O processo de trabalho consiste em definir tarefas pelo chefe e sua implementação por um funcionário da empresa. De tempos em tempos, cada funcionário elabora um relatório de progresso. A frequência depende das regras internas da empresa, bem como do formulário. Não subestime a relevância deste documento para a gerência.
Neste artigo, veremos como elaborar adequadamente um relatório sobre o trabalho realizado, uma amostra do preenchimento de um documento e algumas dicas sobre sua preparação.
Por que você precisa ser capaz de relatar corretamente o trabalho
O fluxo de trabalho pode ser apresentado na forma de um mecanismo complexo em que cada funcionário da empresa é uma engrenagem. Neste exemplo, o chefe da organização é um engenheiro que deve garantir que todos os mecanismos funcionem sem problemas e o mais rápido possível.
Na vida real, é muito difícil para os chefes avaliarem o desempenho dos funcionários se eles não virem os resultados do trabalho. Portanto, em quase todas as empresas, a gerência obriga cada funcionário a elaborar regularmente um relatório sobre o trabalho realizado. Muitas vezes este documento é criado com uma frequência de 1 semana. Assim, os chefes podem ver o que os funcionários estavam fazendo e a utilidade deles para a empresa.
Exemplo errado
O documento está em forma livre. Talvez seja por isso que há um grande número de relatórios que não falam com o gerenciamento sobre qualquer coisa ou fazem você pensar que o trabalhador não está lidando com as funções atribuídas a ele. Além disso, um funcionário específico pode ser um trabalhador esforçado e superar seu plano. A culpa por isso é um relatório incorretamente preparado sobre o trabalho realizado. Uma amostra de tal documento é dada abaixo.
“Para: o chefe do departamento de planejamento Ivanov P. M.
De: economista da 1ª categoria do departamento de planejamento Petrov Yu.
Tipo de documento: relatório de progresso para o período de 15 de fevereiro de 2016 a 19 de fevereiro de 2006.
O seguinte foi concluído:
- implementado horas de trabalho oficina de produção;
- os resultados da cronometragem estão incluídos no programa de trabalho;
- calculou novos padrões de tempo;
- As respostas às solicitações das inspecções do trabalho, bem como de vários clientes, foram compiladas
- participou de uma conferência sobre a melhoria da eficiência do trabalho na empresa.
Data de compilação: 02.19.16
Assinado: Petrov Yu.
Se o funcionário elaborar um relatório sobre o trabalho feito dessa maneira, a gerência considerará que ele não está suficientemente carregado.
Quais são os erros?
O exemplo acima mostra claramente os erros padrão na preparação de tais documentos.
Os principais são:
- falta de uma lista de tarefas que foram colocadas em execução;
- nenhum plano para o próximo período de relatório;
- falta de especificidade;
- não há análise;
- a falta de iniciativa do empregado é enfatizada pela falta de ofertas em sua área de atuação.
Os requisitos acima devem ser usados tanto na preparação de formulários semanais, quanto quando um relatório sobre o trabalho realizado para o ano é gerado.
Opção adequada
É provável que a primeira vez que um relatório de qualidade seja compilado não funcionará. Para facilitar para você, damos um exemplo de como escrever um relatório para o líder sobre o trabalho realizado, indicado no primeiro exemplo:
“Para: o chefe do departamento de planejamento Ivanov P. M.
De: economista da 1ª categoria do departamento de planejamento Petrov Yu.
Relatório sobre os resultados da mão de obra para (02.15.16-19.02.16 gg.)
Para a semana de relatórios, as seguintes tarefas foram definidas para mim:
- Para realizar o calendário do trabalho da oficina de produção, para o qual os padrões de tempo atuais estão ausentes ou desatualizados.
- Com base nas medições, prepare para aprovação novos padrões para o trabalho da unidade estrutural relevante.
- Participe de uma conferência sobre melhoria da eficiência do trabalho na empresa, prevista para 18/02/2016, preparo de dúvidas e sugestões.
Todas as tarefas foram concluídas, a saber:
- 5 vezes foram gastas e o mesmo número de novos padrões foram compilados para o trabalho da oficina de produção;
- participou da conferência, memorando com sugestões em anexo.
Além disso, o trabalho foi realizado com a documentação recebida, a saber:
- Compilou 2 respostas para solicitações IOT.
- Respostas às cartas do gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
Para o período de 21/02 a 26/02, uma viagem de negócios está prevista para verificar o trabalho da unidade estrutural da filial de Pechersk.
Data de compilação: 02.19.16
Assinatura: Petrov Yu.R.
Concorda que esta versão do relatório lê melhor, e a gerência pode ver quão bem um dos funcionários está trabalhando.
Como escrever relatórios por períodos mais longos?
Claro, um período de uma semana para pintar lindamente no papel não é difícil. É mais difícil elaborar um relatório sobre o trabalho realizado durante meio ano ou até um ano. No entanto, é mais fácil fazer do que parece à primeira vista. Por exemplo, se você tiver relatórios semanais para o período necessário, poderá usá-los com segurança.
Volume máximo - 1 folha A4
Ao mesmo tempo, você deve tentar ampliar um pouco as informações para que o resultado caiba em 1-2 páginas. No caso de resultados semanais na organização não serem realizados, mas você foi obrigado a gerar um relatório sobre o trabalho realizado durante o ano, não entre em pânico e lute na histeria.
Toda a informação está ao seu redor: veja o histórico de mensagens nos registros de documentos ou em e-mail, abra a pasta com seus relatórios, examine as folhas de viagem. Tudo isso ajudará a lembrar as façanhas que você realizou durante o ano de trabalho.
Para resumir
Acima, demos alguns exemplos de como escrever um relatório de progresso. O principal é declarar as operações realizadas, indicando características quantitativas (tantas vezes ou tal e tal número de peças, etc.). Assim, você informará o guia sobre exatamente quanto trabalho você conseguiu concluir.
Não se esqueça de indicar no início do relatório uma lista de tarefas específicas que você recebeu para concluir. Uma parte importante é a conclusão do relatório. Certifique-se de escrever o que você deseja realizar no trabalho no futuro próximo. Desta forma, você mostrará que você parece mais amplo do que apenas a área de suas funções e funções imediatas que devem ser executadas de acordo com a descrição do trabalho.
Você também pode considerar o exemplo acima.
Para facilitar a compilação desses relatórios, você pode gravar o trabalho feito todos os dias em um caderno ou documento eletrônico. Você vai gastar apenas 3-5 minutos por dia nesta bagatela. Isso não é muito. No entanto, devido a esses registros, você poderá criar um relatório sobre seu trabalho por qualquer período no futuro sem problemas.
