У производном окружењу често се појави ситуација када један од запослених одлучи да пренесе ове или оне податке свом руководству. Таква жалба, изнесена у писаном облику, назива се „меморандум“. Шта је овај документ и како га саставити? О овоме вреди разговарати одвојено.
Основни појмови
Сваки запослени има право да контактира свог непосредног супервизора. То може учинити усмено и писмено. У првом се случају све своди на нормалан разговор, који не обавезује сваку од страна на ништа. У другом, жалба је већ службена.
Такав пословни документ се назива „мемо“. Која је разлика између таквог документа и осталих изјава упућених менаџменту? Суштина питања лежи у самом називу. Запослени саставља такав документ како би извештавао о конкретној ситуацији или догађају. Информације се могу односити на појединца, локацију или производњу у целини. Зависно од кога се шаље, допис се може односити и на унутрашње и на спољне документе. Прва опција је када се запослени обраћа шефу било ког нивоа у датом предузећу. А други се добија ако пошаље свој папир вишем органу. Затим, природно, прелази на спољашњи ниво.
Суштина проблема
По правилу се припрема меморандум са одређеном сврхом. Може се написати да:
- Исправите ситуацију. На пример, запослени има чињенице да компанија предузима радње које ометају нормалан ток радног процеса. О томе обавјештава своје руководство са захтјевом да предузме одговарајуће мјере.
- Заштити се од неправде. То се догађа када особа, видећи пристран став, одлучи да о томе обавести своје непосредно руководство. То чини у потрази за помоћи и заштитом.
- Побољшајте рад. Понекад неко од запослених примети да запослени у другим одељењима или структурним јединицама праве грешке које воде смањеној ефикасности. Затим се обраћа лидеру да помогне у успостављању реда.
- Избегавајте нежељену одговорност. То се догађа када се догоди инцидент. Рекавши надређенима о њему, запослени ствара себи повољне услове када против њега не може бити поднесен никакав приговор.
У сваком од ових случајева запослени не само да преноси информације, већ тражи помоћ у решавању проблема.
Правична казна
Радна дисциплина омогућава грађанима да савјесно обављају своје дужности док је на радном мјесту. Поред тога, он мора да се придржава прихваћеног налога и да се придржава свих налога и налога свог послодавца. Али у животу се не догађа све тако глатко. Понекад се поступци запослених разликују од опште прихваћених норми. У овом случају, непосредни шефови сматрају да је њихова дужност да информишу руководство предузећа о ономе што се дешава. Резултат таквог сигнала је меморандум о кршењу радне дисциплине.
Обично се у овом документу случај односи на:
- Непоштивање било које посебне наредбе.
- Не извршавање директних функција у погледу положаја преступника.
- Кршења радне дисциплине. Ово се односи на случајеве изостанка, закашњења, пијанства на вашем радном месту и друге.
- Чињење незаконитих радњи које укључују административну или кривичну одговорност. У овом случају говоримо о крађи, пљачки, проневјери и другим кривичним дјелима.
У сваком од ових случајева починилац ће морати да сноси заслужену казну.
Аутор документа
Најчешће меморандум о запосленом састави његов непосредни надређени. У њему он преноси негативне аспекте активности свог подређеног руководству.
У исто време, документ обично садржи личну процену аутора. Заједно са визијом проблема нуди могућа решења. Али последња реч ће, наравно, бити за вођу. На пример, запослени су направили кораке. У овом случају, његов шеф саставља документ упућен директору, који обично започиње речима: "Преносим вам пажњу". Затим детаљно описује када се повреда догодила, и са своје стране нуди могућност кажњавања немарног запосленог. Пошто се таква белешка односи на документе интерне употребе, може се издати на обичном празном листу А4 формата. Текст је представљен у произвољном облику. Условно се може поделити на два дела. Један садржи опис проблема, а други укључује закључке и конкретне приједлоге који су дати о томе.
Специјални случај кршења
Једна од врста кршења радне дисциплине је неиспуњавање запосленог од задатка који му је доделио шеф. То се може догодити ако је запослени заборавио, не могао или једноставно игнорисао ову наредбу.
Таква акција се квалификује као кршење дисциплине, а непосредни надзорник састави меморандум о неизвршењу задатка. За такво дело, особа ће морати бити праведно кажњена. Али то ће се догодити тек након што он пружи своја објашњења о ономе што се догодило. Ако разлози који су запосленика потакнули на такве радње изгледају уверљиво, онда чак може избећи казну. Теже је решити то питање када непослушност запосленог води негативним последицама. Овде вероватно неће моћи да остане даље. Нарочито ако је као резултат таквог пропуста начињена штета или је начињена озбиљна штета. Казна ће се у овом случају одредити на основу одговарајућих регулаторних аката.
Како направити извештај?
Менаџер на било ком нивоу треба да зна како написати белешку. Узорак се може размотрити на конкретном примеру. Претпоставимо да неки запослени није дошао на време да ради и у то време га је посетилац тамо чекао да потпише важан уговор. Након неколико сати, запослени се ипак појавио, али време је изгубљено, а клијент је већ отишао. Такав акт садржи више повреда истовремено:
- касним на посао;
- прекид састанка;
- штету која је предузећу нанета потписивањем уговора.
Ако није могуће променити тренутну ситуацију, тада је шеф дужан да о томе обавести управу.
Сличан документ би требало да изгледа овако:
- Прво, у горњем десном углу је написано "капа", која означава коме и од кога је усмерена.
- Даље је у центру написано његово име.
- Испод је главни текст у којем се информације постављају одређеним редоследом. Прво долази опис ситуације. Затим следи захтев да се реши проблем. Након тога се на основу свега наведеног доноси закључак. Закључно, аутор може да изнесе своје идеје или предлоге како да, по његовом мишљењу, најбоље изађе из ове ситуације.
- На самом дну ставља датум и потпис уз цео транскрипт Ф. И. О. и заузету позицију.
Зависно од разлога, текст белешке може бити искључиво информативан или захтијевати интервенцију управе да успостави ред.
