Свако од нас је барем неколико пута у животу написао формална писма и белешке. Где год да се налазимо и шта год да радимо, наша пословна кореспонденција се одвија у било којој области, која се мора водити како бисмо сазнали неке тачке, разјаснили информације, поставили питање и тако даље. Ако је раније овај феномен био чешћи у папирним апликацијама и у слању писама надређенима (као и пословним партнерима), данас се ова категорија шире у нашем окружењу.
Морате знати како правилно водити пословну преписку, чак и ако само направите наруџбу у некој интернетској трговини и желите комуницирати с њеним представником.
У овом чланку описујемо неке главне тачке које чине пословну комуникацију. Ми ћемо обратити пажњу на то које нијансе треба узети у обзир приликом размене писама са нашим партнерима; шта се не може занемарити ако не желите да саговорнику изгледате некомпетентни и безосјећајни, а такође се сетите правила којих се треба придржавати у било којој ситуацији.
Ако је применљиво
Очигледно је да се пословна преписка најчешће користи у процесу рада. Ако радите у некој компанији, онда ћете сигурно наићи на потребу да саставите ову врсту преписке. Пошто говоримо о пословним питањима, лако је разумети да стил писања треба да буде одговарајући - што формализованији и званичнији.
Даљи утисак запослених у компанији, где се шаље писмо, о вама и вашој компанији зависи од тога колико сте успели да успоставите пословну преписку. Стога процесу писања текста и његовом дизајну треба приступити што одговорније.
Пре свега, ако тражите пословну кореспонденцију, препоручујемо вам да се упознате са нашим упутствима. У њему ћемо, као што је већ напоменуто, представити неке теоријске тачке, као и практична питања. На крају чланка покушаћемо да дамо неколико примера заокрета који су типични за формални стил писања. На крају, користећи базу из овог чланка, можете самостално креирати висококвалитетне текстове за даљу комуникацију са добављачима.
Врсте преписки
Одмах, расправљајући о томе шта је пословна кореспонденција, хтео бих да скренем пажњу на њене врсте. Дакле, можете одабрати писмо захтева и, у складу са тим, одговор на писмо; писмо информативне природе (најчешће се шаљу клијенту); захвалница (у знак захвалности за пружену услугу), нотификационо писмо, подсетник, упозорење; писмо препоруке; гаранција и пропратно писмо. У ствари, ово су само најчешће коришћени типови који чине и стварну и електронску пословну преписку. Стога ћемо се с њима чешће састајати у пракси.
Структура
Логично је да би за погоднију организацију писања било којег писма било корисно да сарађујемо са његовом одређеном структуром или планом. То ће вам омогућити да разбијете задатак на мање фазе, које је много лакше обавити. На пример, размислите о линији свог писма на такав начин да покривате теме које требате навести што је тачније могуће. На пример, ако пишете питање о цени коју одређени производ има, покушајте укратко да наведете мотив: зашто пишете компанији (јер желите да купите или наручите овај или онај производ); разјасните главни циљ (сазнајте колико ће вас коштати ако наручите 10 јединица робе са одређеним опцијама).На крају, наведите у ком облику желите да добијете израчун и питајте да ли се остварује попуст на такав обим производње.
Наравно, ове информације су већ очигледне - само морате логично анализирати шта желите да напишете. Поред тога, не смемо заборавити на дизајн и захтеве. О томе ћемо вам рећи нешто касније.
Захтеви за писање
Дакле, правила пословне кореспонденције кажу да би сва писма требало да буду, прво, кратка. Ово је главно правило које ће се прочитати. Слажете се, сви не волимо када смо оптерећени великом количином информација. Ако је ово писмо пословне природе, оно не би требало да буде велико - у овом случају се може једноставно занемарити. Ако не можете одмах да смањите информације, урадите то након што напишете први нацрт свог писма.
Друго, ваш партнер (дописник учесник) мора разумети о чему је реч. Односно, писмо треба да буде информативно и разумљиво. Неопходно је у њега унијети податке које желите пренијети на такав начин да избјегавате додатна питања и да не губите вријеме на разјашњавање детаља.
Треће, писмо треба бити што поштујуће према партнеру или запосленом у компанији који ће га прочитати. Тачно је - што више поштујете саговорнику, веће су шансе да ће он правилно одговорити на ваш захтев и на крају ћете постићи жељени ефекат.
Преписка на енглеском језику
У неким случајевима преговори би требали бити на енглеском (или било којем другом него на руском) језику. То је нормално, посебно ако постоји веза са страним колегама. Важно је напоменути да се правила пословног дописивања односе на било који језик: само се стилски потези могу разликовати. Ваш задатак је да одаберете најприкладније за ситуацију у којој се налазите ви и ваш партнер (саговорник).
Пословна преписка на енглеском језику, наравно, захтева знање на довољно високом нивоу, тако да ако се не ради о вама, препоручујемо вам да контактирате професионалне преводиоце. Важно је да превод врши особа која поседује специјализовани говор, који је уврштен на језик пословне кореспонденције.
Пример. Улаз
У сваком разговору је врло важно како започети. У вези с тим пословни етикет Преписка се не разликује од комуникације уживо: прво је поздравити саговорника и некако га увести у разговор. Поздрав је можда стандардни "Здраво", али увод би требао бити индивидуалнији. На пример, можете навести кратку сврху свог писма („Контактирамо вас да бисмо разјаснили неке информације о вашем производу. Пре свега, заинтересовани смо за цену модела А1). Друга опција: „Као наставак нашег телефонског разговора о моделу А1, пишем вам са питањем о цени овог производа“). Такође можете да опишете своју ситуацију: „Пишем вам из разлога што је 2010. године ваш партнер контактирао нашу компанију, нудећи вам да започнете сарадњу у овој области у ваше име.“
Изјава о материјалу
Надаље, након што сте написали увод у свом писму, требали бисте објаснити зашто пишете. На пример, након постављања питања о цени производа, наведите шта вас занима. Можете ово написати: "Желели бисмо да наручимо Н-ти број јединица производа подложних испоруци на адресу Кс." У случају наставка телефонског разговора, можете навести свој захтев - зашто сте написали особи након што сте разговарали с њим телефоном (рецимо, да потврдите намеру да завршите трансакцију): „Наиме: заинтересовани смо за производ Н, под условом да буде испоручен са опцијом Кс ". Ако узмете у обзир трећу верзију, такође можете почети да развијате тему ваше жеље да сарађујете са компанијом.Опишите да је у вашем интересу и да ће партнер добити било какву конкретну корист од интеракције с вама ако пристане на то: "Биће заинтересовано да знате да се ток наше компаније променио, након чега је постао још ближи интересима вашег пословања."
Понуда
Свака пословна кореспонденција (примери које наводимо такође обавезно имају ово својство) захтева логички редослед. Ако сте на почетку писали зашто пишете, онда бисте требали даље разрадити и проширити ову идеју. Опширније наведите шта бисте желели од саговорника - можда му нацртајте могућности погодности да сарађује са вама. Овај део би, по логици, требао бити "врхунац" вашег писма, својеврсни врхунац. Ако сте у почетку глатко приступили ономе што вас пре свега занима, онда бисте у овом делу требали „открити карте“. Сва пословна преписка (примери слова изнад нису изузетак) треба да се гради на тако глаткој кривуљи која се креће. Тада ће читалац ваших редова разумети ваше расположење и на тај начин ће му бити угодније да комуницира с вама. Не правите стрме скокове, не прелазите са једне теме на другу.
Као што примери показују, ако требате да расправљате, на пример, о два неповезана питања, можете да поделите делове чланка, разбијајући их на одломке. Ово је погодно за читаоца, који ће визуелно видети тренутак када прелазите са једног питања на друго; тако је и за вас, јер у овом случају пишете као да говоримо о два различита слова.
Ако говоримо о нашим примерима, требали бисте написати: "Поред тога, желели бисмо да поново наручимо производе Н, са којима смо сарађивали месец дана раније." Или: "По цени погодној за наше услове, желели бисмо да успоставимо сталну сарадњу с вама у овој области, повећавајући канал продаје на Кс-И хиљада јединица." На крају, можете: "Ако је ваше интересовање за рад са нама и даље валидно, јавите нам се."
Сваки други узорак пословне кореспонденције изграђен је на овом принципу, тако да нема ништа лоше у томе. Супротно томе, често истицање наслова помаже у бољој навигацији, јер уклања „чврст текст“, чини својеврсно „сидро“ у коме се можете визуелно везати.
Завршни део
На крају, требало би да завршите писмо на исти начин на који сте га и започели. Ако пишете хвала, напишите да вам је драго да сарађујете са компанијом коју описујете; ако је ово комерцијална понуда, требате изразити захвалност на пажњи вашем писму и надати се даљој интеракцији са овом особом. Морате схватити да начин на који довршите писмо у великој мери одређује коначно мишљење о вама и вашој компанији. Сва пословна преписка (примери писама то непрестано доказују) заснива се на љубазности - зато се увек сетите да се захвалите саговорнику, изразите наду, похвалите га или оставите препоруку. Морате изабрати завршетак текста на начин који у потпуности одговара проблему описаном у писму.
Примјери: "Надамо се да ћемо вас задржати као нашег сталног партнера уз наду у стабилну сарадњу у нашим будућим активностима." Или "Искрено смо вам захвални на пажњи и надамо се да ћемо моћи развити сарадњу с вама у будућности." Или "Хвала на пажњи. Надам се да ћемо успети да наставимо да осигуравамо ваше интересе на Н тржишту у будућности."
Етикет и писменост
Ни у којем случају не заборавите на љубазност. Као што је већ споменуто, важно је ако вас занима пословна кореспонденција. Фразе попут "драго ми је што сарађујемо", "хвала вам на пажњи", "извињавам се на вашој бризи", "биће нам драго што вас видимо", "нећете ли нам правити друштво" и друге. Последња два односе се више на позивнице за корпоративне прославе него за пословно писање.
Увек као знак поштовања додајте фразе „молим“, „хвала“, „љубазно“, и тако даље, где је то потребно.
Једнако је важно у процесу писања пословних писама и људска писменост. Тачније, ако у процесу креирања писма направите бар једну елементарну грешку, можемо рећи да ће саговорник о вама формирати потпуно другачије мишљење од онога што очекујете. Стога покушајте писати што је компетентније и провјерити све неколико пута. Ако не знате како да пронађете грешке и сами их исправите, користите услуге коректора или специјализоване услуге. Врло је једноставан, али вам омогућава да будете сигурни у свој текст.
Вежба и обука
У мрежи, као што је горе наведено, постоји много примера готових пословних писама о било којој теми. Нисмо их уметнули овде у целину, јер, у ствари, овај чланак једноставно нема довољно простора да прими тако велику количину информација. У замену смо одлучили да једноставно наведемо нека основна правила и принципе, са којима сте се имали прилику упознати горе. Међутим, ово је, наравно, далеко од свих корака које би требало предузети према проучавању пословног писања. У ствари, практична улога игра најзначајнију улогу у овој области.
Ако проучите, рецимо, 5-10 примера готових писама, а такође прочитате наш чланак и извучете нека правила одавде, врло брзо ћете моћи да пишете писма онако како вам је потребно. У ствари, то је довољно за креирање било ког писма у оквиру пословне преписке.
Спремни примери
Како је, као што је већ напоменуто, огроман број готових примера, студенти и почетници стручњаци користе примену нечијег, готовог знања како би направили сопствени пројекат на његовој основи. Желим да кажем да се то не препоручује у пракси, а на тренингу - молим.
У процесу проучавања онога што пише у другим писмима, лакше ћете се кретати оним што требате да разјасните у својој преписци. То је нормално, јер је људска природа учити директно из искуства.
Тачно, ако вам је задатак да саставите потпуно пословно писмо, прво покушајте да прегледате примере и изаберете најповољније за ваш задатак. Тада је морате што је могуће више прилагодити ситуацији коју сте развили према општем концепту, али истовремено је поново написати како бисте успоставили свој сопствени стил презентације и писања. На крају крајева, можда ћете успети да боље пренесете информације и учините комуникацију продуктивнијом и ефикаснијом.
Учите и вежбајте! И можете да креирате сопствена пословна писма у прилично кратком року!
