Em nosso artigo, queremos falar sobre letras. Afinal, eles são a maneira mais comum de trocar informações. Na vida cotidiana e no trabalho, você simplesmente não pode ficar sem eles.
O que é uma carta de serviço?
Uma carta é o nome comum para documentos que são muito diferentes em conteúdo, que servem como um meio de comunicação entre estruturas e organizações completamente diferentes no processo de suas atividades.
As cartas são documentos unidos em um grande grupo pelo método de transferência - pelo correio. Um grande número deles se acumula em qualquer organização. Eles são divididos em saída e entrada.
Uma quantidade muito grande de informação pode ser expressa em letras: um desejo, uma saudação, qualquer coisa. É emitido em formulários A4 especializados. Nos casos em que a letra é pequena e não contém mais de sete linhas, é permitido usar o formato A5.
Qualquer documento deve ser datado e, portanto, uma carta também. Sua data é o dia da assinatura.
Fazendo uma carta de serviço
Uma carta é construída de acordo com um determinado esquema:
- Introdução Indica os motivos e razões para escrever o documento, fatos, links para eventos passados, decisões de organizações superiores.
- Evidência Ele define a justificativa para tudo o que está definido no documento.
- Conclusão Ele tira conclusões, apresenta propostas, solicitações, requisitos.
Esta opção também é possível quando a carta de serviço contém apenas a parte final sem qualquer explicação.
Por via de regra, as cartas não têm grandes volumes, normalmente é aproximadamente uma página.
Objetivo da compilação
O propósito de qualquer carta é motivação. Portanto, o conteúdo deve ser claro, compreensível, conciso, sem informações desnecessárias e desnecessárias. Existem várias regras que devem ser seguidas ao processar um documento.
Uma carta comercial oficial é dedicada a um único problema. Isso simplifica o processamento posterior, o que permite acelerar a execução dentro da organização.
O texto é apresentado na terceira pessoa e no singular. Por exemplo: "Num futuro próximo, a escola planeja ...".
O chefe da organização tem o direito de assinar qualquer documento oficial e, portanto, cartas, e durante sua ausência, os poderes são transferidos para o diretor temporariamente ativo.
Atualmente, uma carta de serviço pode ser enviada não apenas por correio, mas também por telégrafo, fax e, é claro, correio da Internet, que é a opção mais conveniente e popular.
Requisitos para a preparação e execução do documento
Seja qual for a forma como o documento é enviado, a preparação da carta de serviço está sujeita aos requisitos de design unificado. Eles são simples e o conhecimento de certas nuances pode vir a calhar.
Vamos ver como escrever uma carta de serviço. Um exemplo é dado abaixo.
É assim que uma carta semelhante é elaborada.
Detalhes bancários
Uma carta oficial é o nome geral de um grande grupo de documentos comerciais que são necessários para a comunicação entre as instituições entre si e com os cidadãos comuns. Eles contêm os elementos necessários no design.
Detalhes da carta bancária:
- Data
- Número da carta.
- Links para números de registro e datas desses documentos para os quais a resposta foi escrita.
- O título do texto em uma única frase.
Além disso, os componentes individuais dos detalhes devem ser corretamente indicados:
- Nome da empresa.
- Unidade estrutural.
- A posição do contratado.
- Sobrenome e iniciais.
- Endereço do destinatário
No caso em que a carta é endereçada a várias pessoas ou organizações, primeiro indique o destinatário principal (seu endereço) e depois o restante.
Classificações de carta de serviço
As cartas de serviço podem ser classificadas de acordo com motivos completamente diferentes, que podem estar relacionados à finalidade, conteúdo, significado, urgência, status do destinatário.
Em geral, todas as letras comerciais podem ser divididas nos seguintes tipos:
- Acompanhando.
- Pedido de carta
- Informativo.
- Promocional
- Garantia
- Reivindicação
- Arbitragem
- Cartas de lembrete.
- Cartas de confirmação.
- Cartas de pedido.
- Cartas de notificação.
Essa classificação é a mais universal. Vamos dar uma olhada mais de perto em algumas das variedades de redação empresarial.
Carta de apresentação
Carta de apresentação - um documento com o qual eles informam ao destinatário que algum documento foi enviado a ele, talvez algo esteja sendo explicado ou esclarecido. Tal carta não contém a parte do endereço.
Como regra, tal documento começa com as palavras: "Estamos enviando você ...", "Informamos a você ..."
Ao mesmo tempo, qualquer informação adicional relativa à situação de produção ou gestão também pode ser contida. Por exemplo: "De acordo com os acordos ..."
O texto de tal documento pode conter explicações ou solicitações referentes aos materiais que estão anexados à carta de apresentação. Está elaborado em um formulário. Além de todos os detalhes acima, ele deve ter uma nota sobre a presença de aplicativos.
Carta de convite
Em tal documento, o destinatário é convidado a participar do evento. Essa carta pode ser enviada para uma pessoa ou organização específica. Eles começam com as frases: "Pedimos que você visite ...", "Nós convidamos você a ...". O documento revela a essência do próximo evento com a indicação obrigatória da data e hora do evento, bem como as condições de participação nele.
Carta informativa
Este tipo de escrita é muito comum. Informa o remetente da informação oficial. Como regra, tais cartas são bastante típicas e são enviadas por estruturas de gerenciamento para organizações subordinadas. Podem indicar disposições legislativas específicas, propostas e recomendações.
By the way, boletins informativos podem ter anexos. O volume de um documento, por via de regra, não excede várias páginas. Eles são assinados pelo chefe da empresa.
Carta promocional
Este é também um tipo de carta de informação, mas é dirigida a uma pessoa ou organização específica, contém uma descrição detalhada de bens e serviços. O texto da carta contém informações detalhadas. Seu objetivo final é incentivar a aquisição de algo pelo destinatário.
Carta de garantia
Este é um documento que contém obrigações ou sua confirmação. Eles são dirigidos a indivíduos e organizações específicos. De que garantias estamos falando? Por exemplo, garantias para o pagamento de bens, aluguel, serviços, termos de trabalho. Tal carta é assinada, em regra, por duas pessoas - o diretor e o contador chefe, e também certificada por um selo.
Carta de reclamação (reclamação)
Esta é uma carta comercial que contém informações sobre a descoberta de não conformidade, por exemplo, do produto com os padrões declarados no contrato. O objetivo de tal documento é compensar as perdas incorridas em violação das disposições contratuais. Uma reivindicação deve ser feita por escrito. Não existe uma única forma de tal carta na prática, mas existem elementos obrigatórios que devem ser observados.
A reivindicação deve conter as seguintes informações:
- O endereço completo da organização para onde o documento é enviado.
- Os motivos são indicados (referência à garantia, contrato).
- Requisitos específicos (devolução de mercadorias, dinheiro, desconto).
A reclamação é enviada por carta registrada ou por carta de recebimento da entrega.Inclui fotocópias de todos os documentos que confirmam que o remetente está correto. Um recibo de correio é melhor mantido.
Uma carta sempre começa com a frase: "Estamos lhe enviando uma queixa ..."
Pedido
Carta de solicitação - um documento comercial enviado para informações oficiais. Seu texto tem uma justificativa clara para a necessidade de informação. Estes podem ser links para leis, regulamentos. As cartas são assinadas por um funcionário oficialmente autorizado.
Uma carta de solicitação implica uma carta de resposta. Um status especial é dado aos pedidos enviados pelas autoridades.
Carta de Lembrete
Este é um documento que é usado nos casos em que a organização não cumpre seus deveres funcionais, mas simplesmente atua como um papel intermediário. Por via de regra, uma carta compõe-se de várias partes. O primeiro deles refere-se a um documento no qual as obrigações são fixas. E no segundo - um pedido para realizar qualquer ação.
Carta de notificação
Tal documento informa sobre eventos (públicos). Cartas são enviadas para um grande número de organizações ou pessoas pelo seu envolvimento, participação. Eles podem informar não só sobre os eventos, lugar e horário, mas também ao mesmo tempo, pedir participação. A carta pode conter anexos, por exemplo, um questionário do participante, programa do evento. Como regra geral, ele é enviado para uma lista completa de destinatários, o que significa que o destinatário não é indicado. Uma carta é assinada pela pessoa que é encarregada do evento.
Em vez de um posfácio
Em nosso artigo, examinamos os tipos mais usados de cartas comerciais, bem como as nuances de escrevê-los. Tendo estudado o assunto um pouco, agora você pode navegar livremente e não se confundir se for abordado com uma proposta: "Compor uma carta de serviço". Como você pode ver, isso não é difícil, especialmente se você se lembrar de todos os requisitos básicos e detalhes para escrever um documento. Um exemplo de como elaborar uma carta de serviço (amostra), nós demos no artigo. Boa sorte.
