O que é uma carta de resposta e como redigi-la?

Na correspondência comercial, cada documento tem seu próprio significado e pode, de uma forma ou de outra, afetar o relacionamento entre os parceiros. Entre o grande número de tipos diferentes de tais documentos, um lugar especial é ocupado pela carta de resposta.

Classificação de documentos comerciais

Nas relações entre as partes, a maioria das questões é resolvida por escrito. E de acordo com a lei, como você sabe, acordos verbais não são válidos. Portanto, em todos os empreendimentos, correspondência comercial. É um meio geralmente aceito de trocar informações como resultado de contatos oficiais entre várias organizações e empresas.

Todas as cartas comerciais são divididas em duas categorias:

1. Aqueles que exigem uma resposta obrigatória.
2. Aqueles que não precisam de tal reação.

A carta de resposta pertence à segunda categoria. É um dos tipos comerciais de documentos, juntamente com uma carta de solicitação, informações, aviso, oferta, lembrete ou apresentação. Tais títulos são normalmente usados ​​no momento da conclusão e apoio adicional de vários acordos e outros acordos entre as partes. A carta de resposta, ao contrário dos outros, não pede nada e não oferece nada. Contém apenas informações previamente solicitadas pela outra parte.

Confirmação de Aplicação

Uma carta de resposta é preparada em diferentes casos. Isso pode ser uma reação a uma reclamação, reivindicação ou solicitação específica. Além disso, pode ser positivo e negativo. No segundo caso, o documento já apresentará uma espécie de carta de rejeição. Mas é necessário dar uma explicação detalhada das razões que levaram a tal decisão. Por exemplo, podemos considerar o caso quando a empresa recebeu uma ordem oficial por escrito para a fabricação de um determinado tipo de produto por um período especificado. Se tal cooperação é desejável para a empresa, então é necessário responder imediatamente. A resposta é arbitrária. Pode começar com as palavras: "Vamos completar" ou "Vamos produzir". Como um período, é melhor indicar a data de embarque, levando em conta o tempo necessário para produzir as mercadorias e transferi-las para o depósito. Além disso, é necessário estipular condições de pagamento, pois o cliente pode contar com várias etapas. Além disso, resta apenas calcular o valor total e fornecer os detalhes para os quais o cliente fará transferências de dinheiro. Tal documento é normalmente assinado pelo diretor e contador-chefe e, no final, as coordenadas do executor direto são relatadas.

Correspondência com indivíduos

Algumas empresas, pela natureza de sua atividade, têm contato direto com os indivíduos. Pode ser uma organização que trabalha no setor de serviços ou uma empresa que produz bens de consumo. Informações de natureza muito diferente, tanto positivas quanto negativas, podem chegar ao endereço de tal empreendimento dos cidadãos. No entanto, requer uma resposta apropriada e uma resposta obrigatória. Nesses casos, você não pode se limitar a uma conversa pessoal ou a um telefonema. Um cidadão deve receber esclarecimentos completos sobre todos os assuntos de interesse para ele. Esta deve ser uma resposta detalhada à carta.

Uma amostra de tal documento deve atender a certos requisitos:

1. Para qualquer correspondência comercial, é melhor usar o formulário oficial.
2. É necessário levar em conta as peculiaridades de compilar esses documentos.O principal é que eles devem ser escritos de acordo com a regra bem conhecida de paralelismo, isto é, conter o mesmo vocabulário e voltas lingüísticas que foram usadas pelo autor-iniciador. Isso maximizará a compreensão mútua.
3. Certifique-se de fazer um link para a carta de solicitação, indique seu número e data.
4. É melhor começar o texto com a frase: "Para o seu número de carta ...", "Em resposta ao seu pedido ..." ou "Informamos ...".

O que segue é uma declaração dos fatos e uma decisão final é tomada.

Estritamente formal

Se você quiser responder a carta oficial, então você precisa fazer isso corretamente. Deve ser lembrado que tal apelo deve certamente ser educado e correto. Não se esqueça também da alfabetização. É ridículo ver erros óbvios nas informações fornecidas por uma organização respeitável.

Desde o início, o endereço é impresso no canto superior direito. É uma cópia exata do que é indicado no envelope. A resposta é sempre dada a algum tipo de solicitação, portanto, no carimbo de registro no canto superior esquerdo, os detalhes originais (número e data de partida) devem ser anotados. Em seguida, vem um pequeno apelo ao destinatário (você pode simplesmente indicar o sobrenome sem iniciais). O texto deve conter explicações detalhadas sobre o problema de interesse. Como argumentos, apenas dados verificados devem ser usados. Em nenhum caso, não pode confiar em rumores e especulações. Se necessário, você pode usar trechos dos regulamentos com os artigos relevantes. O diretor da empresa assina tal documento, e uma nota é feita um pouco abaixo com os dados do nome e telefone do executivo responsável.