Provavelmente todos pelo menos uma vez tiveram que lidar com a necessidade de escrever uma carta comercial. Ao compilá-lo, você involuntariamente chega à conclusão de que isso não é nada fácil. Existem muitas regras e regras para escrever cartas comerciais que você precisa conhecer. O artigo descreve em detalhes o processo de compilação do documento, fornece exemplos de uma carta comercial, discute seus tipos e design.
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Formulários prontos darão solidez e indicarão a confiabilidade da empresa. Eles contêm as informações necessárias sobre a organização, como:
- O nome
- Endereço
- Telefones de contato.
- O site.
- Logotipo.
- Outros detalhes de contato.
Não há regras estritas nos formulários. Portanto, cada organização decide de forma independente quais informações colocar nelas.
Como escrever cartas comerciais? Preparação
As cartas comerciais são escritas e executadas de uma determinada maneira, sujeitas às suas regras e requisitos inerentes. Dependendo do objetivo, o autor analisa o conteúdo detalhadamente para obter o resultado que calcula. Ele deve entender claramente quais informações o destinatário já conhece sobre o assunto da carta, o que deve ser feito e o que será novo nele. Argumentos dependem do propósito do autor. O processo de preparação de uma carta comercial pode ser dividido nas seguintes etapas:
- O estudo da questão.
- Escrevendo uma carta de rascunho.
- Seu acordo.
- Assinatura
- Registro
- Enviando para o destinatário.
A estrutura das cartas comerciais
Ao compor uma carta, é necessário saturá-la com informação, ou seja, colocar todas as informações necessárias lá. Pode ser simples ou complexo. Em uma carta simples, o conteúdo exibe clara e concisamente informações que geralmente não exigem uma resposta do destinatário. Um complexo pode consistir em várias seções, parágrafos e parágrafos. Cada parágrafo define um aspecto da informação. As amostras desse tipo de carta comercial geralmente consistem em uma parte introdutória, principal e final.
A entrada contém a base com referência aos documentos relevantes, com os fatos e propósitos da carta. Indica o nome, autor, data, número e título.
Abaixo está um exemplo de como escrever uma carta comercial - uma parte introdutória.
A parte principal descreve situações, eventos, fornece suas análises e evidências. É nesta parte que eles estão convencidos de que é necessário agir de uma forma ou de outra, eles provam como as coisas eram e informam sobre a necessidade de participar em qualquer evento, dando argumentos diferentes.
A conclusão contém conclusões que são feitas sob a forma de propostas, solicitações, lembretes, recusas e assim por diante.
Um exemplo de escrever uma carta comercial - sua parte final - é apresentado abaixo. Ele resume o requisito descrito no principal.
Todas as informações fornecidas devem ser consistentes e compreensíveis.
Cada letra começa com uma mensagem alinhada ao centro. Esta pequena parte é extremamente importante. Ao escolhê-lo, o autor deve considerar:
- Posição de Destino
- A natureza do relacionamento.
- Formalidade.
- Etiqueta
A carta deve conter uma forma educada. Por exemplo: “... eu expresso esperança para mais cooperação (obrigado por convite) ... ". Após estas frases deve ser a assinatura do autor.
Estilo
Todas as cartas devem estar em um estilo de negócios formal, o que significa usar ferramentas de fala para relacionamentos comerciais formais. Os recursos de tal idioma são formados nas seguintes circunstâncias:
- Os principais participantes em relações de negócios são entidades legais, em nome dos líderes e oficiais de que as cartas são escritas.
- As relações nas organizações são estritamente reguladas por natureza.
- O assunto da comunicação são as atividades da empresa.
- Documentos de natureza gerencial geralmente têm um destinatário específico.
- Muitas vezes, no decorrer das atividades da organização, ocorrem as mesmas situações.
A este respeito, as informações contidas na carta comercial devem ser:
- Oficial, impessoal, enfatizando a distância entre os participantes na comunicação.
- Endereço destinado a um destinatário específico.
- Real no momento de escrever a carta.
- Autêntico e imparcial.
- Argumentos para induzir o destinatário a executar qualquer ação.
- Conclua para tomada de decisão.
Requisitos
Uma carta comercial deve atender aos seguintes requisitos:
- A fala é padronizada em todos os níveis - lexical, morfológica e sintática. Ele contém muitas revoluções, termos e fórmulas.
- O tom da escrita é neutro, contido e rigoroso, sem o uso de expressões de linguagem emocional e expressiva.
- Precisão e clareza do texto, sem erros lógicos, clareza e redação pensada.
- Concisão e brevidade - sem o uso de expressões que carregam significado adicional.
- O uso de fórmulas de linguagem formadas como resultado de situações repetidas.
- O uso de termos, isto é, palavras ou frases que possuem conceitos especiais.
- O uso de abreviaturas, que podem ser lexicais (isto é, palavras abreviadas complexas formadas pela remoção de letras de partes de palavras: LLC, GOST e assim por diante) e gráficas (isto é, a designação de palavras de forma abreviada: gr-n, trem e outras).
- O uso de desenhos nos casos genitivo e instrumental.
- Frases com substantivos verbais (“fornecer suporte” em vez de “suporte”).
- Use frases comuns simples.
As amostras de carta comercial acima são mostradas abaixo na versão completa (com a parte principal). As informações atendem a todos os requisitos de um estilo oficial de negócios.
Tipos de cartas comerciais
É melhor escrever uma carta comercial sobre qualquer questão específica. Se for necessário resolver vários problemas de uma só vez, recomenda-se a criação de várias opções diferentes.
As cartas comerciais podem estar em seu conteúdo:
- Acompanhando. Normalmente, essas letras são necessárias para comunicar onde enviar documentos.
(Como escrever uma carta comercial? Uma carta-modelo ajudará quem precisa compor esse tipo de documento.)
- Garantia. Eles são escritos para confirmar quaisquer promessas ou condições. Pode ser garantido, por exemplo, pagamento por trabalho, aluguel, tempo de entrega e muito mais.
- Obrigado. Eles começaram a ser usados especialmente com freqüência recentemente. Essas cartas demonstram um bom tom para parcerias. Eles podem ser emitidos em um formulário regular ou em papel colorido com uma bela impressão.
(Como escrever uma carta comercial? Uma amostra de uma nota de agradecimento é elaborada de forma livre dependendo das tarefas que ela resolve. Neste caso, a carta expressa sua essência na forma mais curta. Tal amostra, feita em papel colorido com um enfeite, pode ser pendurada na parede da sala. empresas em um lugar de honra.)
- Informativo.
- Instrutivo.
- Parabéns.
- Promocional
Existem também cartas:
- Propostas de cooperação. Recentemente difundido, enviado para organizações, são muitas vezes de natureza publicitária, por exemplo, como este modelo. É muito difícil escrever cartas comerciais, você precisa levar em conta muitas nuances para ser notado, e mais ainda, interessado. Mas se compilado de acordo com a amostra abaixo, tem todas as chances de sucesso.
- Convites Eles são enviados, oferecendo-se para participar de vários eventos. Geralmente eles são endereçados ao líder ou oficial, mas podem ser endereçados a toda a equipe.
- Pedidos
- Avisos
- Solicitações e muitos outros.
Como escrever uma resposta a uma carta. Exemplo
A resposta deve começar repetindo a solicitação na primeira carta. Então os resultados de sua consideração são dados e aprovação ou um motivo para recusa é expresso. A carta de resposta comercial pode conter uma solução alternativa para a informação esperada. Geralmente cumpre os seguintes princípios:
- A presença de um link para a primeira letra e seu conteúdo.
- A mesma linguagem significa.
- Volumes e aspectos comparáveis do conteúdo.
- Conformidade com uma determinada sequência.
Apuramento
Além de usar cartas comerciais de papel timbrado, você deve levar em conta outras sutilezas em seu design. Estes são detalhes, regras para abreviações, ortografia do endereço, título, tamanho do texto, largura dos campos e muito mais.
Amostras de uma carta comercial ajudam a compor, levando em conta todas as sutilezas e nuances. Eles são usados tanto por funcionários iniciantes quanto por trabalhadores experientes. Graças aos padrões, eles aprendem a escrever letras corretamente e economizam muito tempo.
