Se você precisar escrever uma nota explicativa, e como a prática mostra, existem tais casos com bastante frequência, então faça-a correta e corretamente. Não subestime este documento. Uma abordagem séria ajudará a evitar mais mal-entendidos e medidas disciplinares. Este artigo irá ajudá-lo com isso. Aprendemos sobre como escrever uma nota explicativa, quais são os tipos e requisitos para ela. Além disso, essas informações serão úteis para gerentes e indivíduos cuja competência inclua esse problema.
O que é uma nota explicativa?
No sentido geral da palavra, uma nota explicativa deve ser entendida como um documento comercial especial, que é compilado para fornecer explicações sobre certas disposições do documento principal (plano, relatório, rascunho) ou dá um comentário sobre as razões de qualquer fato, evento ou ato.
Um grande número de variações e variações deste documento pode ser condicionalmente dividido em dois grupos.
Tipos de notas explicativas
- Acompanhando o documento principal ou dando explicações sobre suas disposições individuais.
- Notas explicativas sobre qualquer incidente, ações, situações atuais e comportamento de funcionários individuais da organização. Este é o tipo mais comum de documento elaborado pelos funcionários da organização, a pedido de um gerente direto ou sênior. Eles se relacionam com as relações que surgem no processo de atividades de trabalho e produção. Como regra geral, uma nota explicativa é escrita para o diretor em conexão com uma situação de emergência, violação de trabalho e (ou) disciplina de produção, infrações disciplinares e violações, etc. Nestes casos, o empregador deve solicitá-lo ao empregado (de acordo com o Código do Trabalho da Federação Russa, artigo 193) , uma vez que é considerado pelo legislador como uma forma de sua autodefesa. Assim, uma nota explicativa (amostra abaixo) é parte integrante do processo de disciplinar um empregado.
Emitindo uma nota explicativa
Para o primeiro tipo de documentação, a papelada é um requisito obrigatório, pois o segundo texto manuscrito em uma folha padrão de papel A4 é aceitável. Todos devem saber escrever uma nota explicativa e o que indicar nela, porque na prática isso é muito comum. Não importa quão exemplar seja um funcionário, as situações são diferentes e ninguém está a salvo delas. A estrutura da nota explicativa inclui os seguintes elementos obrigatórios:
- detalhes do destinatário;
- nome do documento, tipo de indicação;
- o título do texto (começa com a preposição "O (O) ...");
- texto do corpo;
- data de redação do documento;
- assinatura pessoal.
A nota explicativa (uma amostra é dada abaixo) na parte de conteúdo deve refletir dados objetivos sobre eventos e fatos específicos, dar explicações claras. O texto principal reflete a posição pessoal do empregado na situação atual, sua atitude para com a má conduta e conseqüências perfeitas. Se um funcionário se declarar culpado de uma ofensa, ele poderá refletir isso na parte substantiva, indicando seu arrependimento pela ação e prometer não repeti-la no futuro. Se ele se considera inocente, então há a oportunidade de expressar seu ponto de vista e fornecer seus argumentos e provas necessárias.
Em suma, podemos dizer que a nota explicativa é um exemplo de como um funcionário pode se proteger diante de uma situação controversa. As suas explicações contribuem essencialmente para uma avaliação objectiva do empregador de um determinado facto e permitem identificar todas as circunstâncias da infracção e, se necessário, escolher uma medida justa de sanção disciplinar.
Notificação de Empregado da Explicação
Como já mencionado, o empregador é obrigado a solicitar uma explicação por escrito de seu empregado antes que a ação disciplinar seja tomada. (Artigo 193 da Lei do Trabalho RF) Além disso, os prazos dentro dos quais uma explicação deve ser dada - dois dias úteis. Com base no fato de que o legislador aloca um certo tempo, o empregador deve documentar a data em que pediu a seu empregado que fornecesse uma nota. Não há exigência obrigatória para isso, mas, do ponto de vista prático, tal documento seria útil. Em primeiro lugar, esta é a data de início e, em segundo lugar, a prova documental de que os direitos do empregado não foram violados. Damos um exemplo abaixo para deixar claro o que deve ser indicado nele e como escrever. Uma nota explicativa é solicitada em papel timbrado com a assinatura do representante do empregador, cuja competência para emitir sanções disciplinares. Normalmente, esse é o líder ou a pessoa a quem essa autoridade foi delegada.
Exemplo de Notificação
Médico-chefe adjunto
Kukushkina R.R.
Ao fornecer uma explicação por escrito
Em conexão com o desempenho impróprio das obrigações trabalhistas, que foram expressas na ausência no local de trabalho de 21/12/14 a 23/12/14, peço que forneça uma explicação por escrito sobre esse fato ao departamento de pessoal antes das 18:00 horas do dia 26 de janeiro de 2014.
Médico-chefe (assinatura) P.P. Sorokin
A notificação foi recebida em 24 de janeiro de 2014
Médico-chefe adjunto (assinatura) Kukushkin R.R.
Pode ser que o funcionário se recuse a receber e assinar tal documento, e a nota explicativa do trabalho seja escrita com atraso, quando não for mais possível aplicar a medida disciplinar e todos os prazos tiverem passado. Nesse caso, pode haver a próxima saída - entregar o aviso à comissão, ou seja, na presença do supervisor imediato, um representante do sindicato, o consultor jurídico da organização e outras partes interessadas. Se houve uma recusa, então vale a pena fazer um ato com as assinaturas de todos os que estavam presentes. Desta forma, você confirma o cumprimento das disposições do art. 193 do Código do Trabalho da Federação Russa.
Nota explicativa (amostra) para o trabalho: exemplo nº 1
As situações mais comuns associadas ao absenteísmo ou atraso no trabalho.
Comandante da unidade militar 65487
Coronel Sidorov S.S.
De um funcionário do Ministério da Defesa da Federação Russa, balconista
Volkova R.L.
Nota explicativa
Sobre estar atrasado para o trabalho no dia 16 de maio de 2014
Eu, Volkov Roman Lvovich, estava atrasado para o trabalho por 4 horas em 16 de maio de 2014. Em essência, eu posso explicar o seguinte. Esta manhã, durante minha viagem para trabalhar em meu próprio carro, testemunhei um acidente. A este respeito, ele foi forçado a testemunhar para a polícia de trânsito. Demorou muito tempo. Eu incluo uma cópia do protocolo como prova e uma nota de apoio pelo inspetor da polícia de trânsito Orlova P.P.
16 de maio de 2014 (assinatura) Volkov R.L.
Exemplo nº 2
Para o diretor da loja Parus
Malinina M.M.
Do gerente do depósito
Smorodintseva S.S.
Nota explicativa
Sobre estar atrasado para o trabalho no dia 30 de dezembro de 2014
Eu, Smorodintseva Sofia Semenovna, em 30 de dezembro de 2014, estava atrasado para o trabalho por 2 horas. O fato é que no dia anterior comprei um relógio novo com um despertador. Não tendo entendido completamente o mecanismo, configurei o temporizador incorretamente e dormi demais por uma hora. Eu reconheço meu erro. Eu prometo que de agora em diante isso não acontecerá novamente.
30 de dezembro de 2014 (assinatura) Smorodintseva S.S.
Erro Nota Explicativa: Exemplo
Esse tipo de documento também é encontrado com bastante frequência.Erros podem ser de vários tipos atividades práticas papelada, etc. Neste caso, a situação com o não cumprimento do plano de trabalho é considerada.
Para o diretor da Much Money LLC
Monetkina L.D.
Do principal especialista R. Bozhkina
Nota explicativa
Sobre o fracasso em cumprir o plano para setembro de 2014
Eu, Monetkina Lyudmila Denisovna, tendo analisado a situação atual relacionada ao descumprimento do plano de celebração de contratos de empréstimo, explico o seguinte. O problema está relacionado à falta de funcionários, já que dois especialistas foram demitidos em um mês, e ninguém foi contratado para substituí-los. Os dois funcionários restantes não podem lidar com o volume de trabalho, embora trabalhem além da norma.
15 de outubro de 2014 (assinatura) Monetkina L.D.
Elaboração de um ato de não submissão por um funcionário de uma nota explicativa
Se, no final do período estabelecido, uma nota explicativa (exemplo acima) não foi fornecida pelo empregado, então, de acordo com o artigo especificado do Código do Trabalho da Federação Russa, o empregador deve elaborar um ato especial. É verdade que o legislador não indica qual funcionário em particular deve fazer isso, em que período de tempo e se é necessário familiarizar o empregado com ele. Isso é determinado no nível da organização, levando em consideração regras de trabalho de escritório. O ato é elaborado com a participação de um grupo de pessoas e confirma os eventos ou fatos por eles estabelecidos. Portanto, é necessário compilá-lo coletivamente, será aconselhável atrair os funcionários que estavam presentes no momento em que o empregado foi entregue um aviso da exigência de fornecer uma nota explicativa. Está escrito em um formulário comum e pode ter o formulário abaixo.
Ato da amostra
ACT
10.07.2014
Sobre o fracasso do funcionário em fornecer uma explicação por escrito em relação a uma infração disciplinar
Eu, o chefe do departamento de pessoal, Koroleva E.E., na presença do chefe da contabilidade Ivanova N.N. e economista Pevtsova R.I. Esta lei foi redigida da seguinte forma:
07/06/2014 contador Petrova I.I. foi proposto em conformidade com o Artigo 193 do Código do Trabalho da Federação Russa em 9 de julho de 2014 para fornecer uma explicação por escrito do crime disciplinar cometido por ela, que se manifestou na ausência no local de trabalho por 6 horas consecutivas. Petrova I.I. Ela não fez isso dentro do tempo prescrito, dizendo que já havia dado uma explicação oral e não ia escrever mais nada.
Este ato é feito em duplicado.
/ assinatura / Koroleva E.E.
/ assinatura / Ivanova N.N.
/ assinatura / Pevtsov R.I.
Uma cópia do ato recebeu:
/ signature / Petrova I.I.
Não considere a recusa de escrever uma nota explicativa como um novo delito disciplinar, porque este é o direito exclusivo do empregado, e não uma obrigação. E com este ato, o empregador só confirma que todas as regras da lei foram cumpridas.
A diferença entre a nota explicativa da palestra e a palestra oficial
Não confunda esses três conceitos. Nós já resolvemos o primeiro. Sabendo escrever uma nota explicativa, você pode facilmente lidar com o resto. Vamos falar sobre eles brevemente. Memorando é o oposto. O propósito de escrevê-lo é informar a administração da situação atual, situação, fatos que ocorreram, isto é, motivá-lo a tomar qualquer ação.
Memorando envolve a transferência de certas informações sobre o ramo "horizontal" da administração, ou seja, de um gerente para outro, um funcionário de um departamento para um funcionário de outro, etc. Em geral, eles se relacionam com questões materiais, técnicas, organizacionais, econômicas e outras. Na verdade, isso é correspondência comercial.
Como escrever uma nota explicativa (exemplo ou exemplo) pode ser facilmente encontrado na rede. Não existe uma forma única, no entanto, existem certos requisitos que indicamos. Você pode facilmente usar e refazer os exemplos acima "por si mesmo".
