Cada um de nós escreveu cartas e notas formais pelo menos várias vezes em nossas vidas. Onde quer que estejamos e o que quer que façamos, nossa correspondência comercial ocorre em qualquer campo, que deve ser conduzido a fim de descobrir alguns pontos, esclarecer informações, fazer perguntas e assim por diante. Se anteriormente esse fenômeno era mais comum em aplicativos de papel e no envio de cartas para superiores (assim como parceiros de negócios), hoje essa categoria se espalhou mais amplamente em nosso ambiente.
Você precisa saber como conduzir adequadamente a correspondência comercial, mesmo que você faça um pedido em alguma loja online e queira se comunicar com seu representante.
Neste artigo, descrevemos alguns dos principais pontos que compõem a comunicação empresarial. Prestaremos atenção às nuances que devem ser levadas em conta ao trocar cartas com nossos parceiros; o que não pode ser negligenciado se você não quiser parecer ao interlocutor incompetente e indelicado, e também se lembrar das regras que devem ser observadas em qualquer situação.
Onde aplicável
Obviamente, a correspondência comercial é mais frequentemente usada no processo de trabalho. Se você trabalha em uma empresa, então definitivamente encontrará a necessidade de compor esse tipo de correspondência. Como estamos falando de questões de negócios, é fácil entender que o estilo de redação deve ser apropriado - o mais formal e oficial possível.
A impressão adicional dos funcionários da empresa, para onde a carta é enviada, sobre você e sua empresa depende de quão bem você consegue estabelecer correspondência comercial. Portanto, o processo de escrever o texto e seu design deve ser abordado da maneira mais responsável possível.
Em primeiro lugar, se você estiver procurando por correspondência comercial, recomendamos que você se familiarize com nossas instruções. Nele, como já mencionado acima, apresentaremos alguns pontos teóricos e questões práticas. No final do artigo, tentaremos dar alguns exemplos de curvas típicas do estilo formal da escrita. No final, usando a base deste artigo, você pode criar de forma independente textos de alta qualidade para futuras comunicações com os contratados.
Tipos de correspondência
Imediatamente, discutindo o que é correspondência comercial, gostaria de chamar a atenção para seus tipos. Então, você pode selecionar uma carta de solicitação e, consequentemente, carta de resposta; uma carta natureza informacional (mais frequentemente enviada ao cliente); uma nota de agradecimento (em gratidão pelo serviço prestado), uma carta de notificação, um lembrete, uma advertência; carta de recomendação; garantia e carta de apresentação. Na verdade, esses são apenas os tipos mais usados que compõem a correspondência comercial real e eletrônica. Portanto, com eles nos encontraremos na prática com mais freqüência.
Estrutura
É lógico que, para uma organização mais conveniente ao escrever qualquer carta, seria útil trabalharmos com sua estrutura ou plano. Isso permitirá que você divida a tarefa em estágios menores, que são muito mais fáceis de concluir. Por exemplo, pense na linha da sua carta de modo a cobrir os tópicos que você precisa indicar com a maior precisão possível. Por exemplo, se você estiver escrevendo uma pergunta sobre qual preço este ou aquele produto tem, tente afirmar brevemente o motivo: por que você está escrevendo para a empresa (porque deseja comprar ou encomendar este ou aquele produto); Esclareça o objetivo principal (para descobrir quanto custará 10 unidades de mercadorias com certas opções).Por fim, especifique de que forma você gostaria de receber o cálculo e pergunte se um desconto é feito nesse volume de produção.
É claro que essa informação já é óbvia - você só precisa analisar logicamente o que deseja escrever. Além disso, não devemos esquecer o design e os requisitos. Nós falaremos mais sobre isso depois.
Escrevendo requisitos
Assim, as regras da correspondência comercial dizem que todas as cartas devem ser, em primeiro lugar, curtas. Esta é a regra principal que será lida. Concordo, todos nós não gostamos quando estamos carregados com uma grande quantidade de informações. Se esta carta é de natureza comercial, não deve ser enorme - neste caso, pode simplesmente ser ignorada. Se você não puder reduzir as informações imediatamente, faça-o depois de escrever o primeiro rascunho de sua carta.
Em segundo lugar, seu parceiro (participante por correspondência) deve entender o que está em jogo. Ou seja, a carta deve ser informativa e compreensível. É necessário colocar as informações que você gostaria de transmitir de forma a evitar perguntas adicionais e não perder tempo esclarecendo detalhes.
Em terceiro lugar, a carta deve ser tão respeitosa quanto possível para com o seu parceiro ou funcionário da empresa que a lerá. É verdade - quanto mais respeito você mostrar ao seu interlocutor, mais chances ele terá de responder adequadamente ao seu pedido e, no final, você obterá o efeito desejado.
Correspondência em inglês
Em alguns casos, as negociações devem ser em inglês (ou em qualquer outro idioma que não russo). Isso é normal, especialmente se houver um relacionamento com contrapartes estrangeiras. Vale ressaltar que as regras de correspondência comercial aplicam-se a qualquer idioma: apenas as mudanças estilísticas podem diferir. Sua tarefa é escolher o mais adequado para a situação em que você e seu parceiro (interlocutor) estão.
A correspondência comercial em inglês, é claro, exige conhecimento em um nível suficientemente alto, portanto, se isso não for sobre você, recomendamos que você entre em contato com tradutores profissionais. É importante que a tradução seja realizada por uma pessoa que possui um discurso especializado, que está incluído na linguagem de correspondência comercial.
Um exemplo. Entrada
Em qualquer conversa, como você começa é muito importante. A este respeito etiqueta comercial A correspondência não é diferente da comunicação ao vivo: a primeira coisa é saudar o interlocutor e de alguma forma apresentá-lo à conversa. A saudação pode ser o padrão "Olá", mas a introdução deve ser mais individual. Por exemplo, você pode indicar o breve propósito da sua carta ("Estamos entrando em contato com você para esclarecer algumas informações sobre o seu produto. Primeiro, estamos interessados no custo do modelo A1). Outra opção: “Como continuação de nossa conversa telefônica sobre o modelo A1, estou lhe escrevendo uma pergunta sobre o custo deste produto”). Você também pode simplesmente descrever sua situação: "Estou escrevendo para você porque, em 2010, seu parceiro entrou em contato com nossa empresa, oferecendo a você a cooperação em sua área."
Declaração de material
Além disso, depois de escrever uma introdução em sua carta, você deve esclarecer por que está escrevendo. Por exemplo, depois de fazer uma pergunta sobre o preço de um produto, especifique o que lhe interessa. Você pode escrever isto: "Gostaríamos de pedir o número de unidades de produtos sujeitos à entrega no endereço X." No caso da continuação da conversa telefônica, você pode declarar sua solicitação - por que você escreveu para a pessoa depois de falar com ele no telefone (por exemplo, confirmar sua intenção de concluir a transação): "Estamos interessados no produto N, desde que seja entregue com a opção X ". Se você levar em conta a terceira versão, você também pode começar a desenvolver o tema do seu desejo de cooperar com a empresa.Descreva que é do seu interesse e que o parceiro receberá qualquer benefício concreto ao interagir com você se ele concordar: "Você ficará interessado em saber que o curso de nossa empresa mudou, após o qual se aproximou ainda mais dos interesses de sua empresa".
Oferta
Qualquer correspondência comercial (os exemplos que citamos também necessariamente têm essa propriedade) requer uma sequência lógica. Se no início você escreveu sobre o porquê de estar escrevendo, então você deve elaborar e expandir essa ideia. Indique o que você gostaria do interlocutor de forma mais ampla - talvez atraia para ele uma perspectiva dos benefícios de concordar em trabalhar com você. Esta parte, por toda a lógica, deve ser o "pico" de sua carta, o ponto culminante de um tipo. Se inicialmente você se aproximasse do que lhe interessa antes de tudo, então nesta parte você deveria “revelar as cartas”. Toda a correspondência comercial (exemplos de letras acima não é exceção) deve ser construída sobre uma curva tão suave subindo. Então o leitor das suas linhas entenderá o seu humor e, assim, será mais confortável para ele se comunicar com você. Não faça nenhum salto, não mude de um tópico para outro.
Como os exemplos mostram, se você precisar discutir, por exemplo, dois problemas não relacionados, é possível dividir em partes do artigo, dividindo-o em parágrafos. Isso é conveniente para o leitor, que verá visualmente o momento em que você está se movendo de uma pergunta para outra; assim é para você, porque neste caso você escreve como se estivéssemos falando de duas letras diferentes.
Se falamos sobre nossos exemplos, você deve escrever: "Além disso, gostaríamos de reordenar os produtos N, sobre os quais interagimos um mês antes." Ou: "A um preço adequado às nossas condições, gostaríamos de estabelecer uma cooperação permanente com você nessa área, aumentando o canal de vendas para X-Y mil unidades". Por fim, você pode: "Se seu interesse em trabalhar conosco ainda for válido, informe-nos."
Cada segunda amostra de correspondência comercial é construída sobre esse princípio, portanto, não há nada de errado nisso. Pelo contrário, muitas vezes, destacar títulos ajuda a navegar melhor, porque remove “texto sólido”, cria uma espécie de “âncora”, ao qual você pode se conectar visualmente.
Parte final
Finalmente, você deve terminar a carta da mesma maneira em que você começou. Se você escrever um agradecimento, escreva que tem prazer em colaborar com a empresa que está descrevendo; se esta é uma oferta comercial, você deve expressar gratidão pela atenção dada à sua carta e esperar por mais interação com essa pessoa. Você precisa entender que a forma como termina sua carta determina em grande parte a opinião final sobre você e sua empresa. Toda a correspondência comercial (exemplos de cartas constantemente provam isso) é baseada na cortesia - por isso lembre-se sempre de agradecer ao seu interlocutor, expressar sua esperança, elogiá-lo ou deixar sua recomendação. Você deve escolher o final do seu texto de forma a corresponder totalmente ao problema descrito na carta.
Exemplos: "Esperamos manter você como nosso parceiro constante, com a esperança de uma cooperação estável em nossas atividades futuras". Ou "Estamos sinceramente gratos por sua atenção e esperamos poder desenvolver cooperação com você no futuro". Ou "Obrigado pela sua atenção. Espero que possamos continuar a garantir os seus interesses no mercado N no futuro".
Etiqueta e Alfabetização
Em nenhum caso, não se esqueça de cortesia. Como já mencionado acima, é importante se você estiver interessado em correspondência comercial. Frases como “prazer em colaborar”, “obrigado por sua atenção”, “peço desculpas por sua preocupação”, “ficaremos felizes em vê-lo”, “você não nos transformará em uma empresa” e em outros. Os dois últimos, a propósito, se relacionam mais com convites para celebrações corporativas do que com redação comercial.
Sempre, como sinal de respeito, acrescente às frases “por favor”, “obrigado”, “gentilmente” e assim por diante, quando apropriado.
Igualmente importante no processo de escrever cartas comerciais é a alfabetização humana. Mais precisamente, se você cometer pelo menos um erro elementar no processo de criação de uma carta, podemos dizer que o interlocutor formará uma opinião completamente diferente sobre você do que o esperado. Portanto, tente escrever com a maior competência possível e verifique tudo várias vezes. Se você não sabe como encontrar erros e corrigi-los você mesmo, use os serviços de um corretor ou serviços especializados. É muito simples, mas permite que você tenha confiança em seu texto.
Prática e treinamento
Na rede, como mencionado acima, há muitos exemplos de cartas comerciais prontas sobre qualquer assunto. Nós não os inserimos aqui como um todo, porque, na verdade, este artigo simplesmente não tem espaço suficiente para acomodar uma quantidade tão grande de informações. Em troca, decidimos simplesmente declarar algumas regras e princípios básicos aos quais você teve a oportunidade de se familiarizar. No entanto, isso, é claro, está longe de todas as etapas que devem ser tomadas no caminho para o estudo de redação empresarial. De fato, o papel prático desempenha o papel mais importante nessa área.
Se você estudar, digamos, 5-10 exemplos de cartas prontas, e também ler nosso artigo e extrair algumas regras daqui, muito em breve você será capaz de escrever cartas da maneira que você precisa. Na verdade, isso é suficiente para criar qualquer carta no âmbito da correspondência comercial.
Exemplos prontos
Como, como já mencionado, há um grande número de exemplos prontos, é tentador para os estudantes e especialistas novatos usarem o know-how de alguém para fazer seu próprio projeto. Eu quero dizer que isso não é recomendado na prática, enquanto em treinamento - por favor.
No processo de estudar o que está escrito em outras cartas, você pode navegar com mais facilidade o que precisa esclarecer em sua correspondência. Isso é normal, já que é da natureza humana aprender diretamente com a experiência.
É verdade que, se você tiver a tarefa de compilar uma carta comercial completa, tente primeiro revisar os exemplos e escolher o mais adequado para sua tarefa. Então você precisa adaptá-lo tanto quanto possível à situação que você desenvolveu de acordo com o conceito geral, mas ao mesmo tempo escrevê-lo novamente para estabelecer seu próprio estilo de apresentação e escrita. Afinal, talvez você possa transmitir melhor as informações e tornar a comunicação mais produtiva e eficiente.
Aprenda e pratique! E você pode criar suas próprias cartas de negócios em um curto período de tempo!
