Notícias correspondência comercial às vezes não é nada fácil. Às vezes você tem que fazer trabalhos que tenham um foco muito específico. Entre eles, um lugar especial é uma carta de convite.
Conceitos básicos
Correspondência do escritório tem suas próprias leis e regulamentos. Cada documento compilado em um tópico específico tem uma aparência específica. Assim é a carta convite - sua essência já está refletida no próprio título.
Esse item postal é projetado para convidar uma pessoa ou um grupo de pessoas a participar de um evento planejado. Parece que não há nada complicado aqui. De fato, expressar corretamente seus pensamentos em palavras não é fácil. Existem várias opções para esse tratamento. A carta de convite é projetada para induzir uma pessoa específica (ou grupo) a agir. Ele contém uma chamada e, ao mesmo tempo, esclarece algumas de suas circunstâncias. Tal documento pode ser um convite para uma exposição ou entrevista, uma reunião de negócios ou uma conferência, seminário ou outro evento. Em cada um desses casos, esta carta atua como intermediária. Não força, não indica, mas transfere para o destinatário o pedido do remetente.
Benefícios do documento
Muitas organizações, por hábito, continuam a usar o meio oral de comunicação. Eles acreditam que convidar as pessoas através de chamadas e conversas cara a cara é muito mais eficaz do que enviar e-mails. É claro que, com o contato direto, é mais fácil transmitir qualquer pensamento ao interlocutor. Mas se você olhar de perto, você pode ver que a carta de convite ainda tem várias vantagens significativas:
- Com este documento, o remetente mostra respeito por cada destinatário.
- Tal papel pode ser projetado de tal forma que já pela sua aparência indica a direção do próximo evento.
- A presença de tal carta torna possível usá-lo, se necessário, como um cartão de convite. Isso garante que aquele a quem o apelo foi direcionado chegará ao evento.
- O documento está constantemente localizado no destinatário e não lhe permite esquecer o local, o horário e o assunto da próxima reunião. De fato, nas condições da vida moderna, às vezes é difícil lembrar algo importante no tempo. O papel, que sempre estará na frente dos olhos, não permitirá que uma pessoa o esqueça.
- Essa opção é conveniente se, atualmente, for impossível entrar em contato com pessoas específicas de outras maneiras.
Todas estas razões mais uma vez enfatizam os aspectos positivos de um apelo escrito desse tipo.
Regras para escrever uma carta
Um convite, expresso por escrito, é um tipo de carta de notificação. Isto é evidente a partir do título do documento em si. De fato, informa ao destinatário que um determinado evento será realizado na hora marcada. O remetente quer ter certeza de que todos os convidados certamente responderão e comparecerão à reunião.
E para isso você precisa saber como escrever uma carta de convite. Aqui é necessário considerar vários pontos importantes:
- Se o evento for de natureza oficial ou subsequentemente fornecer comunicação pessoal, ele deverá ser emitido em papel timbrado. Isso enfatizará ainda mais sua seriedade e a imperatividade da próxima reunião.
- A carta deve ser enviada com antecedência para que a pessoa tenha tempo suficiente para pensar e tomar uma decisão. Talvez ele queira recusar.Neste caso, ele terá a oportunidade de contatar os organizadores e informá-los disso.
- Como tal documento ainda pertence à categoria de correspondência oficial, é necessário aderir a ele quando compilá-lo. estilo de negócios.
- É melhor fazê-lo em duplicado, para que permaneça na organização para confirmação.
Qualquer convite deve consistir das seguintes partes:
- Padrão "cabeçalho", que indica as coordenadas do destinatário.
- Uma apelação do tipo "Fico feliz em informar" ou "Prezado parceiro", se necessário, você pode entrar em contato com um destinatário específico. Por exemplo, "Dear Dmitry Sergeevich!".
- A parte principal do convite delineando todos os detalhes do evento.
- Assinatura da pessoa responsável, indicando a posição, assinatura e decodificação completa
Se todas as regras acima forem observadas, você pode esperar que a carta enviada forneça o resultado desejado.
