Entre toda a variedade de documentos relacionados a correspondência comercial Um lugar especial é a carta de desculpas. Para compilá-lo corretamente, você deve ter uma ideia clara dos documentos desse tipo.
Recurso de Documento
As atividades de qualquer organização estão conectadas com a solução de uma ampla variedade de produção e outras questões. Às vezes, há situações em que ações incorretas de um lado podem levar a problemas para ambos os parceiros. Tais conflitos exigem resolução imediata. É nesses casos que uma carta de desculpas é elaborada.
Pelo contrário, pode ser atribuído aos documentos. etiqueta comercial. Essa mensagem tem duas funções. Primeiramente, a parte culpada deve pedir desculpas ao destinatário pelos inconvenientes causados por ela. Em segundo lugar, a carta de desculpas deve levar um positivo e desejo de manter boas relações e compreensão mútua entre as partes. Com isso, você precisa tentar suavizar cantos afiados e resolver o problema pacificamente. Uma carta de desculpas geralmente é enviada nos seguintes casos:
- As ações não qualificadas de um dos funcionários tornaram-se públicas e levaram ao enfraquecimento da reputação do companheiro.
- Houve um mal-entendido entre os funcionários das duas empresas.
- Há uma falha clara no cumprimento das obrigações contratuais.
- Força maior.
Cada uma dessas situações, à sua maneira, levou ao surgimento de um conflito que deve ser tentado a ser resolvido com sinceridade.
Regras para registro
Uma carta oficial de pedido de desculpas deve ser redigida em papel timbrado, que é uma folha A4 com os detalhes impressos, organizados de uma determinada maneira. Está escrito em nome do chefe de uma empresa e é dirigido a toda a equipe de outra. Claro, porque o diretor geralmente se desculpa não por si mesmo, mas pelas ações de seus subordinados.
Às vezes, essa carta é redigida pelo representante responsável da empresa e é endereçada ao cliente que era inconveniente. Tais tipo de letra considerado um dos mais difíceis. Palavras devem ser escolhidas para que elas queiram acreditar em sua sinceridade. O resultado do caso muitas vezes depende disso. Ações erradas devem sempre ser capazes de reconhecer e tentar usar todas as oportunidades para consertar tudo. O representante do lado oposto deve acreditar que o erro cometido não será repetido no futuro. Tal apelo visa minimizar o conflito, a fim de manter boas parcerias no futuro.
Estrutura do documento
Para preparar uma carta de desculpas, você não precisa ter uma amostra à mão. Pode ser composto de forma independente. Para fazer isso, devemos primeiro lembrar que cartas dessa natureza geralmente consistem em três partes:
- introdutório (introdutório);
- principal;
- final.
Para escrever texto, é melhor usar um plano especial com o qual será mais fácil expressar consistentemente seus pensamentos.
Neste apelo, vários pontos podem ser distinguidos:
- Primeiro, você precisa expressar sua apreciação pelo fato de que o parceiro relatou a situação.
- Em seguida, expresse seu pesar de que tudo aconteceu desse jeito.
- O que se segue são desculpas imediatas.
- Depois disso, devemos tentar explicar a razão pela qual tal mal-entendido ocorreu.
- No final, você precisa assegurar ao destinatário sincero de gratidão e expressar esperança pela retomada das relações anteriores. Além disso, vale ressaltar separadamente a importância do trabalho em equipe.
