Многа предузећа имају одговорне запослене. Ова категорија запослених има низ обавеза према компанији. Конкретно, они морају да обрачунавају новац који добијају за административне, кућне и друге трошкове. Размотримо даље како се води рачуноводство, обрачуна са одговорним особама. 
Опште информације
Када се запосленима даје новац за куповину канцеларијског материјала, запослени се шаљу на пословно путовање или наплаћују плаћање услуга треће компаније у готовини, запослени се понашају као одговорне особе. Извештавање износа имају сврху. За документовање операција, као што су обрасци Т-9, Т-10а и Т-10, као и ф. АО-1. Одражава информације о средствима које користе одговорне особе, оцена 71 у преписци са осталим чланцима.
Нијансе
Ко може да изврши трошкове новцем предузећа? Извештавачи су искључиво запослени у предузећу. Странци не могу дјеловати у том својству. У ствари, сваки запослени у компанији може бити одговоран. Међутим, у правилу је круг таквих радника ограничен. У ствари, предузећу није потребан сваки запослени да додели средства.
Време
Ако одговорне особе примају новац, тада им се назначује у које су сврхе намијењене и у којем периоду. У року од три дана након истека овог периода, радник мора вратити салдо. Истовремено, он извештава о томе где су их провели. Ако рок наруџбе није наведен, сматраће се једнаким три дана од дана издавања новца, а за пословне путнике три дана од дана повратка. Ако је путовање било у иностранству, тада се период повећава на 10 дана.
Правила
Поступак у благајни предвиђа захтев да све док постоји дуг одговорних лица (нису достављени подаци о претходно издатим средствима) не предузимају се нови предујмови. По правилу се препоручује да се одобри списак таквих радника по налогу шефа. Актом треба навести који су износи и када издати, као и период до кога треба да се пријаве.
Образложење потрошње
Новац примају они запослени којима је то потребно, и то у периоду који сматра разумним. Законодавство не предвиђа никаква ограничења по овим питањима. Међутим, приликом издавања средстава руководилац треба да се води здравим разумом и производном потребом. На пример, запосленом се може дати 60 хиљада рубаља. за куповину рачунарске опреме или путовање на пословном путу ради закључивања профитабилне трансакције. Али ако ће исти износ бити обезбеђен запосленом за куповину дописница, онда то може изазвати сумњу код регулаторних органа. Током ревизије, највероватније ће се сугерисати да је компанија на овај начин издала зајму. У складу с тим, компанија ће бити препозната као прекршилац пореза, јер ће смањити основицу за порез на доходак.
Дизајн редослед
Одражавајући нагодбе са одговорним запосленима, прва операција требало би да буде издавање средстава, а друга - извештај. Често се у предузећима праве прилично озбиљне грешке. Прво, запослени нешто прибави, затим извештава о куповини, а надокнађује му трошкове. Ови износи, као ни сам запослени, нису одговорни. У ствари, у таквој ситуацији, компанија није дала инструкције запосленом, односно није му дала новац.Запослени троши свој новац, нешто им прибавља, а затим компанија купује од њега материјалну имовину. У овом случају се не може говорити о одговорности. Трансакција је закључена - предузеће од свог радника добија имовину која му припада. 
Фондација
Особе које пријављују новац обично добијају новац из касе. Да бисте то учинили, морате имати разлог. Као један од њих може бити, на пример, наредба главе. Акт указује на потребу да се одређеном запосленом редовно или у исто време издају средства. Менаџер такође може на неком документу назначити "плати" или "издати". На примјер, могло би бити мемо. Такву одлуку поставља шеф или његов заменик, директор подружнице или главни инжењер, и тако даље. Остали запослени могу наручити средства само ако имају одговарајућа овлаштења.
Документи
У плану рада и рачуноводственој политици потребно је успоставити листу хартија од вредности у складу са којом ће рачуноводствено одељење издати налоге за издавање средстава. Претходни извештај (ф. АО-1) делује као главни документ. Такође се користи и пуномоћ. То је документ који носиоцу даје право да изводи радње наведене у њему, у име субјекта који га издаје. Ако се запосленом откаже пуномоћ, он ће обављати послове у име компаније. Сходно томе, сва документа која ће добити извршавају се на име компаније. Добит ће му фактуру, товарне листиће и друге папире који ће му омогућити да поднесе поравнање ПДВ-а. У одсуству пуномоћја, друге компаније запослене доживљавају као приватно лице. У том случају добиће чекове продаје и благајне. Међутим, компанија може да прихвати савршену потрошњу. 
Пуномоћ
Документ се извршава у једном примерку. Пуномоћ мора бити регистрована у одговарајућем часопису и предата запосленом. Рачуновођа задржава кичму документа на којем су детаљи наведени. Због чињенице да запослени делује у име предузећа у другом предузећу, пуномоћ ће остати тамо. Након што се запослени врати, рачуновођа ће у краљежници извршити напомену о извршењу налога. Документ означава важење и датум издавања. Ако период није дефинисан, тада ће важити годину дана.
У недостатку датума издавања, пуномоћ се сматра неважећом. За регистрацију примања примењених материјалних средстава ф. М-2.
Особе које пријављују: Књиге
Размотримо неке од уноса које књиговођа доноси:
- Дб сц 71 цд 50 - издавање средстава из благајне за пословне трошкове или пословно путовање.
- Дб сц 60 цд 71 - отплата дуга радника према предузећу у име послодавца.
- Дб сц 10 цд 71 - стицање залиха.
- Дб сц 20 (26, 44) Цд 71 - отпис трошкова насталих од стране запосленог у име / путних трошкова.
- Дб сц 50 цд 71 - поврат салда.
Извештај
Попуњава га сам запослени, а не запослени у књиговодству. Због тога је у многим предузећима круг запослених којима се дају упутства везана за исплату у готовини врло ограничен. Не може сваки запослени одмах издати акт без грешака. Овдје вриједи рећи да многе одговорне особе испуњавају образац помоћу програма 1Ц. Након тога документ се штампа и потписује. Извештај се доставља рачуноводственом одељењу заједно са свим документима који потврђују трошкове. Специјалиста их прихвата и растргава примитак дуж линије пресека од обрасца. Рачуновођа мора да га испуни и преда одговорном запосленом. Ова потврда служи као потврда да је запослени предао сва потребна документа. Од овог тренутка одговорност за њих прелази на рачуновођу. 
Закључак
Извештај о трошковима мора се предати менаџеру на потпис. Без тога рачуновођа нема право да прихвати документ. Након потписивања акта, запослени ће се сматрати одговорним компанији за издати износ. Ако се испостави да средства нису враћена, запослени их преноси у благајну. У неким случајевима дуг може пребацити на платни списак.
