O relatório antecipado - formulário AO-1 - o documento principal para confirmar os fundos gastos pagos anteriormente por pessoas responsáveis. O valor sob o relatório é emitido para as seguintes finalidades:
- despesas de viagem;
- despesas de negócios e necessidades operacionais;
- reembolso de despesas de viagem incorridas pelo empregado.
Pagamento antecipado
O pagamento antecipado é emitido com base na diretiva do diretor da organização, indicando a lista de funcionários para quem os fundos são atribuídos, o calendário, metas e montante. O dinheiro é dado aos viajantes de negócios com base em um pedido para enviá-los em uma viagem.
O formulário preenche pessoa responsável. Documentos comprovando despesas são apresentados. O contador verifica a conclusão do relatório de despesas, corrige os documentos de despesas na forma de AO-1 e envia o formulário para assinatura à cabeça.
O restante do montante é devolvido ao caixa da empresa. Em caso de não retorno, os fundos são deduzidos do salário do empregado, Artigo 137 Código do Trabalho da Federação Russa (dedução do salário para pagar as dívidas ao empregador).
Regras para preencher um documento antecipado
O relatório de despesas é um documento bilateral. No lado da capa é indicado o nome da organização, o número do formulário, a data de conclusão. As iniciais do empregado, departamento, departamento (se houver), onde o empregado trabalha, número pessoal, posição são entradas.
O objetivo do montante deve corresponder ao objetivo na ordem de processamento de fundos.
A parte esquerda do formulário é informação sobre o saldo do adiantamento e o valor realmente gasto. Linha 1A para moeda estrangeira. Reflexão de fundos na forma de AO-1 e pagamento de dívida em moeda estrangeira ocorre à taxa de câmbio do Banco Central da Federação Russa na data da assinatura do relatório de despesas.
O verso do formulário lista os consumíveis: guias de remessa, documentos de viagem e recibos de comércio atos e outros papéis. Indique o número, data, nome, quantia em rublos e moeda estrangeira (se houver).
A linha inferior é a assinatura da pessoa responsável.
Padrão de escrita
O formulário AO-1 é preenchido pelo funcionário da organização que recebeu os fundos e o contador.
Como é um relatório de despesas? Um exemplo de preenchimento de um funcionário da empresa é apresentado na foto acima. O funcionário na frente do documento indica o nome da empresa, iniciais, posição, número pessoal, finalidade do pagamento adiantado (despesas de hospedagem ou de negócios) e a data do relatório.
Por outro lado, o empregado preenche as seguintes linhas:
- n.º 1 - número de série do documento que certifica as despesas;
- coluna 2 - a data de elaboração do documento de despesa: quando ocorreu a compra, a viagem;
- coluna 3 - o número do cheque, conhecimento de embarque ou ato confirmando os custos;
- parágrafo 4 - o tipo de desperdício de fundos: despesas de escritório, tarifa;
- linha 5 e 6 - quantidade em rublos e moeda estrangeira de acordo com o relatório.
O montante total é indicado na linha “Total”, parágrafo 5 ou 6.
O formulário preenchido com consumíveis é submetido ao departamento de contabilidade.
O que mais está incluído no relatório de despesas? Uma amostra do contador que preenche a empresa é mostrada na foto acima. O contador assina o recibo do formulário AO-1 do empregado. O artigo deve conter a data em que o formulário foi submetido. O recibo é dado à pessoa responsável.
Depois de verificar a exatidão do documento e gastar os valores, o contador preenche as linhas:
- Colunas 7 e 8 - fundos em rublos e moeda estrangeira aceites para contabilidade.
- Cláusula 9 - números de contas de contas que são debitadas aos montantes gastos.
O título do formulário está preenchido. O relatório de despesas contém informações sobre a emissão de fundos: número, data do documento pelo qual os montantes foram emitidos.As informações sobre o saldo ou o gasto excessivo do adiantamento anterior são colocadas.
Na coluna "Contabilidade", no título do formulário, indique informações sobre o débito e o crédito. As informações são tiradas da linha 9 do verso do formulário.
Verifica a exatidão dos cálculos aritméticos, documentos. O formulário é enviado para assinatura ao diretor da empresa.
Após a aprovação do formulário, o montante emitido é baixado e o acordo final com o empregado.
O restante do adiantamento é devolvido ao balcão de caixa da empresa no pedido de recebimento. Os fundos utilizados em excesso são pagos pela empresa por garantia de caixa de despesas.
Se o empregado não devolveu o restante da quantia de acordo com o documento anterior, ele não poderá receber um novo adiantamento.
Prazo final do relatório
Ao retornar de uma viagem de negócios, o funcionário envia um relatório de despesas. O prazo para envio de um documento é de três dias. 10 dias - se houvesse uma viagem ao exterior. Em caso de não apresentação do formulário, uma violação é registrada para disciplina em dinheiro.
Se o serviço fiscal concluir que o pedido não está sendo seguido, os inspetores podem tentar multar a organização, de acordo com o artigo 15.1 do Código de Ofensas Administrativas, por infrações administrativas. Embora a lei não prevê responsabilidade.
O controle sobre os fundos alocados é a tarefa da empresa.
Documentos em uma língua estrangeira
Se, ao chegar de uma viagem de negócios no exterior, um funcionário enviar documentos que comprovem o dispêndio de fundos em uma língua estrangeira, é necessário realizar a tradução interlinear.
A cláusula 9 do Regulamento de Conformidade Contábil determina que os títulos em um idioma estrangeiro devem ser traduzidos. A tradução de documentos primários pode ser realizada por qualquer funcionário que conheça uma língua estrangeira. Apenas números são exatamente indicados. As informações restantes não podem ser escritas na íntegra.
Um relatório antecipado com uma tradução é certificado pelo contador chefe da organização ou por outra pessoa autorizada.
O formulário de relatório é preenchido em uma cópia. Pelo menos três pessoas participam da preparação do formulário: uma pessoa responsável, um contador, um diretor.
