Nos últimos anos, tem havido uma tendência constante para um aumento no número de empresas que emitem cartões bancários corporativos. Isto é devido ao fato de que eles são muito convenientes para usar para pagar as despesas correntes, de uma forma ou de outra conectadas com as atividades econômicas das instituições. Apesar da crescente popularidade, a parcela de suas emissões é relativamente pequena, então eles não podem ser chamados de um produto em massa.
Variedades de cartões corporativos
Como regra, eles são usados por grandes organizações que trabalham em estreita colaboração com empresas estrangeiras. A instituição assina um contrato com o banco, com base no qual um cartão corporativo é aberto para um indivíduo que subseqüentemente pagará por sua representação e despesas de viagem com ele. Sob os termos do contrato, o funcionário da empresa em cujo nome a conta está aberta tem o direito total de dispor dos fundos disponíveis. Hoje existem dois tipos de cartões corporativos:
- crédito, através do qual as liquidações são feitas à custa de fundos fornecidos pelo banco nos termos de um contrato de empréstimo;
- liquidação - todos os cálculos são feitos à custa dos fundos próprios periodicamente reabastecidos da empresa.
A pedido do cliente, o cartão do banco corporativo pode ter um limite de caixa fixo. O saldo mínimo só pode ser usado em casos excepcionais. Essa condição deve ser especificada no contrato. Além disso, uma conta de cartão corporativo pode ser aberta para um ou mais funcionários. Dependendo do tamanho, tipo de atividade e atividade da empresa, o banco seleciona a forma ideal de organização do pagamento das despesas correntes.
Quais são as funções de um cartão corporativo?
Em primeiro lugar, seu uso permite reduzir significativamente o tempo necessário para que um contador processe a emissão ou devolução de fundos a pessoas responsáveis. Além disso, um funcionário destacado da empresa economiza tempo e dinheiro na declaração de fundos ao passar pelo controle alfandegário. O cartão corporativo permite que você estabeleça um controle rigoroso sobre como pessoa responsável gasta dinheiro. Com sua ajuda, as listas de viagem, utilitários e despesas de hospitalidade são pagas.
Regras de abertura
O representante da empresa deve entrar em contato com a instituição bancária selecionada e apresentar um pedido de cartão corporativo, com base no qual um contrato de abertura e subseqüente manutenção de uma conta será assinado. Além disso, a empresa deve fornecer ao banco uma lista de funcionários em cujo nome os cartões serão abertos. Os futuros proprietários precisam escrever um aplicativo para recebê-los. Todos os itens acima devem ser acompanhados por um pacote de documentos necessários para abrir uma conta atual.
Contabilidade de cartões corporativos
A base para o controle contábil sobre o fluxo de caixa é um extrato bancário ou dados de uma revista eletrônica no sistema “Banco do Cliente”.
Abrindo ou fechando uma conta, a empresa é obrigada a notificar o escritório de impostos sobre isso dentro de sete dias. Caso contrário, ele enfrenta uma multa substancial. Na política contábil da empresa, os limites do cartão, uma lista de documentação para relatórios prévios, uma lista de despesas e operações permitidas aos funcionários, bem como o cronograma e o procedimento para relato devem ser fornecidos.
Principais benefícios para a empresa
O cartão corporativo possibilita uma redução significativa no tempo e nos custos operacionais para a emissão de caixa responsável. Ela economiza a gestão do empreendimento da necessidade de receber e armazenar na instituição bancária os valores destinados a pagar por despesas de representação, viagens e despesas domésticas. Além disso, a empresa que emitiu o cartão corporativo facilita significativamente o trabalho de contabilidade e há uma diminuição no número de documentação de relatórios.
A empresa obtém a oportunidade de controlar as despesas dos funcionários não apenas pelos extratos bancários, mas também limitando as operações permitidas. Se um funcionário que está em uma viagem de negócios precisa urgentemente de fundos adicionais, a empresa pode reabastecer a conta a qualquer momento. Para garantir a segurança dos fundos em um cartão perdido, o acordo prevê a possibilidade de bloqueá-lo por telefonema do proprietário. Ao cruzar a fronteira do estado, os fundos no cartão de pagamento não precisam ser declarados. Além disso, durante viagens de negócios no exterior, o titular do cartão elimina a necessidade de comprar moeda estrangeira. Todas as operações realizadas no exterior estão sujeitas a conversão automática.
Como usar um cartão corporativo?
O uso de tais cartões é regido por regras que se aplicam a todos os funcionários de uma determinada organização. As disposições sobre o uso devem incluir os seguintes itens:
- o procedimento de ação em caso de perda;
- requisitos para proteger as informações do PIN;
- lista indicativa de documentação aceita como prova de despesas;
- o período de tempo durante o qual o empregado é obrigado a preparar e apresentar um relatório de despesas com documentos anexados a ele, que confirmam as despesas incorridas.
Para que os funcionários saibam o que pode servir como prova de despesas, você pode criar um álbum especial de amostras e anexá-lo ao regulamento sobre o uso de cartões. É desejável que as regras estabeleçam limites para acordos permitidos em cartões, uma lista de operações e despesas que podem ser cometidas por um funcionário. A lista de operações permitidas pode variar dependendo do território do estado em que a empresa está registrada. Os limites de liquidação podem variar dependendo da posição ocupada pelo titular do cartão. Entre outras coisas, o estatuto deve especificar o período de tempo no final do qual o empregado deve devolver o cartão, bem como o grau de responsabilidade e o procedimento para compensação por não-conformidade com as regras estabelecidas.
Taxas de serviço
Cada banco define independentemente a taxa de abertura e subseqüente manutenção de um cartão corporativo. Na maioria dos casos, praticamente não difere das tarifas padrão aplicáveis aos indivíduos.
No processo de registro, o cliente tem o direito de escolher uma classe de cartão. A produção de cartões instantâneos e não personalizados geralmente não leva mais de meia hora, enquanto o lançamento de cartões de nome de prestígio pode levar vários dias úteis.
