Em transações em dinheiro, os relatórios antecipados são de considerável importância. No caso de preenchimento incorreto de documentos, o imposto poderá cobrar imposto de renda pessoal adicional, bem como multa. Para reduzir o risco de juros, você deve seguir as regras para a emissão de fundos em um sub-relatório: emitir dinheiro com base em um pedido e receber um relatório no prazo. Mas existem outras nuances de operações de processamento.
Propósito
A emissão de dinheiro sob o relatório para o relatório pode ser necessária para:
- compras de bens e materiais;
- pagamento de despesas de viagem;
- assentamentos sob contratos.
Tais operações são reguladas pela Portaria nº 3210 do Banco da Rússia “Sobre o Procedimento para Operações em Dinheiro”.
Algoritmo
Antes de aceitar um novo aplicativo, você precisa verificar se o empregado tem o mesmo valor da dívida. Se houver um, o documento não poderá ser aceito. O funcionário deve elaborar um requerimento de emissão para o sub-relatório (para o diretor), sob qualquer forma. O texto deve indicar o montante e a data de recebimento dos fundos. O gerente deve assinar uma declaração. Em seguida, o contador elabora e assina um mandado de caixa de despesas (KO-2). Com base neste documento, o caixa, mediante apresentação do passaporte pelo empregado, lhe dá dinheiro. O pedido é assinado pelo caixa e pelo destinatário. A transação deve ser exibida no livro de caixa.
Um pedido de emissão de dinheiro em um sub-relatório também deve ser escrito pelo chefe. A empresa tem o mesmo contrato com ele do que com outros funcionários. Se não houver pedido, as autoridades fiscais podem reter montantes adicionais de imposto de renda pessoal.
Docs
O funcionário deve informar sobre o uso do dinheiro. Relatório de despesas deve ser fornecido no prazo de 3 dias úteis após o retorno da viagem, indo para o trabalho ou a expiração do período para o qual o dinheiro foi fornecido. O documento é entregue ao contador ou gerente. A parte receptora verifica a plena utilização dos fundos, a disponibilidade de documentos comprovativos e a exatidão do relatório. Se não houver erros, o documento é assinado pelo responsável, após o qual o dinheiro é debitado. É assim que o desembolso de recursos é realizado no sub-relatório. Leia sobre como escrever uma declaração abaixo.
Aplicação de relatório: amostra
Diretor da LLC “(nome)” F. I. O.
do motorista F.I.O.
DECLARAÇÃO
Peço-lhe para emitir um relatório no valor de 6.000 (seis mil) rublos por um período de oito dias corridos para a compra de anticongelante para o veículo de trabalho TATA.
02/12/2016 (assinatura)
Em seguida, o documento é preenchido pelo contador.
Saldo de liquidações sobre valores anteriormente emitidos:
a dívida do empregado sobre valores previamente emitidos para o sub-relatório está faltando.
Contador ____________
Diretor _____________ Nome completo
02/12 / 20__ g.
Nuances
Se menos dinheiro for gasto do que foi emitido, o saldo é devolvido ao caixa, e uma ordem de recebimento é emitida para ele. Na situação oposta, a organização deve devolver o valor do excedente ao empregado nos detalhes especificados no relatório. Essa operação, bem como a emissão para um sub-relatório, é executada por uma ordem de despesa.
Se os fundos não são devolvidos ao caixa, então eles devem ser deduzidos do salário (artigo 137 do Código do Trabalho da Federação Russa). O funcionário deve dar consentimento por escrito para esta operação. Caso contrário, a coleção será através do tribunal. O valor de retenção mensal não pode exceder 20% do salário do funcionário.
Limites
A emissão de dinheiro em um sub-relatório da caixa registradora é limitada a 100 mil rublos. Existem algumas condições. Se um empregado que usa os meios responsáveis em seu próprio nome paga pelos serviços prestados a ele (por exemplo, durante uma viagem de negócios), o limite não é aplicado.Se ele usar o dinheiro responsável para assentamentos sob contratos celebrados em nome da organização, um limite de 100 mil rublos por transação deve ser observado. O período máximo não é especificado na legislação. Mas se o dinheiro é emitido por um longo período, os inspetores podem considerar o montante como um empréstimo e cobrar todos os impostos.
Se políticas contábeis a emissão de fundos contábeis é fornecida pela transferência para o cartão, é necessário que a empresa tenha um contrato apropriado com o banco.
Se o pedido de emissão para o sub-relatório não contém a data de devolução dos fundos, então considera-se que o dinheiro foi emitido por um dia. Em caso de violação dos prazos de comunicação do valor gasto, o imposto de renda pessoal é calculado. Para regular o tempo de fornecimento de documentos, você pode elaborar uma ordem de emissão em um sub-relatório. Amostra:
LLC “(nome)”
Ordem n º 1
sobre a aprovação do momento da emissão dos valores no relatório
Para controlar os custos de relatórios, estabeleço as seguintes regras:
1. Os funcionários que recebem fundos devem enviar um relatório sobre seu uso:
- por agregado familiar. necessidades - o mais tardar 15 dias a partir da data de desembolso de fundos;
- para despesas de viagem - dentro de 3 dias após o retorno.
2. Os fundos devem ser gastos apenas como indicado.
3. Para despesas domésticas e para a compra de bens, o dinheiro pode ser emitido dentro de 100 mil rublos.
4. A responsabilidade pela implementação do pedido recai sobre o contador chefe.
Diretor ______________ Nome completo
Operações controversas
Por conveniência e melhor percepção, decidimos colocar o material deste bloco em uma tabela.
| Operação | Solução |
| O funcionário precisa de dinheiro para o relatório, mas a cabeça está faltando | Com base em uma procuração, um contador ou diretor financeiro pode emitir uma operação |
| O diretor pediu verbalmente ao contador que lhe desse dinheiro | A emissão no sub-relatório deve ser por escrito |
| O funcionário precisa de um valor além do limite de liquidação (mais de 100 mil rublos) | Tais transações são executadas somente quando se trata de liquidações em dinheiro com outras organizações. |
| Para a compra de materiais no âmbito de um contrato civil, os fundos são emitidos para o contratante | A partir de 01/06/14, uma pessoa empregada sob contrato civil é considerada uma funcionária da organização. Ou seja, não há violações da disciplina de caixa. |
| Contador insiste em assinar um contrato de responsabilidade total | A emissão de um sub-relatório não é a base para a conclusão de tal acordo. Se o empregado não devolver o dinheiro, ele pode ser deduzido do salário. |
Validação de relatório
Os fundos devem ser gastos intencionalmente. Cada despesa deve ser confirmada por cheque. Também para ser emitido certificado de viagem documentos de transporte. Se chegar ao tribunal, é importante que a documentação primária seja elaborada corretamente. Então o tribunal tomará o lado da companhia. Considere com mais detalhes os detalhes dos documentos.
Se um empregado recebeu dinheiro para passagens e diárias antes de partir para uma viagem de negócios, e depois a viagem foi prolongada, um valor adicional pode ser transferido para o cartão. Acontece que o empregado recebeu os fundos novamente. Porém, como eles são transferidos na mesma viagem, o funcionário deve informar em um dia todos os valores de uma só vez.
Cheque administrativo
Se não contiver o nome completo da compra ou se os detalhes forem mal impressos, só serão levados em consideração se um recibo de venda adicional for fornecido. As mercadorias devem ser compradas durante o horário comercial. Para processamento, depende da folha de pagamento adicional. O recibo em dinheiro confirma o fato da transferência de fundos. Para incluir despesas para fins fiscais, você precisa de outros documentos com os seguintes detalhes: nome completo dos funcionários, suas assinaturas.
Recibo de venda
Muitas vezes não tem selo ou número. Embora esses detalhes não sejam necessários, as autoridades fiscais podem não aceitar o documento. As coisas são piores se as datas nos recebimentos de caixa e de vendas não corresponderem. Tais despesas só podem ser defendidas pelos tribunais.
TORG-12
O destinatário deve necessariamente indicar o destinatário, carga e descarga de endereços, número de waybill, marca e números de veículo. Sem eles, o documento não é aceito para contabilidade. Em conhecimento aéreo muitas vezes não há posição da pessoa que assinou o documento, selo do destinatário, data. Esses detalhes são considerados obrigatórios.
Transferir fundos para um cartão
Um funcionário pode solicitar uma transferência de fundos contábeis para um cartão bancário. Esta operação não é contra a lei. Mas neste caso você precisa:
- receber do empregado um pedido para a emissão de dinheiro no sub-relatório com o pedido correspondente e indicar nele os detalhes da conta;
- indicar no pagamento que o valor do relatório está sendo transferido;
- nota em atos normativos (Regulamento sobre liquidações com pessoas responsáveis) que os fundos são transferidos da conta para o cartão;
- nas políticas contábeis, desenvolver seu próprio formulário de relatório com uma observação de que a emissão de valores no sub-relatório é realizada de forma não monetária;
- Peça ao funcionário para salvar os boletos após cada pagamento com cartão e anexá-los ao relatório.
Companhia LLC
Ordem
Em alterações à política contabilística para 2016
01/10/2016
Eu peço:
Complementar as políticas contábeis com a seção 6:
6. O procedimento para liquidações com pessoas responsáveis.
6.1 A empresa fornece aos funcionários fundos para necessidades de viagem ou negócios em dinheiro ou os transfere para um cartão de salário.
6.2. O método de emissão de fundos é regulado pelo diretor em cada caso.
6.3. O funcionário envia documentos confirmando as despesas para o departamento de contabilidade. Independentemente do método de recebimento, o saldo é devolvido em dinheiro ao caixa.
Contabilização de operações em contabilidade
No dia da emissão dos fundos emitidos RKO. A fiação é feita na unidade de controle: DT71 KT50 (51).
Se um funcionário após uma viagem de negócios devolver parte dos fundos ao caixa, será emitido um FFP. Na caixa de controle, a fiação reversa é feita: DT 50 (51) KT 71.
Considere como a emissão é emitida no sub-relatório. Amostra:
O gerente do escritório da empresa em 25 de maio de 2015 recebeu 2.000 (dois mil) rublos. por 4 dias para a compra de material de escritório. O contador emitiu fundos com base em sua aplicação. Um empregado em 27 de maio gastou 1.000 (mil) rublos., Cheques fornecidos e um relatório antecipado. O gerente devolveu o montante não utilizado ao caixa.
- DT71 KT50 - 2000 rublos. - fundos foram emitidos da caixa registradora;
- DT50 KT71 - 1000 rublos. - O saldo de fundos não gastos foi pago;
- DT10 KT71 - 1000 rublos. - artigos de papelaria levados em conta.
Transferir fundos para um cartão corporativo
Uma alternativa para um cartão de salário é corporativo. Você pode transferir fundos para ele, de acordo com o relatório, para os funcionários. Um funcionário só precisa escrever um aplicativo de forma livre para usar o cartão. A transferência de fundos é realizada com base na ordem do diretor. É aconselhável aprovar o procedimento para usar cartões:
- Os detentores de plástico não têm o direito de divulgar informações do PIN a terceiros.
- O relatório sobre a despesa de fundos no cartão deve ser apresentado o mais tardar 3 dias após o débito de fundos ou o retorno do empregado de uma viagem de negócios. Cheques devem ser anexados a ele, confirmando o pagamento por cartão.
- Se não houver documentos ou o diretor não confirmar o uso pretendido dos fundos, eles serão retidos do salário do funcionário.
- Separadamente, uma lista de funcionários que têm acesso a fundos deve ser compilada.
- Emissão e devolução de cartões devem ser exibidos no logbook.
- Em caso de roubo de plástico, o titular deve notificar imediatamente o banco.
O momento da transferência do cartão para o empregado não é a data de emissão do dinheiro para o relatório. As inscrições na unidade de controle são feitas no momento da retirada dos fundos. Todas as operações com um cartão corporativo são exibidas em uma subconta aberta na conta 55.
Exemplo
Em 10 de julho de 2015, um comerciante da LLC recebeu um cartão para pagar por publicidade. Em 15 de julho, um funcionário retirou 2.000 rublos da conta. Extrato bancário confirma débito. O contador reflete a emissão de dinheiro por meio de postagem: DT71 KT55.
Contabilidade para operações em NU
Essas operações são tratadas como pagamento antecipado.Até que um funcionário apresente um relatório, as despesas da NPP não são baixadas. Também em quantidades de relatórios prêmios de seguro e imposto de renda pessoal não são cobrados.
Mas se um funcionário não puder confirmar o valor gasto, é melhor reter o imposto dele. Mesmo se uma pessoa perdeu documentos primários, escreveu uma nota explicativa sobre isso, a empresa ainda tem receitas. Mas nesta questão, os juízes estão do lado dos contribuintes. Se o empregado trouxe as mercadorias sem documentos, ele não tem dívidas com o empregador. Organização só vem com valores.
Exemplo
15 de fevereiro de 2012, o empregado recebeu fundos para a compra de mercadorias. O prazo para a apresentação de um relatório aprovado por encomenda é de dois meses. Ou seja, a partir de 16 de março de 2012 a dívida será considerada vencida. O estatuto de limitações para ele será de três anos. A inadimplência aumentará o lucro tributável em março de 2015. Se, até esse momento, o empregado assinar uma obrigação de pagar a dívida, será necessário contar novamente o período de três anos.
Se, em fevereiro de 2015, um funcionário escrever uma carta solicitando um adiamento da dívida, a renda começará a aumentar a partir de fevereiro de 2017 (se até lá a dívida não tiver sido paga).
O imposto de renda pessoal deve ser provisionado se a organização, independentemente, cancelar a dívida. O rendimento aumentará no mês em que a empresa perdoou a dívida. Contribuições para fundos extra-orçamentários precisarão ser acumuladas também depois de debitar fundos.
Longo prazo
Como mencionado anteriormente, a lei não estipula um período máximo para o uso de fundos. É necessário apenas que o período seja indicado na própria declaração. A marca pode ser feita pelo diretor, contador ou pelo próprio empregado. Mesmo que os fundos para despesas de viagem sejam emitidos por um ano, nenhuma multa por um período tão longo é fornecida para a empresa.
É importante lembrar que um funcionário não pode receber um novo adiantamento até que ele relate o antigo. Por exemplo, um funcionário, tendo recebido dinheiro durante seis meses, não tem pressa em elaborar um relatório. Se você precisar urgentemente enviá-lo em uma viagem de negócios, não será possível elaborar um novo sub-relatório. Também é proibido exigir um relatório antecipado sobre o uso de fundos. Uma exceção é a demissão de um funcionário.
Suponha que, além do devedor, não haja mais ninguém para enviar em uma viagem de negócios. Então o gerente pode assumir a responsabilidade e dar um novo adiantamento ao funcionário. Se os inspetores encontrarem tal esquema, eles multarão a cabeça no valor de 5.000 rublos, e a companhia no valor de até 50 mil rublos. por violação da disciplina monetária. Portanto, tais situações devem ser evitadas.
Memorando para contadores
- O empregado deve escrever um requerimento para a emissão de fundos no sub-relatório.
- A operação é executada pela conta de liquidação.
- O saldo de fundos não utilizados deve ser devolvido ao caixa.
- Você não pode emitir um novo adiantamento até que o funcionário relate ao antigo.
- A instrução do Banco da Rússia estipulou um limite para o desembolso de fundos, no valor de 100 mil rublos.
- O consumo de dinheiro deve ser confirmado por cheque, recibo, TTN, certificado de aceitação, TORG-12, bilhetes, ordens de pagamento.
- Para confirmar o pagamento de mercadorias em dinheiro, além do cheque administrativo, uma verificação de mercadoria também é necessária.
- Se os fundos não forem devolvidos a tempo, eles devem ser deduzidos do salário do empregado. O imposto de renda pessoal é cobrado sobre o valor do sub-relatório. Todas as disputas terão que ser mantidas em tribunal.
