Novas regras de escritório

As regras de trabalho de escritório em federal órgãos executivos autoridades não se estendem ao trabalho com atos que contêm segredos de. Com base nos requisitos, a estrutura autorizada desenvolve diretrizes para o preenchimento, manutenção e armazenamento de documentos. Ao aprovar as regras do trabalho de escritório, elas são coordenadas com a liderança do arquivo do estado.

Crie Atos

As regras do trabalho administrativo nos órgãos executivos federais prescrevem que essas estruturas podem usar formulários especiais, folhas de papel padrão no formato A5 ou A4. A criação de atos em formato eletrônico é permitida. Independentemente do formulário, o documento deve conter os detalhes necessários, que estão localizados da maneira prescrita. As formas são desenvolvidas de acordo com a sua ortografia angular ou longitudinal. No primeiro caso, os detalhes estão localizados no canto superior à esquerda da folha. Com o método longitudinal, eles são colocados no centro da forma no topo. As regras de papelada em papelada permitem o uso de modelos na elaboração de atos eletrônicos. Devem ser colocados recuos em cada folha: pelo menos 20 mm à esquerda, pelo menos 10 mm à direita e 20 mm na parte superior e inferior. Modelos eletrônicos e formulários de amostra devem ser aprovados pelo chefe da autoridade federal executiva.

Requisitos

As regras para papelada em papelada determinam que os atos devem ser atendidos por:

1. Emblema do estado da Rússia.
2. O nome da estrutura que constitui o ato.
3. O nome da unidade estrutural.
4. O nome do cargo da pessoa autorizada que faz o documento.
5. Informações de referência sobre a estrutura.
6. O nome do tipo de documento.
7. Data de compilação
8. Número de registro
9. Link para os dados do ato de entrada.
10. Lugar de publicação (compilação).
11. Uma barra para restringir o acesso ao conteúdo.
12. Destino
13. Abutre de aprovação.
14. Resolução (instruções para a execução do ato).
15. Texto
16. Marca de referência.
17. Registre sobre o aplicativo.
18. Assinatura (nota na assinatura eletrônica).
19. Abutre na aprovação.
20. Visa
21. Local de impressão.
22. Registro do artista.
23. Uma nota sobre a implementação do ato e enviá-lo para os negócios.
24. Registro de recebimento do documento.
25. Link para o ato.

A composição dos detalhes deve ser estabelecida de acordo com o tipo e finalidade do ato. As regras gerais de papelada determinam que a aprovação do papel é certificada pelo visto de um funcionário autorizado. Esta disposição aplica-se a atos internos da estrutura. Coordenação de documentos elaborados na instituição executiva federal com outros órgãos estaduais é certificada por carimbo de assinatura, protocolo ou carta.

Entrega, recebimento e registro de atos

No trabalho administrativo de órgãos federais executivos, são utilizados os seguintes artigos:

1. Caixa de entrada
2. Enviado.
3. Interno

Envio e entrega de atos é realizado usando telecomunicações, correio, serviço de correio. Regras gerais de papelada prescrevem o processamento inicial de documentos recebidos. Depois disso, o registro e a consideração preliminar dos atos são realizados para posterior transferência para sua administração. O processamento inicial de títulos inclui a verificação da entrega correta, disponibilidade de documentação e aplicativos. Os especialistas do host também classificam os certificados e não estão sujeitos a registro. Este último é realizado no dia do recebimento, preparação (assinatura ou aprovação) ou no dia seguinte (dia útil), salvo disposição em contrário por lei.

Transferência para unidades estruturais

As regras para o trabalho administrativo nas autoridades federais estipulam que os atos após o registro devem ser submetidos à administração para consideração. No entanto, é permitido enviar títulos para outro funcionário. Isso requer a publicação da decisão relevante pelo chefe. Documentos ou suas cópias com resoluções (instruções de execução) devem ser transferidos para as pessoas responsáveis ​​pelo serviço de gerenciamento do escritório. O ato original é enviado para unidade estrutural em que a sua execução é confiada. Se vários departamentos atuam como intérpretes, o original é transferido para o responsável, enquanto os outros recebem cópias. Se a unidade autorizada tiver acesso a uma cópia eletrônica, o ato original poderá permanecer no serviço de registro, se for especificado nos regulamentos pertinentes.

Enviando Atos

Após a assinatura pelo chefe do órgão executivo ou outro funcionário autorizado, os documentos são transferidos para os funcionários do departamento de escritório. Estes últimos realizam seu registro e despacho. As regras do trabalho administrativo em órgãos executivos obrigam os funcionários a verificar a exatidão da compilação, completude e se o número de cópias corresponde à lista de discussão. Atos incorretamente preenchidos devem ser devolvidos às unidades responsáveis ​​pela sua implementação. Se não houver infrações, os documentos deverão ser enviados no dia do registro ou no dia seguinte (dia útil). A transferência de documentos de uma unidade estrutural para outra é feita através do departamento de escritório.

Recursos contábeis

As regras básicas do trabalho de escritório incluem o procedimento para resumir as informações sobre atos recebidos, elaborados e enviados. A análise e sistematização da informação é realizada pelo departamento responsável. Os relatórios são fornecidos ao chefe do órgão executivo da maneira especificada por ele. Para registrar e pesquisar atos em um banco de dados eletrônico, são aplicadas informações obrigatórias sobre os atos, de acordo com o apêndice. É permitido usar dados adicionais.

Fundo Documental

É formado a partir de atos usados ​​no trabalho da estrutura do estado. O órgão executivo federal, de acordo com o departamento de arquivos, desenvolve e aprova uma lista de documentos criados durante o seu trabalho, bem como o funcionamento de suas instituições subordinadas. Além disso, para cada ato, o período de armazenamento é indicado. O órgão executivo também está desenvolvendo modelos de álbuns para formulários unificados, documentos gerados. Os funcionários responsáveis ​​por esta atividade coordenam-no com o chefe da estrutura. As regras de papelada prescrevem a formação de uma nomenclatura de atos. Os funcionários responsáveis ​​devem garantir sua segurança, contabilidade e transferência para o arquivo.

Nomenclatura

As regras da papelada incluem sua formação nas tarefas da unidade estrutural de registro. Nomenclatura:

1. Compilado com base nas informações contábeis dos departamentos.
2. Aprovado pelo chefe do órgão executivo federal. Neste caso, a coordenação preliminar com a comissão de especialistas deve ser realizada. A aprovação é realizada até o final do período atual. A nomenclatura entra em vigor a partir do início do próximo ano (a partir de 1º de janeiro).
3. Uma vez a cada 5 anos, é aprovado pela Comissão de Verificação de Especialistas em Arquivos do Estado. Atos do Fundo de Arquivamento criado durante o trabalho são transferidos para ele para armazenamento permanente.
4. Ao mudar a estrutura ou funções da autoridade federal autoridade deve ser acordado com a comissão de peritos.

Os nomes das seções da nomenclatura são os nomes das unidades estruturais.

Especificações de armazenamento

Na formação dos casos, eles são distribuídos dependendo da duração do conteúdo no arquivo. Existem categorias de armazenamento permanente e temporário.As regras de gestão de pessoal prevêem um período de mais de 10 anos para documentos sobre pessoal. O período de armazenamento temporário pode ser menor que o valor especificado. Casos desde a data de sua formação até sua transferência para o arquivo ou destruição estão contidos nas unidades estruturais no local da compilação. Os documentos podem ser emitidos para uso temporário aos funcionários por um período estabelecido pelo chefe da instituição. Após o vencimento deste período, eles estão sujeitos a devolução. Outras agências governamentais emitem atos de acordo com suas solicitações por escrito, com a permissão do chefe do órgão federal executivo ou de seu substituto. Em casos excepcionais, a remoção de títulos de armazenamento permanente é permitida. Ao mesmo tempo, as regras do trabalho de escritório para as autoridades federais prescrevem para deixar uma cópia dos papéis certificados na forma prescrita, bem como um ato sobre as razões para a emissão de originais.

Arquivamento

Os casos de um período de armazenamento temporário (mais de 10 anos) e permanente devem ser enviados não antes de um ano, mas no máximo três anos a partir da data do término do serviço administrativo. A transferência de títulos é realizada de acordo com os estoques. Casos cujo período de armazenamento temporário é inferior a 10 anos (inclusive) não são transferidos para o arquivo. No final do período especificado, estão sujeitos a destruição. A base para a compilação de inventários é a nomenclatura dos casos.

Funcionalidades de trabalhar com atos eletrônicos

As regras de gestão de escritório estabelecem que a criação, processamento e armazenamento de informações podem ser realizadas no sistema de informação da estrutura do estado. Neste caso, os atos eletrónicos devem ser elaborados em conformidade com os requisitos aplicáveis ​​aos atos em papel. Eles também devem ter os detalhes necessários, exceto o Emblema do Estado da Rússia. A composição dos atos eletrônicos é determinada pela lista de documentos, o projeto, armazenamento e uso subseqüente do que é realizado exclusivamente em forma digital ao organizar o trabalho interno da estrutura. Esta lista está sendo desenvolvida de acordo com as recomendações do Arquivo do Estado. A lista de actos, a compilação, armazenamento e subsequente utilização dos mesmos será realizada em formato digital, é aprovada pelo chefe da instituição de acordo com o departamento de arquivo.

Processamento Eletrônico

Os documentos devem ser assinados por uma assinatura digital aprimorada qualificada de um funcionário autorizado. O envio e recebimento de atos eletrônicos é realizado pelo serviço de registro da instituição. Após o recebimento do documento, o serviço de gerenciamento do escritório deve verificar a validade da assinatura digital. Atos eletrônicos incluídos no sistema de informação recebem dados de registro e registro. Eles fornecem gerenciamento de documentos. Entre outras coisas, inclui pesquisa, acesso, armazenamento, controle, uso, etc. O registro de atos recebidos em papel é realizado com a formação de uma cópia eletrônica. A nomenclatura indica que o caso está sendo realizado em formato digital. Isso é indicado no título ou no campo "Nota". Após a implementação ou expedição, os atos eletrônicos serão mantidos pelos períodos estabelecidos para casos similares executados em papel. No final do período, a informação contida em formato digital deve ser destruída.

Diretrizes

Eles são descritos nas instruções relevantes. As regras da papelada servem como base para o desenvolvimento de diretrizes e outros atos locais que governam a tecnologia para trabalhar com documentos dentro da instituição. Eles definem técnicas, procedimentos para compilar, o procedimento para trabalhar com dados. Agindo com base no decreto governamental No. 477, a Regra de Manutenção de Registros é especificada para cada estrutura estadual precisamente por tais atos locais.

Recursos de desenvolvimento

Ao compilar as Recomendações Metodológicas, as regras atuais do trabalho de escritório de RF são levadas em conta. Os funcionários responsáveis ​​pelo desenvolvimento devem ser guiados pelo Regulamento Modelo e coordenar o projeto com a instituição pública arquivística. De acordo com o GOST R ISO 15489-1-2007, qualquer instituição deve determinar e fixar as regras internas do trabalho de escritório. Seu objetivo deve ser a formação de um sistema de gestão com atos confiáveis, autênticos e utilizáveis ​​que possam apoiar a atividade de negócios durante o período de tempo necessário.

Conteúdo das recomendações

A estrutura do texto não é governada por regulamentos de significância intersetorial. Normalmente, as recomendações incluem disposições gerais, seções de tópicos e anexos. No primeiro bloco determine:

1. Escopo das recomendações. Por exemplo: "A instrução se aplica a toda a documentação da instituição".
2. Responsabilidade pelo não cumprimento.
3. A unidade com a responsabilidade de garantir um procedimento uniforme para elaborar atos e trabalhar com eles todos os outros departamentos.
4. O quadro regulamentar.

Seções

Geralmente eles começam com as regras de organizar a papelada. Esta seção fornece uma classificação de atos que são usados ​​na implementação de atividades de informação, administrativas e outras na instituição. O parágrafo a seguir identifica os principais requisitos do papel. Cada regra de gerenciamento do escritório é estabelecida por um parágrafo separado. Isso também inclui o procedimento para observação, coordenação, assinatura. As regras também são definidas neste bloco:

1. Registro e certificação de cópias (aplicações).
2. Uso e armazenamento de carimbos, formulários, selos.
3. Trabalhar com atos de pessoas responsáveis ​​pela sua implementação.

Outros itens podem estar presentes nesta seção. Por exemplo, o conteúdo pode ser expandido para incluir a preparação de atos de uma estrutura colegial, vice-chefes, etc. Na seção "Gerenciamento de documentos" determine:

1. O procedimento de acordo com o qual a aceitação, processamento e distribuição de atos de entrada é realizada.
2. Regras de transporte e transferência de uma unidade para outra.
3. Principais instâncias do movimento de atos.
4. Regras para preparar e enviar a documentação de saída.
5. O procedimento para registrar o volume de atos.

Seção "Registo" define:

1. Regras de acordo com as quais os atos de entrada, internos e de saída são atribuídos números.
2. Métodos, formulários e prazos para inscrição.
3. O procedimento para indexação de atos.

Na seção "Trabalho de referência" são corrigidos:

1. Os princípios da formação de um sistema de referência na instituição.
2. Descrição de gabinetes de arquivos, bancos de dados e outras fontes.
3. Tecnologia para a implementação de atividades de recuperação de informação.

A seção "Controle sobre a execução de documentos" define:

1. Tipos de atos sujeitos a verificação obrigatória.
2. O procedimento de acordo com o qual os documentos são colocados sob controle.
3. Regras para a implementação de inspeções. Formas de cartões, uso de marcas especiais e assim por diante podem ser descritas aqui.
4. Responsabilidades dos artistas.
5. Prazos típicos para a implementação de atos.
6. O procedimento para compilar informações de controle.
7. Regras de acordo com as quais a gerência será informada das verificações realizadas.

A seção "Armazenamento on-line" inclui informações sobre:

1. O procedimento para o conteúdo dos actos. Ele é instalado tanto para o serviço de gerenciamento de escritório quanto para outras unidades estruturais.
2. Responsabilidade de funcionários específicos para garantir a segurança dos atos.
3. As regras de acordo com as quais a formação de certas categorias de documentos no negócio é realizada.
4. O procedimento para o desenvolvimento e posterior uso da nomenclatura.
5. Regras de indexação e sistematização de casos.

Na seção "Preparação para entrega ao arquivo" são definidos:

1. A ordem do exame.Em particular, a tecnologia de seleção de documentação para armazenamento e destruição subsequentes é descrita.
2. O procedimento para preparar atos para arquivamento.
3. Requisitos para o desenho e descrição dos casos transferidos.
4. O procedimento de acordo com o qual as pessoas responsáveis ​​transmitem e aceitam atos.

Dependendo da tecnologia adotada, as especificidades da atividade, condições de trabalho, a composição das seções podem ser complementadas e alteradas. Assim, por exemplo, na instrução, você pode incluir blocos que determinam o procedimento para trabalhar com recursos dos cidadãos, atua com um escopo limitado, suporte técnico para treinamento (taquigrafia, impressão, gravação de som e assim por diante).

Aplicações

Eles devem incluir um máximo de referência e material ilustrativo. Deve ser sistematizado de acordo com a ordem das seções. Nos Anexos existem esquemas de fluxo de documentos, exemplos de selos e selos, formulários de amostra, execução de certos tipos de atos, listas de documentação controlada, formas de contabilidade e assim por diante.

Conclusão

As atuais regras oficiais de trabalho de escritório permitem um procedimento claro para trabalhar com atos de natureza diferente usados ​​nos órgãos executivos do governo federal, bem como em outras instituições do Estado. Eles estabelecem os principais requisitos para os funcionários responsáveis ​​por compilar e registrar, receber e enviar documentos. As regras também determinam o procedimento para trabalhar com formulários eletrônicos de documentos, bancos de dados de informações. Cada instituição específica os detalha, desenvolvendo documentos locais. Como um deles é uma instrução sobre papelada. Deve refletir todo o processo de trabalho com atos, operações tecnológicas localizadas em uma seqüência lógica. A instrução regula as atividades não apenas do serviço de escritório. Como os atos são movidos entre as divisões estruturais, seus funcionários também devem estar familiarizados com o procedimento estabelecido. O desenvolvimento de documentos regulatórios locais é realizado pelo serviço de gerenciamento de escritórios. Ao mesmo tempo, funcionários dos departamentos de arquivamento e jurídico participam do processo. O esboço deve ser acordado e assinado pelo chefe da instituição. O chefe emite uma ordem de acordo com a qual a instrução entra em vigor. Em todas as unidades estruturais, deve ser usado como um ato normativo. Além disso, suas disposições devem ser clara e claramente formuladas para os funcionários. É de acordo com suas disposições e exigências que a instituição irá compilar, registrar e circular documentos.