Велике корпорације са многим поделама неизбежно се суочавају са проблемом интерног тока рада. У напредним компанијама такав поступак је компјутерски изведен, у скромнијој верзији то је преписка на носачима папира. Ипак, норме пословног писања остају исте за било који формат. Обично се такав документ назива меморандум.
За које случајеве правите белешке
Однос између јединица је деликатна ствар и понекад захтева писање. Претпоставимо да запослени у неколико географски удаљених јединица раде заједно на пројекту. За размену поузданих информација телефон није довољан, потребни су писани извори.
Или друга, мање пријатна опција: требате довести запосленог у дисциплинску одговорност за кршење службених дужности. Како доказати да таква повреда уопште постоји и од чега се састојала? Наравно, уз помоћ писаних извора: резолуција, интерне преписке, писаних упутстава и других сличних белешки.
Понекад је потребно да поднесете захтев или упозорите све запослене на важне информације. То се може урадити помоћу меморандума.
Односно, примерак белешке може бити користан у различитим питањима предузећа:
- рад;
- по договору;
- административни и управљачки;
- дисциплински;
- административни;
- синдикат;
- информативни.
А овај списак није исцрпан.
Обавезни детаљи
Записник је, пре свега, документ, и зато га треба саставити у складу са правилима пословног тока, фокусирајући се на узорак. Компетентно написан допис је сасвим довољан да реши проблем производње. Документ треба да садржи следеће информације:
- коме је допис упућен;
- која је његова суштина, оправдање, упућивање на законе, норме, упутства;
- апликације - ако их има;
- ко је потписао - шеф јединице, који има право да потписује интерне документе;
- ко је саставио - извођач који је директно саставио примерак сервисне белешке;
- матични број документа и датум слања примаоцу.
По правилу се евиденције о услугама састављају према броју прималаца у оригиналу плус једна копија за пошиљаоца. Ако је пуно прималаца, они су наведени у хијерархији у десној половини листа.
Како написати белешку
Узорак документа може се наћи у било којој референтној публикацији помоћу пословног писма или у збиркама пословних докумената. Образац мемо није посебно одобрено. У основи, када га састављају, воде се нормама пословног промета и устаљеном праксом.
Међутим, постоје такозвани државни стандарди који регулишу облик документације. Они постављају одређене захтеве у интерној документацији предузећа, прописано је где треба налазити ове или оне натписе, како правилно навести иницијале или исправно потписати документа заменику у одсуству.
Узимајући у обзир све написано, можете користити примерак сервисне белешке у наставку. Наравно, логика представљања и оправдања на које се преводилац односи треба добро размислити, јер ће формат одредити перцепцију документа, а самим тим и његову ефикасност. Звук и добро осмишљен документ је увек веродостојнији.
Узорак белешке
Директор за људске ресурсе
ЈСЦ "Енергосбит"
Титенко В.А.
Мемо
По питању предаје документа запосленом
214 / ОК од 06.03.14
31.05.2014. Године, фирма је примила писмо од извршиоца према којем запослена Дегтиарева Ирина Павловна треба да дође код њега на пријем, јер је она дужник судском одлуком да јој надокнади износ у корист Завода за запошљавање.
Према доступним подацима, наведени радник ради у одјелу електричне енергије као диспечер.
У складу са захтевима извршиоца, молим вас да хитно обезбедите достављање приложених позива Дегтиаревој Ирини Павловни против потписа и да копију с потписом пошаљете поштом извршитељу.
Прилог: позив у два примерка.
Поздрави
Шеф правног одељења
М.В. Бланцхе
Шпански Олева И.Р.
5027982
У овом формату можете поставити било које питање, главна ствар је усредсредити се на примерак сервисне белешке и не занемарити образложење за наведене захтеве.
Мемо - Интерни документ
Пример белешке даје представу о процедури за његову припрему. Треба имати на уму да овај документ, без обзира на његов предмет, остаје унутрашња ствар компаније.
Обично предузеће издаје посебну наредбу за утврђивање информација са ограниченим приступом, позивајући се на то, могуће је одбити издавање копија или, осим тога, оригинала званичне документације на захтев трећих лица.
Међутим, треба имати на уму да званична преписка на захтев органа за спровођење закона и судова може постати власништво истражитеља или судије. Такође, ови документи имају право да захтевају инспекцијске органе. С обзиром на ову могућност, боље је одмах исправно и опрезно саставити документ, јер оно што је написано оловком не може бити сече секиром. За то је примерена примера услуге најбоље у складу.
