детаљно разматра садржај како би добио резултат који израчунава. Он мора јасно да разуме које информације примаоца већ знају о теми писма, од чега да поступа и шта ће бити у њему. Аргументи зависе од сврхе аутора. Процес припреме пословног писма може се поделити у следеће фазе:
- Проучавање проблема.
- Писање нацрта писма.
- Његов договор.
- Потпис
- Регистрација
- Слање примаоцу.
Структура пословних писама
Приликом састављања писма потребно га је засићи информацијама, односно тамо ставити све потребне информације. Може бити једноставно или сложено. У једноставном писму, садржај јасно и сажето приказује информације на које генерално није потребан одговор примаоца. Комплекс се може састојати од неколико одељка, ставака и одломака. Сваки одломак садржи један аспект информација. Узорци ове врсте пословног писма обично се састоје од уводног, главног и завршног дела.
Унос садржи основу са позивом на релевантне документе, са чињеницама и сврха писма. Указује на име, аутора, датум, број и наслов.
Испод је пример писања пословног писма - уводни део.
Главни део описује ситуације, догађаје, даје њихову анализу и доказе. Управо су у овом делу уверени да је потребно на овај или онај начин деловати, они доказују како су ствари изгледале и обавештавају о потреби да учествују у било којем догађају, износећи различите аргументе.
Закључак садржи закључке који се доносе у облику предлога, захтева, подсетника, одбијања и тако даље.
Пример писања пословног писма - његов завршни део - представљен је у наставку. У њему сумирани захтеви наведени у главном.
Све пружене информације треба да буду оптимално конзистентне и разумљиве.
Свако слово започиње средишњом поруком. Овај мали део је изузетно важан. При избору аутор мора узети у обзир:
- Одредишни положај
- Природа везе.
- Формалност.
- Етикета.
Писмо треба да садржи пристојан облик. На пример: „... изражавам наду за даље сарадња (хвала за позив) ... ". Након ових израза треба бити потпис аутора.
Стил
Сва писма морају бити у формалном пословном стилу, што значи да се користе говорни алати за формалне пословне односе. Карактеристике таквог језика формирају се у следећим околностима:
- Главни учесници у пословним односима су правна лица, у име челника и службеника од којих се пишу писма.
- Односи у организацијама су по природи строго регулисани.
- Предмет комуникације су активности компаније.
- Документи менаџерског карактера углавном имају одређену адресу.
- Често се током активности организације дешавају исте ситуације.
С тим у вези, информације наведене у пословном писму треба да буду:
- Званичан, безличан, наглашавајући удаљеност између учесника у комуникацији.
- Адреса намијењена одређеном примаоцу.
- Актуелно у време писања писма.
- Аутентична и непристрасна.
- Аргументи за навођење приматеља да предузме било какву акцију.
- Потпуно за доношење одлука.
Захтеви
Пословно писмо мора да испуњава следеће захтеве:
- Говор је стандардизован на свим нивоима - лексичком, морфолошком и синтактичком. Садржи много револуција, појмова и формула.
- Тон писања је неутралан, суздржан и строг, без употребе емоционалних и изражајних језичних израза.
- Тачност и јасноћа текста, без логичких грешака, јасноће и промишљених формулација.
- Концизност и сажетост - без употребе израза који носе додатно значење.
- Употреба језичних формула настала као резултат понављаних ситуација.
- Употреба израза, односно речи или фраза који имају посебне концепте.
- Употреба скраћеница, које могу бити лексичке (то су сложене скраћене речи настале уклањањем слова из делова речи: ЛЛЦ, ГОСТ и тако даље) и графичке (то јест, означавање речи у скраћеном облику: гр-н, воз и друге).
- Употреба дизајна у генитивима и инструменталним случајевима.
- Фразе са глаголским именицама („пружити подршку“ уместо „подршка“).
- Користите једноставне уобичајене реченице.
Горе наведени узорци пословног писма приказани су у даљој верзији (са главним делом). Подаци испуњавају све захтеве службеног пословног стила.
Врсте пословних писама
Најбоље је написати пословно писмо о било којем конкретном питању. Ако је потребно да се реше неколико питања одједном, препоручује се направити неколико различитих опција.
Пословна писма могу бити у свом садржају:
- Пратеће. Оваква писма су обично потребна за комуникацију где послати документе.
(Како написати пословно писмо? Узорак пропратног писма помоћи ће онима који требају да саставе овај тип документа.)
- Гаранција Они су написани како би потврдили било која обећања или услове. Може се гарантовати, на пример, плаћање за рад, станарина, време испоруке и још много тога.
- Хвала. Они су почели да се користе нарочито често у последње време. Таква писма показују добар тон за партнерства. Могу се издавати у редовном облику или на обојеном папиру са прелепим отиском.
(Како написати пословно писмо? Узорак захвалнице састављен је у слободном облику у зависности од задатака које решава. У овом случају писмо исказује своју суштину у најкраћем облику. Такав узорак, направљен на обојеном папиру с украсом, може се окачити на зид у соби компаније на почасном месту.)
- Информативни.
- Инструктивни.
- Честитамо.
- Промотивни.
Постоје и писма:
- Предлози за сарадњу. Недавно распрострањене информације које се шаљу организацијама често су рекламне природе, на пример, као овај модел. Прилично је тешко писати комерцијална писма, морате водити рачуна о многим нијансама да бисте били примећени, а још више заинтересовани. Али ако се састави у складу са доњим узорком, има све шансе за успех.
- Позивнице. Они се шаљу и нуде да учествују у разним догађајима. Обично су упућени вођи или официру, али могу се обратити целом тиму.
- Захтеви
- Обавештења.
- Захтеви и многи други.
Како написати одговор на писмо. Пример
Одговор мора почети понављањем захтева из првог писма. Тада се дају резултати његовог разматрања и одобрава или се изражава мотив за одбијање. Писмо пословног одговора може садржавати алтернативно решење очекиваних информација. Обично испуњава следеће принципе:
- Присуство везе до првог слова и његовог садржаја.
- Исти језик значи.
- Упоредива количина и аспекти садржаја.
- Придржавање одређеног низа.
Цлеаранце
Поред употребе пословних писама, морате узети у обзир и друге ситнице у њиховом дизајну. То су детаљи, правила за скраћенице, правопис адресе, наслов, дужина текста, ширина поља и још много тога.
Узорци пословног писма помажу да га саставите, узимајући у обзир све суптилности и нијансе. Користе их и почетници и искусни радници. Захваљујући обрасцима, они уче правилно писати писма и штеде много времена.
