У пословној преписци сваки документ има своје значење и може, на један или други начин, утицати на однос између партнера. Међу огромним бројем различитих врста таквих докумената, посебно место заузима писмо одговора.
Класификација пословних докумената
У односима између страна, већина питања се решава у писаном облику. А према закону, као што знате, усмени споразуми нису валидни. Због тога у сваком предузећу пословна преписка. То је опште прихваћено средство за размену информација као резултат званичних контаката између различитих организација и предузећа.
Сва пословна писма су подељена у две категорије:
- Они који захтевају обавезан одговор.
- Они којима таква реакција не треба.
Писмо одговора припада другој категорији. То је једна од комерцијалних врста докумената заједно са захтевом, информацијама, упозорењем, понудом, подсетником или презентацијом. Такве хартије од вредности се обично користе у тренутку закључивања и даље подршке различитим споразумима и другим споразумима између страна. Писмо одговора, за разлику од осталих, не тражи ништа и не нуди ништа. Садржи само податке које је друга страна претходно затражила.
Потврда апликације
Писмо одговора се припрема у различитим случајевима. Ово може бити реакција на одређену жалбу, захтев или захтев. Штавише, она може бити и позитивна и негативна. У другом случају, документ ће већ представљати својеврсно писмо о одбацивању. Али потребно је детаљно објаснити разлоге који су довели до такве одлуке. На пример, можемо размотрити случај када је компанија добила службени писани налог за производњу одређене врсте производа током одређеног периода. Ако је таква сарадња пожељна за предузеће, потребно је одмах реаговати. Одговор је произвољан. Може почети ријечима: "Ми ћемо довршити" или "Ми ћемо произвести". Као период, боље је навести датум отпреме, узимајући у обзир време потребно за производњу робе и њихово преношење у складиште. Уз то, потребно је уговорити услове плаћања, јер купац може рачунати у неколико фаза. Надаље, преостаје вам само да израчунате укупан износ и дате своје податке за које ће купац извршити новац. Такав документ обично потписују директор и главни рачуновођа, а на самом крају се извештавају о координатама директног извршиоца.
Преписка са појединцима
Нека предузећа, по природи своје активности, имају директан контакт са појединцима. То може бити организација која ради у сектору услуга или компанија која производи робу широке потрошње. Информације врло различите природе, и позитивне и негативне, могу доћи на адресу таквог предузећа од грађана. Ипак, за то је потребан одговарајући одговор и обавезан одговор. У таквим се случајевима не можете ограничити на лични разговор или телефонски позив. Грађанину се мора дати потпуно објашњење о свим питањима која га занимају. Ово би требао бити детаљан одговор на писмо.
Узорак таквог документа мора да испуњава одређене захтеве:
- За сваку пословну преписку је боље користити званични образац.
- Потребно је узети у обзир посебности састављања таквих докумената.Главна ствар је да их треба писати у складу са добро познатим правилом паралелизма, односно да садрже исти речник и језичке заокрете које је користио аутор-иницијатор. Ово ће максимизирати међусобно разумевање.
- Обавезно повежите писмо са захтевом, наведите његов број и датум.
- Текст је боље започети реченицама: "На ваш број писма ...", "Као одговор на ваш захтев ..." или "Обавештавамо вас ...".
Следи изношење чињеница и коначна одлука.
Строго формално
Ако желите да одговорите на службено писмо, то требате урадити тачно. Мора се имати на уму да таква жалба сигурно мора бити љубазна и тачна. Не заборавите и на писменост. Смешно је видети очигледне грешке у информацијама које даје угледна организација.
Адреса се од самог почетка штампа у горњем десном углу. То је тачна копија онога што је назначено на коверти. Одговор се увек даје на неку врсту захтева, па се на регистрацијском жигу у горњем левом делу морају напоменути њени оригинални детаљи (број и датум одласка). Затим се упућује кратка жалба примаоцу (презиме можете једноставно назначити без иницијала). Текст треба садржавати детаљна објашњења у вези са проблемом који га занима. Као аргументи треба користити само верификоване податке. Ни у којем случају се не могу ослонити на гласине и нагађања. Ако је потребно, можете користити изводе из прописа са релевантним чланцима. Директор предузећа потписује такав документ, а белешка је унета мало ниже, уз податке о имену и телефонском броју одговорне извршне власти.
