Um memorando é um documento interestadual através do qual ocorre a comunicação oficial entre os funcionários. Seu conteúdo é reduzido a atribuições, o desempenho de quaisquer tarefas, etc., ou seja, problemas de trabalho. Apesar do fato de que escrever um memorando é uma questão simples e não regulamentada por regras muito rígidas, você precisa conhecê-las. Neste artigo, vamos considerar o procedimento para compilar esta documentação, tipos, etc.
Recurso
A natureza da nota de serviço é informativa, o que significa que ela contém certas notificações, mensagens, instruções, etc. As questões abordadas nela estão relacionadas ao funcionário específico para quem ela foi enviada. Em outras palavras, um memorando é uma caixa de ferramentas para comunicação dentro de uma empresa.
Nota: o memorando obrigatório não foi estabelecido. Este é um documento adicional, embora as ordens e instruções possam ser elaboradas em sua base.
Prática
O memorando é considerado como documentação frequentemente usada, ao mesmo tempo, não incluída na lista de documentos de administração oficialmente classificados. Amplamente utilizado, torna-se a comunicação no nível horizontal: isto é, é compilado por um funcionário de uma unidade para transferir uma solicitação ou proposta para um funcionário de outra.
Importante: os status dos objetos de gerenciamento, entre os quais a comunicação é feita através de um memorando, devem ser equivalentes. Caso contrário, o documento é considerado não um memorando, mas um memorando.
Finalidade de uso
Um memorando para o trabalho pode ser usado em vários casos.
Aqui estão alguns exemplos:
- para bônus de funcionários;
- enviar um funcionário em uma viagem de negócios;
- reportando ao departamento de logística sobre o mau funcionamento do equipamento;
- memorando de compra;
- notificação do chefe de segurança do chefe de qualquer outra unidade sobre a necessidade de pessoas não autorizadas (não funcionários) entrarem no prédio da empresa com motivos;
- uma solicitação na forma de um memorando enviado ao departamento de contabilidade para a alocação de recursos materiais para determinadas necessidades, etc.
Casos selecionados para escrever memorandos
Embora o memorando seja considerado um documento interno, uma de suas variedades é um documento enviado à comissão de atestado. No entanto, usar notas adesivas apenas para comunicação de trabalho ainda é mais comum.
Como escrever um memorando?
As regras básicas para escrever um memorando são semelhantes a qualquer outro. Eles incluem escrever em uma folha de formato A4, instruções de quem e para quem é enviada, certificação por data e assinatura. Mas como escrever um memorando em conformidade com todos os requisitos?
- no centro (também permitido no lado esquerdo da folha) escreva o nome correspondente do documento;
- Existem duas opções para escrever a data - tanto em algarismos arábicos completos quanto na indicação do mês em palavras;
- no título, uma breve descrição do conteúdo do documento pode ser adicionada ao cabeçalho principal;
- As informações sobre o remetente e o destinatário devem ser completas: nome, sobrenome e patronímico, nome completo da posição e departamento (unidade) ao qual esta posição está anexada.
Conteúdo da nota de serviço
A resposta para a questão de como escrever um memorando inclui não apenas os detalhes e atributos deste documento, mas também qual deve ser seu conteúdo.
O artigo em questão não requer uma declaração da essência do problema em uma linguagem muito seca e oficial - a narrativa livre é permitida, entretanto, refletindo especificamente o motivo da escrita.
O conteúdo é geralmente dividido em duas partes. O primeiro deles é chamado de preâmbulo. Ele fala brevemente sobre o que levou o redator a escrever um memorando e enviá-lo para um funcionário específico.
A segunda parte é considerada a principal, também é maior que o preâmbulo. Este texto inclui uma declaração da solicitação ou proposta direta. Para isso pode ser adicionado uma análise da situação, conclusões e resultados.
Formulário
Quando perguntados sobre como escrever um memorando, algumas empresas simplesmente fornecem aos seus funcionários um formulário especial. Mas, deve-se notar que esta não é uma unificação obrigatória - o GOST fornece apenas disposições consultivas (referentes a fontes, dimensões e espaçamento) sem uma amostra aprovada. No entanto, se isso existir em uma determinada empresa, é melhor ficar com ela.
Serviço e memorandos
Um pouco mais alto na nota, foi observado como as notas oficiais e de relatório diferem. Mas muitas pessoas ainda estão inclinadas a confundi-las umas com as outras.
Os erros mais comuns são:
- memorando para o empregado do empregado para o chefe (na verdade, um relatório);
- sobre aumento salarial;
- sobre promoção.
Os dois últimos envolvem o tratamento não no nível horizontal, mas verticalmente, o que nega a definição de um memorando.
Importante: a divisão de memorandos em memorandos e explicativos a priori é incorreta.
Registro
Todos os memos são registrados no registro. Dependendo de como a papelada é organizada em cada empresa em particular, quem elaborou o documento ou quem o recebeu pode lidar com isso. Em qualquer caso, isso se resume ao fato de que a nota de serviço é atribuída a um número único, que deve ser indicado em seu texto.
Exemplo de memorando
"Departamento de Vendas, Diretor da Divisão de Tecnologia da Informação V. A. Kutsak
Memorando
№ 19-43/102
13 de abril de 2015
Ao testar o status de um PC para seu desempenho
A partir de 04/10/2015 no computador pessoal de um empregado de vendas R. D. Maksimenko há avarias regulares, a saber: uma reinicialização sem dar este comando ao PC, problemas com ligar / desligar, e também piscando a tela. Devido ao descrito, peço-lhe para realizar os diagnósticos necessários pelos especialistas do seu departamento, a fim de detectar as causas das avarias, bem como para resolvê-los com sucesso. Sugiro que os resultados do teste sejam emitidos por escrito, resumidos em outras ações: reparo ou substituição da máquina.
Chefe do Departamento L. A. Kudryavtsev "
Suponha que o PC não seja reparável. Neste caso, elaboramos um memorando para descartar o equipamento.
Exemplo de nota de descomissionamento
"Departamento de Vendas, Diretor de Logistica Departamento M. A. Oleinik
Memorando
№ 21-45/104
16 de abril de 2015
Sobre o descomissionamento de um PC inoperante
A partir de 10 de abril de 2015, ocorreram avarias regulares no computador pessoal de um funcionário de vendas, R. Maximenko. Os diagnósticos realizados como resultado disso pelos especialistas do departamento de TI mostraram o seguinte: o PC não é adequado para outras operações. A este respeito, peço para anular o equipamento acima para a inoperabilidade.
Chefe do Departamento L. A. Kudryavtsev "
Além dela, você precisará de outra nota - para substituir o equipamento desativado.
Nota de substituição de equipamento
"Departamento de Vendas, Diretor do Departamento de Logística M. A. Oleinik
Memorando
№ 22-46/104
17 de abril de 2015
Sobre a substituição de um PC quebrado
O computador pessoal de um especialista do departamento, Maksimenko R. D., foi desativado e precisa ser substituído devido à sua inoperabilidade (de acordo com o documento nº 20-44 / 103 de 15/04/2015).Por favor, forneça novos equipamentos que correspondam aos parâmetros desativados. Por favor, informe sobre a implementação por escrito. Estou anexando à nota o relatório da divisão de tecnologia da informação sobre os diagnósticos e seus resultados.
Chefe do Departamento L. A. Kudryavtsev "
Em conclusão
Normalmente, escrever um memorando não causa problemas. Este documento interestadual é um meio de comunicação bastante familiar entre diferentes níveis de governo. Apenas “confusão” entre memorandos e memorandos pode causar barreiras condicionais (o artigo indica como eles diferem).
Em algumas empresas, a compilação de memorandos ocorre exclusivamente de acordo com o modelo introduzido e aprovado (neste caso, é melhor estocar formulários especiais para eles), em outros, é mais do que gratuito.
Ao compilar este documento, deve-se guiar pelas mesmas regras que para outros papéis - a fonte e o espaçamento de acordo com o GOST, a data e a assinatura para a validade da nota.
Em geral, um memorando é um kit de ferramentas muito conveniente, que é fácil de dominar e, quando usado corretamente, há um trabalho bem coordenado e claro de uma equipe de organizações. Ajuda a manter uma conexão holística entre os departamentos e também fortalece a estrutura que eles formam.
